Consolidación mediante hoja de cálculo versus software de consolidación

Consolidación mediante hoja de cálculo versus software de consolidación

Actualmente realiza sus consolidaciones en una hoja de cálculo. ¿Cuándo será necesario invertir en software de consolidación? Le proporcionaremos información para su consideración para que pueda evaluar su situación actual y tomar una decisión totalmente informado.

Nuestra primera recomendación está relacionada con su visión estratégica. No sabe hoy, qué podría suceder a su grupo mañana: duplicar el alcance mediante la adquisición de un subgrupo, una oferta pública con nuevos accionistas que exigirá un cierre rápido, un cambio en las reglas de consolidación o precisar más información en el nivel de consolidación … Esto puede suceder en cualquier momento, y dado esto, es estratégicamente prudente empezar preventivamente con herramientas de gestión adecuadas para hacer frente a situaciones nuevas, inesperadas y exigentes.

Desde el punto de vista de la gestión, una consolidación realizada con una hoja de cálculo tardará más tiempo que utilizando una herramienta ad hoc. La inclusión de las horas-hombre dedicadas a la consolidación realmente habla a favor de invertir en una solución dedicada. Los ahorros de tiempo se pueden asignar a crear informes o realizar análisis que aporten mayor valor añadido al grupo en cuestión.

Echemos un vistazo a los riesgos y dificultades que puede encontrar en su situación actual.

En nuestra opinión, Excel (o cualquier hoja de cálculo similar) es una herramienta flexible que puede funcionar bien si está realizando la primera consolidación de un grupo simple (moneda única, ámbito constante, algunas entidades, no accionistas minoritarios, etc.).

¿En qué momento debe invertir en un paquete de software dedicado? Aquí hay algunos aspectos a considerar:

1) Reglas de consolidación

En primer lugar, es útil recordar las reglas de consolidación (véase la séptima directiva europea): el proceso de consolidación se basa en la lógica contable. Debe, por lo tanto, contener informes para saldos, revistas, libro mayor, etc., que son particularmente difíciles de crear con Excel. Esto causa mucha frustración para los auditores.

2) ¿Qué es la consolidación?

Muchos “principiantes” ven la información de consolidación como parte de una organización matriz (empresas x cuentas) y, por lo tanto, como excelentes candidatos para la entrada en una hoja de cálculo. Esta idea es incorrecta. La información de consolidación se basa en una estructura transaccional, no en una posición que implica al menos cuatro dimensiones diferentes: la empresa, la cuenta, ajustes, flujos y, a veces, aspectos analíticos. Esta información no es parte de una matriz, sino de un hipercubo, por lo tanto, la necesidad de utilizar una base de datos.

3) Cálculos de consolidación con una hoja de cálculo

Todos los cálculos, operaciones y transacciones se realizan manualmente con una hoja de cálculo. Por supuesto, algunos enlaces y procesos automatizados pueden ser configurados. Estos enlaces y procesos automatizados se convierten rápidamente en múltiples hojas de trabajo, todas enlazadas entre sí. Con el paso de los años, se convierten en un documento ilegible, inflexible y propenso a riesgos, porque hay tantos enlaces que no han sido realmente validados y son “tocados” manualmente. La flexibilidad de una hoja de cálculo, que es básicamente uno de sus puntos fuertes, se convierte en un riesgo de consolidación.

Además, una hoja de cálculo no permite la automatización de paquetes de consolidación.

Cálculos de control y porcentaje de interés

Los cálculos de los porcentajes de control y de interés realizados antes del proceso de consolidación pueden convertirse rápidamente en laboriosos y fuente de muchos errores, incluso para grupos pequeños, si se obtienen manualmente a través de hojas de trabajo.

Existe un claro beneficio en el uso de software especializado en este caso. El software realizará todo el trabajo para usted y, lo que es más importante, garantizará la fiabilidad de los datos: cálculos, definición de los métodos de consolidación, implementación de diversas simulaciones dentro del alcance y corrección de cualquier error que se produzca en este último.

4) Aplicación de los métodos de consolidación

La aplicación de métodos de consolidación utilizando una hoja de cálculo se realiza manualmente, por definición, y por lo tanto es muy lenta y no puede garantizar resultados fiables. De hecho, la conversión de los datos corporativos en la moneda de consolidación y los cálculos requeridos para los accionistas minoritarios y las reservas de consolidación son terreno fértil para los errores.

Mediante la automatización de todas estas tareas, el software de consolidación permite obtener ganancias de productividad y permite obtener rápidamente resultados fiables.

5) Accionistas minoritarios y ajustes de conversión

Muchas consolidaciones realizadas utilizando una hoja de cálculo omiten a los accionistas minoritarios en el enfoque de equidad o proporcional. Con este método, también es común olvidarse de asignar a los accionistas minoritarios su participación en el valor de una participación mantenida a través de otra filial que no pertenece al 100% a la sociedad matriz.

En cuanto a ajustes de conversión, reservas de consolidación y accionistas minoritarios, sus reconstituciones y justificaciones a menudo resultan en una pérdida de tiempo increíble porque deben ser reconstituidas fuera de la contabilidad, comenzando con la situación corporativa de cada filial.

Si nos adentramos un poco más en el proceso de consolidación, es posible que todavía nos encontremos con el problema de la gestión de las entradas de consolidación, el concepto de flujo y la creación de informes de restitución o estados financieros, así como de flujos de efectivo y tablas de impuestos.

6) Gestión de las entradas de consolidación

Un sistema para entradas de consolidación se puede configurar bajo Excel. Sin embargo, asegurar su longevidad es otro asunto. Con cada nueva consolidación / período / año, será importante revisar las anotaciones del año anterior para determinar si tienen que ser transferidas o no, y si sí, ¿cómo?

Además de que este ejercicio recurrente consumirá mucho tiempo, hay que tener en cuenta otros elementos, como ventas y desconsolidación, que sin duda requerirán que los consolidadores que trabajan con Excel se ocupen del doloroso problema de aislar las entradas por empresa. Este último punto requiere trabajar con cuentas vinculadas dentro de cada empresa, lo que rara vez es el caso en Excel que no proporciona la “flexibilidad” necesaria para publicar entradas de empresa en empresa y, en consecuencia, compromete cualquier posibilidad de obtener las aportaciones de la empresa!

7) Actualizaciones

El uso de una hoja de cálculo para realizar una consolidación genera dificultades y riesgos relacionados con las actualizaciones. Si el plan de cuentas se despliega utilizando una hoja de trabajo por empresa y el plan de cuentas tiene que ser modificado, las actualizaciones deben hacerse para cada hoja de cálculo (que es tedioso), sin mencionar el riesgo de utilizar las líneas equivocadas.

8) Variantes de consolidación

Una vez más, una hoja de cálculo no es la mejor herramienta para producir variantes de consolidación del mismo conjunto de datos: consolidación de IFRS, seguida por una versión en GAAP local, creación de un subgrupo, producción de datos segmentados (IFRS), etc.

9) El concepto de flujo

El concepto de contribución no es el único que causa problemas para las consolidaciones de Excel. De hecho, la mayoría de las consolidaciones procesadas mediante una hoja de cálculo se realizan con saldos. La noción de flujo suele estar totalmente ausente. La implementación de una declaración de flujos de efectivo en Excel siempre es muy laboriosa. Se crea por ensayo y error, sin ninguna garantía de calidad a pesar del tiempo empleado, basándose en la información contenida en los estados financieros de las distintas empresas del ámbito. Además del flujo de efectivo, el concepto de flujo es esencial para automatizar la creación de informes de restitución y otros informes obligatorios u obligatorios.

10) Transacciones intragrupo (o interco)

En algún momento del proceso de consolidación, el consolidador debe comprobar por última vez el estado de las posiciones interco entre filiales, incluso si se ha llevado a cabo un procedimiento de intercambio previo. En la práctica, esto significa comprobar que la posición interco de A con B para una cierta cuenta refleja realmente la posición interco B con A para otra cuenta. Esta vinculación puede tomar proporciones combinatorias que son difíciles de manejar en una hoja de cálculo. Las relaciones de Interco no son cuentas a cuenta, sino más bien relaciones de cuentas a cuentas.

11) La fase de auditoría

Los auditores con los que hemos hablado son claros: tienen más confianza cuando tienen que auditar una consolidación que se hizo con software profesional. Es una garantía de calidad en sus ojos. El software de consolidación hace que todos los procesos sean seguros. Además, el software de consolidación de mejor rendimiento proporciona pistas de auditoría detalladas

que permiten a los auditores acceder a las razones de cada entrada. El resultado es una auditoría rápida y eficiente.

También es muy probable que las nuevas normas europeas impuestas a las sociedades de auditoría les lleven a recomendar el uso de herramientas profesionales dedicadas a sus clientes para garantizar la calidad del proceso de producción de cuentas consolidadas.

12) Intercambio de conocimientos

Por último, las hojas de cálculo utilizadas y el archivo general generalmente son bien comprendidos por el “creador del modelo”, pero ¿qué sucede si esa persona deja el grupo? Se trata de una cuestión de continuidad y seguridad de la consolidación del grupo. Si necesita producir datos fiables rápidamente, ahorrar tiempo y ganar credibilidad durante la fase de auditoría, le recomendamos que invierta en software de consolidación. Es una cuestión de su tiempo y la calidad de la información creada y proporcionada a sus clientes internos y externos.

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