Departamento de control vs. departamento de consolidación

¿Cómo el departamento de control del grupo puede complementar al departamento de consolidación (y viceversa) para mejorar la producción de información financiera?

El controller del grupo y el contable de consolidación son dos funciones diferentes en el equipo de finanzas. Sin embargo, es beneficioso para las dos funciones comunicar e intercambiar información para mejorar la calidad del trabajo realizado por cada uno de ellos.

Para entender esto mejor, primero examinaremos las diferencias entre estas dos funciones financieras. Luego veremos las posibles interacciones entre los dos roles.

Antes de comenzar, aquí hay un resumen rápido de los roles y responsabilidades de cada uno:

El controller del grupo tiene que:

  • Establecer indicadores para asegurar que la compañía esté operando de acuerdo con los objetivos (indicadores financieros y no financieros)
  • Medir los valores reales obtenidos
  • Marca cualquier variación
  • Intentar analizar las causas reales

El contable de consolidación tiene que:

  • Elaborar las cuentas consolidadas del grupo
  • Participar en la auditoría de estas cuentas llevada a cabo por auditores externos
  • Asegurar que las cuentas se archiven con las autoridades pertinentes
  • Gestionar las reglas de valoración aplicables a todas las empresas del grupo

Dos funciones distintas en términos de enfoque y propósito

Las diferencias entre estas dos funciones se pueden ver en:

  • Frecuencia en los informes:

Los informes generalmente se llevan a cabo mensualmente. Aunque en algunos grupos la consolidación se lleva a cabo con la misma frecuencia, muchos grupos aún se consolidan semestralmente. Como resultado de la frecuencia y otros factores que analizaremos más adelante, la rapidez en la presentación de los resultados es igualmente variada. El informe requiere tiempos de respuesta más cortos.

  • El impacto de la situación socio-económica:

La situación socioeconómica afecta estas dos funciones, pero cuando se espera que el controller del grupo anticipe sus efectos, el contador de consolidación dará fe y dará constancia del impacto de la situación.

  • Comparación de datos y criterios de análisis de varianza:

El controller del grupo compara los valores reales con los presupuestos o pronósticos. Al usar estas comparaciones, analizará las variaciones y tendencias, identificará las causas y, en algunos grupos, sugerirá acciones correctivas. El contador de consolidación analizará y ofrecerá una visión general de los datos consolidados en comparación con el cierre del ejercicio anterior o el mismo período del ejercicio anterior. Las variaciones entre períodos deben explicarse en las tablas adjuntas y, en particular, deben ser 100% precisas y exhaustivas. Estos datos se someterán a controles externos por parte de los auditores legales.

  • Ámbito de consolidación (entidades, empresas, etc.):

Para el controller del grupo, el alcance de la consolidación del grupo se considera principalmente desde el punto de vista económico. Es esencial monitorear y analizar el desempeño de aquellos departamentos y compañías con la mayor importancia económica en todo el grupo. No es inusual que la frecuencia de los informes varíe según el tamaño y el volumen de ventas de la filial. El criterio esencial es la capacidad de establecer variaciones y tendencias en comparación con los presupuestos y tomar las medidas necesarias a nivel de grupo. En este caso, la influencia limitada de algunas compañías a menudo sirve para excluir a estas ‘pequeñas’ empresas del análisis detallado de las cifras reportadas o incluso del informe mensual en sí.

Por el contrario, el contable de consolidación está obligado (especialmente desde la aparición de las NIIF) a incluir a todas las empresas que caen dentro del alcance de la consolidación, o aquellas que exceden los criterios relacionados con el porcentaje de participación del grupo en la compañía en cuestión. Él lo considerará más desde la perspectiva de la entidad legal. El advenimiento de las NIIF y su información de segmento está teniendo el efecto de acercar estos dos enfoques.

  • Punto de vista e interpretación de figuras:

El método de consolidación de estas compañías también podría variar mucho dependiendo del punto de vista del controller del grupo o contable de consolidación. Desde un punto de vista económico, el controller del grupo suele tener en cuenta a las empresas al preparar los presupuestos y comparar los datos reales.

El contador de consolidación debe aplicar el método de consolidación en función del porcentaje de control del grupo sobre la filial. Esto tiene un efecto sobre el valor de las cuentas consolidadas o sobre las proporciones resultantes.

  • Destinatarios de la información:

El controller del grupo se dirige principalmente a individuos dentro de la organización con la intención de proporcionarles la información requerida para las decisiones operativas, a saber, los gerentes financieros y operativos y la junta directiva. El contador de consolidación proporcionará principalmente información para personas externas a la organización o su gestión operativa diaria, como auditores, accionistas y analistas financieros.

  • Métodos de control de la información:

En relación con el punto anterior, los datos consolidados se someten a un estricto control externo, son objeto de una carta de aprobación de los estados financieros y de un depósito legal.

  • El nivel de detalle de la información:

El controller del grupo, en su tarea de analizar las variaciones con respecto a los datos presupuestados o pronosticados, necesita información suficientemente detallada para identificar las causas y proporcionar evidencia de su impacto en los resultados. Por ejemplo, necesita saber el producto o productos que lograron menos ventas, las materias primas que resultaron más caras de lo esperado y que los clientes ordenaron menos. Esta información importante debería, por lo tanto, ser mucho más detallada que la requerida para fines contables.

Por esta razón, vamos a ver el análisis multidimensional de cuentas.

El contador de consolidación necesita información muy detallada sobre cada cuenta en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias. Para cada una de estas cuentas requerirá explicaciones de los cambios a esta cuenta de un período al siguiente. Además, necesitará información sobre el tipo de operaciones que afectan estas cuentas durante el período en cuestión. Esta información también podría ser, por ejemplo, de naturaleza legal.

  • Tipos de datos analizados:

El controller del grupo se concentra principalmente en datos operativos de tipo EBIT, pero a un nivel muy detallado para analizar variaciones y tendencias, y para anticipar el impacto de la situación económica en los datos en periodos futuros.

El contador de consolidación debe centrarse más en los datos del balance general y los cambios en el mismo utilizando la cuenta de pérdidas y ganancias como un control de la coherencia de estos cambios. Además, tendrá que manejar diferentes operaciones propias de su función, a menudo poco entendidas por el controller del grupo, como dividendos, reducción en el valor de las acciones, transferencia interna de acciones, cálculo o asignación de fondos de comercio, diferencias de conversión de divisas, intereses minoritarios, impuestos diferidos, etc.

  • Ajustes realizados a los datos informados:

El procesamiento por parte del controller del grupo, más típicamente ‘suma’, puede usarse para proyecciones, simulaciones y análisis de variaciones y tendencias. Esto le permite identificar áreas clave para trabajar y ofrecer soluciones.

El contador de consolidación lleva adelante los ajustes del pasado y adapta los datos de las subsidiarias para aplicar las mismas reglas sobre la valoración de cuentas a todas las compañías dentro del grupo y así garantizar la continuidad de la información. También debe asegurarse de que los datos propios de las operaciones llevadas a cabo entre las empresas del grupo se concilien para evitar cualquier efecto en las cuentas presentadas a organismos externos. El procesamiento realizado será esencialmente consolidación.

  • El enfoque de los datos entre grupos:

El enfoque del controller del grupo es aislar esta información para analizar los datos exentos relacionados con estas transacciones. Al igual que con el presupuesto, su enfoque será comenzar con una compra y asignar la misma cantidad al proveedor. En el presupuesto, el nivel esperado de ventas determinará las cantidades de materias primas necesarias para la producción.

El contador de consolidación tiene el enfoque opuesto. En general, es el proveedor, es decir, la empresa que emite la factura, quien ejerce influencia y puede asignar la transacción de compra a su contraparte en ERP. Además, debido al posible volumen de transacciones, el impacto de las monedas y la producción de bienes de capital, estos procesos a menudo consumen mucho tiempo para el contable de consolidación y en ocasiones causan problemas para la auditoría por parte de los auditores legales.

Mientras que para el controller del grupo es un caso de información no relevante, para el contador de consolidación, esta información debe estar bien administrada por las subsidiarias e informada correctamente. Esta lista, aunque no es exhaustiva, demuestra hasta qué punto estas dos funciones difieren en su enfoque y su propósito.

Puntos de similitud

Sin embargo, hay similitudes entre estas dos funciones. El aspecto principal es que los controlleres de grupo y los contables de consolidación utilizan muchos datos comunes, aunque, como vimos anteriormente, se procesan de manera diferente y se usan para diferentes propósitos. La asociación entre los que trabajan en cuentas de gestión y los que están en consolidación debe, por lo tanto, estar en el nivel de obtención de datos.

Una asociación que se creará

Por lo tanto, la consolidación de los informes de datos mejora considerablemente los procesos de consolidación e información (en términos de calidad, velocidad y eficacia). El controller del grupo está más frecuentemente en contacto con subsidiarias (informes mensuales, presupuestos, previsiones, ajustes presupuestarios) y, por lo tanto, está más cerca de las diferentes entidades dentro del grupo y, lo que es más importante, tiene un conocimiento previo de los hechos en comparación con el contador de consolidación. El contador de consolidación debe tener la información que le permita reformular las cuentas de las subsidiarias para incorporarlas en su consolidación. Pensamos, por ejemplo, en la administración y valoración de acciones, los métodos de depreciación practicados localmente por las subsidiarias, las ganancias intragrupo logradas como resultado de la venta de acciones entre las compañías del grupo, etc.

Para estos diferentes elementos, dado que el controller del grupo tiene un acceso más rápido a estos datos, puede desempeñar un papel muy importante como proveedor de información en comparación con su colega en la consolidación. El contador de consolidación debe asegurarse de informar a su colega controller de grupo de las entradas (dividendos, provisiones, intereses minoritarios, depreciación de la plusvalía, impuestos diferidos, etc.) que tendrán un impacto en los resultados y ratios analizados por el controller del grupo.

Estas mismas entradas pueden jugar un papel dominante durante las transferencias de ciertas filiales del grupo, por ejemplo.

Por lo tanto, es esencial que estas dos funciones funcionen como una verdadera asociación: la comprensión mutua del tratamiento contable, el uso de un software común (con datos compartidos) y el intercambio de información contribuirán a una mejora significativa en todo el proceso.

Si actualmente está considerando la implementación de acciones específicas para mejorar la calidad de sus datos financieros, la creación de una asociación más efectiva entre el grupo de control y la contabilidad de consolidación en su grupo debe formar parte de las opciones que se explorarán.

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