Elaboration budgétaire : quand passer d’Excel à une application dédiée ?

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La période des budgets approche si elle n’a déjà commencé.

Nombreux sont les groupes qui basent encore ce processus sur Excel.

Qu’est-ce que l’élaboration budgétaire ? C’est un processus ponctuel, dont la responsabilité revient à la Direction Financière et qui fixe, pour l’exercice à venir, des objectifs à court terme en matière de chiffre d’affaires, charges et génération de trésorerie.

Avec ses fonctionnalités développées de calcul, de créations de graphiques et son universalité, Excel reste un outil très populaire pour bâtir un budget.

A partir de quel moment recourir à une application dédiée à l’élaboration budgétaire fait-il sens ? Que pouvez-vous en attendre ?

En fixant les objectifs à court terme d’une organisation, le budget est une partie du processus de pilotage de la performance d’un groupe. Il s’inscrit dans un processus plus vaste, qui inclut les prévisions et la planification stratégique.

Pour obtenir un budget pertinent, réaliste, la qualité des données est cruciale et la rapidité d’exécution déterminante.

Des données de différentes natures doivent être fusionnées et retravaillées pour créer divers rapports et documents, qui sont alors envoyés à la direction et aux responsables de département pour étayer leurs décisions. Avec Excel, il est fréquent que ce processus complexe génère des erreurs et qu’au final, une fois que les chiffres du budget ont été approuvés, les documents ne concordent pas entre eux.

Dans de nombreuses organisations utilisant Excel pour les budgets, ceux-ci sont construits pour le prochain exercice et sont immuables. Mais quelle est l’utilité d’un budget « gravé dans le marbre » dans un environnement économique mouvant ? En période d’instabilité, il va de la survie de l’entreprise de pouvoir utiliser au mieux les ressources disponibles pour maintenir les marges bénéficiaires.

Si vous souhaitez transformer l’exercice budgétaire en outil de pilotage de la performance, l’emploi d’une application dédiée s’impose dès lors.
Nous avons essayé de synthétiser dans le tableau ci-dessous les avantages à chaque étape du processus.

Budget sous Excel vs. budget avec une application dédiée

Le budget avec Excel Avec une application dédiée Les bénéfices
Collecte des données
  • Collecte centralisée
  • Volume de données limité
  • Collecte décentralisée
  • Possibilité de traiter un grand volume de données, à la fois quantitatives et qualitatives (commentaires, pièces jointes, etc.)
  • Travail collaboratif : finance, départements vente, achats, RH, marketing, production, business units
  • Outils de communication intégrés : workflow, envoi de messages entre les participants
  • Meilleure intégration de l’opérationnel et du financier, obtention de données plus fiables et plus complètes
  • Toutes les données sont centralisées dans un seul environnement
Traitement des données, élaboration du budget
  • Processus figé
  • Possibilité de combiner plusieurs approches : budget directif, collaboratif, ou orienté activité, « zero-based » budget …
  • Possibilité de réaliser des simulations, des variantes à la volée
  • Possibilité de définir des validations, des alertes, des actions conditionnelles, …
  • Processus plus rapide & plus fiable
  • Processus permettant une optimisation des données et objectifs
Restitution des données
  • Restitution figée
  • Difficile de redescendre dans le détail des données
  • Transparence de tout le processus : il est facile de rentrer dans le détail de chaque chiffre pour faciliter l’analyse et la prise de décision
  • Favorise la collaboration entre les équipes pour un budget plus dynamique, pour un pilotage plus performant du groupe
  • Laisse plus de temps pour l’analyse

En résumant ces étapes sur une échelle chronologique, nous obtenons ceci :

Budgeting Process

 

On voit qu’utiliser une application dédiée permet de gagner du temps sur les aspects « non productifs » du processus (collecte des informations et traitement des données) pour libérer plus de temps pour la réflexion stratégique et la prise de décision. Et au final, on obtient un budget fiable, évolutif (pour tenir compte des changements intervenus dans l’environnement), un véritable outil dédié à la gestion de la performance.

 

 

 

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