Automatizar la recopilación de datos y optimizar la calidad de los datos para simplificar los procesos de informes de grupo

Automatizar la recopilación de datos y optimizar la calidad de los datos para simplificar los procesos de informes de grupo

Como proveedor de software y servicios en el campo de la gestión del rendimiento corporativo, Sigma Conso se enfrenta diariamente a los desafíos más recurrentes en los procesos de control y consolidación grupal. Aunque la nueva tecnología permite muchas funcionalidades nuevas para la automatización de ciertas tareas, a menudo vemos que:

  • La recopilación de datos aún requiere mucho tiempo y es propensa a errores,
  • La calidad de los datos no es óptima,
  • Las fechas límites no se están respetando.

¿Esto le suena familiar? Una herramienta de consolidación profesional debe esforzarse por hacer que el proceso sea lo más sencillo y eficiente posible. ¿Cómo puede su aplicación de software ayudarle a enfrentar los desafíos mencionados anteriormente?

Menos intervenciones manuales y menos riesgo de errores

La recopilación de datos suele ser una tarea que requiere mucho tiempo, incluso antes de que comience el proceso de consolidación. Hay diferentes posibilidades para recopilar datos. Muchos grupos todavía usan una entrada de datos manual a través de paquetes en línea o fuera de línea. Además del hecho de que este es un proceso manual y, por lo tanto, lento, es obvio que esta es la solución más propensa a errores.

Una segunda posibilidad es importar un archivo plano (.xls o .csv). Aunque esta opción es menos propensa a errores que la primera opción, con demasiada frecuencia los archivos se manipulan antes de importarlos en la herramienta, lo que pone en peligro la calidad de los datos. Asegúrese de que su software de CPM proporcione la funcionalidad necesaria para ajustarse al archivo plano generado por el sistema de contabilidad. Por la presente, pensamos en funcionalidades relacionadas con la estructura de archivos, las tablas de conversión … Intente configurar tablas de asignación “inteligentes” (uso de comodines) entre el plan de cuentas local y el plan de cuentas grupal para minimizar el mantenimiento.

Como tercera opción, se puede construir una conexión automática con los sistemas ERP actuales a través de VPN o LAN. Este enlace directo entre diferentes bases de datos es, por supuesto, la opción más automatizada que garantiza menos intervenciones manuales y un proceso más confiable, que eventualmente conducirá a un cierre más rápido. Lógicamente, los datos pueden visualizarse, pero no manipularse antes de importarlos en la base de datos. En el siguiente paso, será obvio cómo se pueden configurar diferentes controles para garantizar la calidad de los datos.

¿Y las empresas que tienen sus sistemas en la nube? ¿Mi proveedor de la nube permite configurar enlaces directos con sistemas que no están en su centro de datos? Para aprovechar los mismos beneficios con respecto a la automatización, se recomienda el uso de una conexión OData, para la cual no se necesita VPN o LAN. La conexión entre diferentes sistemas se puede hacer a través de la web, sin tener que establecer un enlace directo entre las dos bases de datos para la importación y exportación de datos. La imagen a continuación muestra este proceso con una de las soluciones de CPM de Sigma Conso.

Conclusión: ¡la automatización del proceso tanto como sea posible es la clave!

OData_without white space

Optimizar la calidad de los datos usando validaciones y controles

La calidad de los datos es otro punto que requiere atención para muchos grupos. Mejorar la calidad de los datos permitirá una mejor comprensión y la posibilidad de realizar un análisis profundo de los números, lo que conducirá a una mejor toma de decisiones.

¿Cómo puede ayudarle una herramienta? La aplicación de consolidación e informes de Sigma Conso tiene numerosos controles y estándares de validación incluidos en la herramienta, que le ayudarán a mejorar la calidad de los datos y que se pueden ajustar a sus necesidades específicas. Lo mejor es hacer una distinción entre “errores” reales, cosas que no son correctas en el nivel de contabilidad, y “advertencias”, cosas que deben ser verificadas por el usuario. Asegúrese de que las validaciones también se personalicen según el tipo de informe (por ejemplo, diferente para la consolidación legal y los informes de gestión).

Dependiendo de los procesos y propósitos de informes propios, debe poder elegir si los datos pueden validarse antes de que se corrijan todos los controles y validaciones. Por lo tanto, es importante que la aplicación de software permita marcar la diferencia entre las advertencias y los errores, para que pueda decidir cuándo debe emprenderse una acción específica.

Una función de desglose (drill down) de las transacciones importadas también puede ser útil en la fase de control. Además, las validaciones deben ser visibles tanto para los usuarios de la herramienta como para el controlador del grupo, y deben existir pautas claras para garantizar que este paso no comprometa los plazos de cierre.

Respetar los plazos a través de una mejor comunicación y procesos racionalizados

Si bien una recopilación de datos automatizada y una calidad de datos optimizada son los primeros pasos en la dirección correcta, nos gustaría llamar la atención en este último paso sobre las cosas que pueden ayudarlo a respetar los plazos.

Debido a que hay diferentes personas involucradas en el proceso, es crucial prever una buena comunicación con respecto a los procesos. Los procesos deben ser claramente racionalizados, así como las responsabilidades de cada uno y los plazos. Un flujo de trabajo claro es de gran importancia. En la mayoría de los casos, el proceso está siendo seguido por el controlador: ¡él o ella debe tener una descripción clara del proceso en cualquier momento!

Para facilitar este paso, ciertas funcionalidades deben estar disponibles dentro de una aplicación profesional para que sea posible ver de un vistazo qué persona necesita hacer algo. Además, se pueden enviar correos electrónicos automáticos a las personas involucradas para una comunicación óptima y el seguimiento del proceso.

Recolección de datos, calidad de los datos, respeto de los plazos … Siguen siendo un desafío para muchas empresas. Sigma Conso es proveedor de software y servicios de CPM y tiene como misión simplificar los procesos de planificación y generación de informes grupales. El grupo usa la tecnología más reciente y ha implementado un proceso de innovación continuo para automatizar las tareas tanto como sea posible. Esto da como resultado una nueva versión de nuestro software cada 18 meses (última versión el 1 de junio de 2018), siempre teniendo en cuenta una facilidad de uso mejorada y funcionalidades que pueden responder a las necesidades actuales del mercado.

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Consolidación e informes de grupo con Sigma Conso
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