Au secours ! Encore une consolidation tenue sur Excel !

Au secours ! Encore une consolidation tenue sur Excel !

Force est de constater qu’un certain nombre de consolideurs se « débrouillent » avec Excel. Si cet outil n’est pas à proprement parler un outil de consolidation, il est évident qu’il peut rendre quelques services en la matière et accompagner le consolideur dans certaines de ses tâches. Cependant, ses limites dans ce domaine sont rapidement flagrantes.

Réaliser les calculs de consolidation avec un tableur

Tout d’abord, l’ensemble des calculs, opérations et transactions se fera manuellement. Bien entendu, certains liens ou automatismes peuvent être mis en place. Ces liens et automatismes aboutissent par ailleurs très vite à de multiples feuilles de calcul, toutes liées les unes aux autres, ce qui année après année constituera un document illisible, très peu flexible et à risques tant les liens sont multiples, sans véritables validations et « retouchables » manuellement. C’est certainement le paradoxe « Excel » puisqu’au départ, cet outil est utilisé pour son côté convivial, flexible, facile à mettre en place et peu coûteux.

Si nous nous attardons quelques instants sur les calculs de pourcentages de contrôle et d’intérêt qui sont préalables à tout processus de consolidation, il est aisé de comprendre que même pour des groupes restreints, ces calculs peuvent devenir assez rapidement laborieux et sources de multiples erreurs possibles s’ils sont obtenus « manuellement » aux travers de feuilles Excel.
Pourquoi se passer du confort proposé par les outils de consolidation ? Outre le fait que le logiciel réalisera les calculs et définira les méthodes de consolidation à votre place, la mise en place de diverses simulations au sein du périmètre mais également les corrections d’éventuelles erreurs au niveau de ce dernier s’en trouveront réellement facilité et surtout sécurisé !

Minoritaires et écarts de conversion

Outre ces calculs de base, et en lien avec ces derniers, l’application des méthodes de consolidation est rendue aisée -puisque totalement automatique- par l’usage d’un logiciel de consolidation. Ce même traitement sur Excel sera, par définition, manuel et par conséquent beaucoup plus long et bien moins sûr ! En effet, la conversion des données sociales dans la devise de consolidation ainsi que le calcul des minoritaires et des réserves de consolidation constituent une concentration fertile en risques d’erreurs si ces éléments –entre autres- ne sont pas pris en main par un outil de consolidation digne de ce nom.

A titre d’exemple, combien de consolidations tenues sous Excel n’omettent-elles pas les minoritaires dans des mises en équivalence ou des proportionnelles ? On peut encore citer l’exemple typique de l’oubli d’allouer aux minoritaires leur part dans la valeur d’une participation détenue au travers d’une autre filiale qui n’est pas détenue à 100% par la maison-mère.

Quant aux écarts de conversion, aux réserves de consolidation et aux minoritaires, leurs reconstitutions et justifications sous Excel constituent très souvent un gaspillage de temps inimaginable, dont l’origine se situe de manière récurrente dans une simple erreur de signe ou de formule.

Si nous progressons un peu plus loin dans le processus de consolidation, on peut encore aborder la problématique de la gestion des écritures de consolidation, la notion de flux et la réalisation de rapports de restitution ou d’états financiers.

La gestion des écritures de consolidation

Mettre en place un système d’écritures de consolidation sous Excel n’est pas insurmontable.

Cependant, assurer sa pérennité est beaucoup moins évident. En effet, à chaque nouvelle consolidation/période/année, il conviendra de passer en revue les écritures de l’année antérieure afin de déterminer s’il y a lieu de les reporter et si oui, de quelle manière.

Outre le fait que cet exercice récurrent sera très consommateur de temps, il faudra également considérer, entre autres, les cas de ventes et de déconsolidation… qui poseront, sans aucun doute, aux consolideurs sous Excel le douloureux problème d’isoler les écritures par société. Ce dernier point nécessite l’obligation de travailler avec des comptes de liaisons au sein de chaque société, ce qui est rarement le cas sous Excel qui offre la « flexibilité » de passer des écritures de sociétés à sociétés et compromet, par conséquent, toute possibilité d’obtenir des contributives par société !

La notion de flux

La notion de contributive n’est pas la seule qui pose problème dans les consolidations Excel. En effet, la plupart des consolidations traitées dans Excel le sont en soldes. La notion de flux est, la plupart du temps, totalement absente. La mise en place d’un tableau des flux de trésorerie (cash-flow statement) dans Excel est par conséquent toujours très laborieuse et s’obtient, sans garantie de qualité malgré le temps presté, par tâtonnement en allant puiser les informations dans les comptes sociaux des différentes sociétés constitutives du périmètre. Au-delà du cash-flow, la notion de flux est primordiale pour réaliser de manière automatisée des états de restitution ou reportings incontournables voire obligatoires.

La transmission du savoir-faire ?

D’autres points (tels que la prise en main des consolidations sous Excel lorsque le « créateur » de ces dernières quitte la société ou de simples périmètres qui deviennent complexes d’une année à l’autre et encore, les limites et sources d’erreurs du « copier/coller ») pourraient encore être soulevés afin de démontrer qu’Excel n’est pas un outil de consolidation efficace et qu’il est essentiel d’investir dans un logiciel de consolidation digne de ce nom.

Il en va de votre temps et de la qualité des informations réalisées et transmises à vos clients internes ou externes.

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