¿Cómo crear el manual de su consolidación contable?

¿Cómo crear el manual de su consolidación contable?

El manual de consolidación es uno de los documentos necesarios para optimizar el proceso de consolidación. ¿Qué debería contener? Hemos concretado nueve puntos clave:

  • El rol (roles) de cada una de las partes en el proceso de consolidación

¿Cuál es la participación y la responsabilidad de las filiales? ¿Quién es responsable de proporcionar información dentro de estas entidades? ¿Quién debe validarlo? ¿Cuál es el alcance de la actividad del Departamento de consolidación de la empresa matriz? ¿Con quién y en qué nivel se gestiona la auditoría? Muchas de las respuestas a estas preguntas deben de estar claramente identificadas en el manual de consolidación.

  • Reglas sobre el cambio en el perímetro de consolidación

¿Cómo se centralizan las variaciones en el perímetro de consolidación? ¿Utilizando la información del sistema sobre nuevas entidades creadas, adquiridas y gestionadas? ¿Con quién debería el equipo de consolidación trabajar para salvaguardar este aspecto? ¿Qué información esencial es necesaria para el equipo de consolidación para asegurar el tratamiento efectivo de estos cambios en el proceso de consolidación? El manual de consolidación debe establecer claramente todas las reglas e información útil para administrar los cambios en el perímetro de consolidación.

  • Procedimientos de validación de la información y reglas sobre aceptación de la información

¿Quién, cuándo y por qué método se validará la información de las filiales? ¿Será la validación llevada a cabo en las filiales? ¿Cuáles son los umbrales de materialidad? ¿Quién los decide? ¿Quién confirma la información en la filial y quién lo acepta en la matriz? ¿Qué controles del paquete de consolidación y del sistema existen? ¿El sistema de consolidación tiene un flujo de trabajo? ¿Cuál es la diferencia entre una advertencia y un error fatal? ¿Dónde encaja la auditoría en este proceso? Todas estas preguntas acerca de la validación deben tratarse en el manual de consolidación

  • Utilizando un paquete de consolidación

Salvo en el caso de un sistema totalmente integrado, consideramos que el uso de un paquete de consolidación o reporting será fundamental.

Esto plantea varias preguntas: ¿qué perfil debe tener este paquete? ¿Se adapta al grupo en cuestión? ¿Puede interactuar con el software de consolidación? ¿Se puede combinar con otros métodos de reporting de la información? ¿Cuál es el nivel de precisión? ¿Quién debe completarla y cómo? ¿Qué información debe recoger? Sin tratar específicamente todos estos diferentes puntos, el manual de consolidación debe aclarar sin embargo si un paquete de consolidación está en uso y, si es así, ¿quién debe completarlo y de acuerdo con que proceso y qué horario?

Finalmente, como se mencionó anteriormente, consideramos que es esencial un procedimiento para la validación y aceptación del paquete para la creación de un manual de consolidación digno del nombre.

  • Los umbrales aplicados por el grupo y la información que se facilitará basado en el método de consolidación

Grupos de un cierto tamaño pueden optimizar su proceso de consolidación y reporting mediante la excusión de ciertas participaciones no significativa y/o limitar el nivel de detalle requerido, dependiendo del método de consolidación (esencialmente en relación a la puesta en equivalencia). ¿Qué es una filial no significativa? ¿Cuál es el nivel mínimo de información necesaria según el método de consolidación o el umbral de materialidad?. En este nivel, el manual de consolidación proporcionará información sobre los umbrales que deben tenerse en cuenta y, de acuerdo con el método de consolidación, el mínimo nivel de detalle que debe proporcionarse a la unidad de consolidación de la empresa matriz.

  • Referencias para los tipos de cambio y las normas de conversión

¿Cuál es la fuente de tipos de cambio utilizados? ¿Cuál es el calendario para la comunicación de estos tipos (mensual, trimestral, etc.)? ¿Qué método de conversión es utilizado por el grupo? Hay muchos elementos para el grupo que deben ser tratados en su manual de consolidación para evitar numerosas diferencias de conversión de moneda.

  • Normas de conciliación de transacciones inter compañías

¿Cuáles son los diferentes tipos de transacciones inter compañías propias al grupo? ¿Cómo deben ser conciliadas estas transacciones inter compañías?. ¿Qué evidencia documental debe soportar la reconciliación? ¿Cuáles son los umbrales aceptables a partir de los cuales no hay ningún beneficio en conciliar las diferencias? ¿Está la reconciliación entre empresa centralizada en la empresa matriz o descentralizada en las filiales? ¿Utilizando qué sistema (s) inter compañías será el objeto de la reconciliación? ¿Cómo funciona este sistema?

  • Utilizando un marco único de contabilidad y de las políticas contables del grupo

¿Las cuentas del grupo se elaboraran por IFRS? ¿por PCGA locales? Con el marco contable, impuesto o elegido por el grupo, ¿cuáles son las políticas contables del grupo? ¿Cuál es el efecto de estas políticas en el proceso de normalización de las cuentas de las filiales? Por categorías, ¿qué ajustes significativos deben realizar las filiales o la unidad de consolidación antes de la integración en el proceso de consolidación? ¿Quién estará a cargo y de qué proceso?

Es un requisito previo que el manual de consolidación trate en profundidad con los distintos elementos en relación con el marco contable del Grupo y los impactos de las decisiones contables del grupo en los procesos de normalización de las cuentas de las subsidiarias.

  • Calendario del proceso de consolidación

¿Para cuándo deben ser reportados los datos de las subsidiarias a la unidad de consolidación? ¿Cuál es la fecha límite para la reconciliación de transacciones inter compañías? ¿Cuál es la fecha límite para completar la información Inter compañías? ¿En qué plazo de tiempo deben las subsidiarais hacer las correcciones a sus cuentas? ¿Cuándo serán auditadas las cuentas de las subsidiarias y las cuentas consolidadas? Para cuando debe prepararse una primera versión de las cuentas consolidadas del grupo? ¿Cuál es el plazo de presentación para la revisión de las cuentas consolidadas definitivas? ¿Cuándo está prevista la reunión de la Junta?

Un manual de consolidación de un grupo debe planificar cuidadosamente las diferentes fechas claves del proceso de consolidación. Una agenda organizada bajo la forma de una serie de plazos establecidos a partir del final del periodo contable debería complementarse con un programa adicional de consolidación describiendo con precisión los plazos durante todo el año.

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