¿Cómo puede la reconciliación intercompañía convertirse en parte del proceso de fast close?

¿Cómo puede la reconciliación intercompañía convertirse en parte del proceso de fast close?

Una de las principales limitaciones en la implementación de un proyecto de cierre rápido sigue siendo la conciliación de las cuentas entre compañías: es uno de los factores que más ralentiza la producción de estados financieros. Para asegurarse de que la conciliación entre compañías ya no sea un obstáculo, la conciliación debe ser parte del proceso contable.

El uso de una herramienta profesional para automatizar este proceso le permite ganar en productividad, confianza y trazabilidad. La mayoría de las veces, las herramientas para la reconciliación intercompañía funcionan en el nivel de saldo: si el saldo es diferente, entonces se buscan las transacciones para realizar la conciliación. Pero el riesgo aquí es que las transacciones se concilian artificialmente entre dos entidades. La calidad del proceso y de la información financiera no está garantizada en este caso.

Lo anterior muestra la importancia de elegir una solución con el enfoque opuesto:

  1. Haga coincidir todas las transacciones estrechamente asociadas en función de una lista de criterios predefinidos (incluidos umbrales de materialidad, variaciones de divisas, etc.);
  2. Envíe los datos que no pudieron coincidir con las contrapartes. La herramienta también ayuda a las contrapartes con la reconciliación;
  3. Permita que las contrapartes utilicen una plataforma de colaboración para procesar datos que no se pueden conciliar tal como están.

La automatización de la reconciliación intercompañía se puede ilustrar como un embudo

1) Reconciliación automática

Coincidencia: la herramienta funciona primero en el nivel de transacción, la coincidencia reconcilia automáticamente tantos elementos como sea posible. Se requiere automatización porque un grupo puede enfrentarse rápidamente con grandes volúmenes cuando trabaja en el nivel de transacción. La tasa de reconciliación automática en nuestros clientes generalmente es de aproximadamente 70% a 80%.

2) Reconciliación semiautomática

La herramienta ayuda a las contrapartes y brinda una reconciliación gradual y asistida: solo se analizan las transacciones que no se han conciliado. Este paso permite emparejar o “marcar por tipo de diferencia interco”, usando criterios cada vez menos restrictivos.

3) Proceso manual

Esto afecta solo a aquellos datos que no se pueden conciliar como están. La herramienta incluye una interfaz para revisar información aún más detallada sobre las transacciones (cuenta local, número de pedido, número de tienda, nombres, etc.) y una plataforma de colaboración para ayudar a la entidad con su investigación y, potencialmente, para adjuntar documentos contables específicos en las actas.

El proceso de conciliación de interco se convierte en parte del proceso de contabilidad y del cierre de cuentas locales, mucho antes de la consolidación de la cuenta. Los consolidadores ya no están involucrados en el análisis de las diferencias. Este trabajo se deja a los equipos contables que tienen el conocimiento y la información necesarios para documentar la conciliación. La conciliación entre compañías se convierte en una herramienta de control interno y conduce a una mejora en la calidad y relevancia de los datos.

No todos los grupos están listos para comenzar a trabajar en el nivel de transacción de inmediato (sistemas de contabilidad heterogéneos, etc.), por lo que es importante que el sistema les permita comenzar a trabajar con los saldos. La herramienta habilita la centralización de datos y facilita el análisis. Asegura la exhaustividad y la perfecta coherencia de los saldos interco reconciliados con los incluidos en las cuentas consolidadas y, por lo tanto, destaca cualquier anomalía que de otro modo no se habría encontrado.

Los grupos que optan por este enfoque de conciliación interco tienen todas las cartas correctas en las manos: los intercos se reconcilian y las diferencias se justifican antes de que comience el proceso de cierre. El cierre se hace usando datos finales fiables y es mucho más rápido.

Durante la fase de auditoría, los auditores agradecen el tiempo ahorrado en la investigación, las discusiones con los consolidadores y las entidades del grupo. Toda la información detallada que necesitan está disponible, incluidos los intercambios electrónicos con las contrapartes en cuestión, los intercambios de documentos, el marcado automático o manual de las transacciones … Todo es rastreable.

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