La reconciliación de interco que beneficia a las entidades y cierre de cuentas

La reconciliación de interco que beneficia a las entidades y cierre de cuentas

La reconciliación entre empresas es un proceso complejo y muchos grupos están trabajando en automatizarlo. Vemos que las ganancias de productividad, la trazabilidad y la auditabilidad son los principales factores desencadenantes de los nuevos proyectos en los que hemos estado trabajando últimamente.

¿Por qué el proceso de reconciliación entre empresas es tan complejo?

El proceso de reconciliación entre empresas es principalmente colaborativo. A nivel de la entidad, el proceso no se realiza cuando se han completado las declaraciones y la contabilización, pero sólo después de que todos los socios hayan terminado o cuando el grupo “toque la campana”. El objetivo de implementar un paquete de software para conciliar cuentas intragrupo no es solo pasar de un proceso centralizado a otro descentralizado, sino también pasar de un proceso gestionado por los contactos de consolidación en las entidades a un proceso contable encabezado y supervisado por el equipo de consolidación a nivel de grupo.

Las herramientas de conciliación normalmente permiten a las filiales compartir sus balances en una base de datos común para resaltar discrepancias. En caso de discrepancias, y dependiendo del grupo, a menudo vemos intercambios de archivos de Excel entre el comprador y el vendedor en un intento de resolver las diferencias a través de los detalles de la transacción (por supuesto, me refiero a los grupos que aún no han automatizado completamente sus procesos o utilizan soluciones de reconciliación basadas en saldos).

Una de las principales críticas de las operaciones es que, aunque las herramientas ponen de relieve las diferencias, no proporcionan mucha ayuda para explicar estas diferencias (diferencias de cambio, diferencias temporales, producción de activos fijos, impacto del IVA, etc.). Además, a menudo no permiten tomar decisiones que afectan a los datos contables, lo que permite un enfoque iterativo para corregir las diferencias entre compañías.

Esto resulta en tediosos intercambios de archivos que no son particularmente adecuados para el proceso de auditoría.

Automatización del proceso de reconciliación interco: ¡la oportunidad de revisar y optimizar los procesos de cierre de contabilidad!

Tomar la decisión de instalar una herramienta de reconciliación transaccional interco proporciona beneficios considerables durante el proceso de cierre, beneficiando también la fase de auditoría. Estas herramientas son portales colaborativos que se sitúan en la periferia de las aplicaciones de contabilidad locales. Permiten la simple y periódica transferencia (a través de iteraciones sucesivas) de los detalles de la transacción intragrupo y proporcionan la opción de adjuntar documentos de respaldo, intercambiar comentarios, etc. Las aplicaciones tienen una funcionalidad potente que automatiza la coincidencia de transacciones y opera basándose en los umbrales de materialidad configurables implementados por el grupo.

Este último punto garantiza el cumplimiento de las normas a lo largo del proceso, lo que no siempre es fácil de lograr con los intercambios de archivos y con directivas de grupo que pueden tener diferentes interpretaciones. Las solicitudes también permiten la implementación gradual (balance> balance, balance> transacciones, transacciones> transacciones).

Difunden gradualmente una nueva cultura de entrada en todo el grupo (implementación de reglas estandarizadas de entrada como, por ejemplo, referencias de documentos de proveedores, fechas de emisión de proveedores, etc.). El uso de estas nuevas reglas permite la posterior optimización de la reconciliación automática de transacciones, con ganancias de productividad significativas para las subsidiarias. Algunos de nuestros clientes alcanzan niveles de reconciliación automática entre 70% y 80%.

El software para la reconciliación de cuentas intragrupo tiene como objetivo ayudar a las entidades a resolver las diferencias, facilitando así el trabajo de auditoría posterior: discusiones por correo electrónico con las contrapartes en cuestión, intercambio de documentos, marcado automático o manual de cada transacción. Todo es rastreable.

Una vez completada la campaña, la aplicación introduce los saldos en el software de consolidación para evitar reingresos y garantizar la integridad de los datos contables durante todo el proceso.

El resultado es una mayor calidad en el proceso de cierre y en la producción de cuentas consolidadas: el trabajo es más rápido, más efectivo y más fácil de auditar. ¿Dijiste rápido?

La conciliación de transacciones intragrupo

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