Contrôle de gestion et consolidation

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Ce que le contrôle de gestion peut apporter à la consolidation (et inversement) pour améliorer la production des informations financières

Bien que consolideur et contrôleur de gestion soient 2 fonctions différentes au sein de l’équipe financière, ils sont constamment amenés à travailler en synergie. Il est en effet utile que ces 2 fonctions communiquent et échangent des informations, afin d’augmenter la qualité du travail de chacun. Pour ce faire, il leur est possible d’utiliser de concert un outil de reporting et de contrôle de gestion, qui permettra une communication rapide et efficace entre les 2 pôles.

Pour mieux comprendre en quoi ce logiciel peut vous être utile ainsi que les interactions entre consolideur et contrôleur, nous allons dans un premier temps étudier en quoi divergent ces deux métiers de la finance. Nous verrons ensuite les interactions possibles entre ces 2 rôles cruciaux au sein d’une entreprise.

1. Contrôleur de gestion et consolideur : définitions des rôles et missions de chacun

En préambule, voici une rapide définition des rôles et missions de chacun :

Le contrôleur de gestion doit:

  • Établir les indicateurs permettant de vérifier que l’entreprise fonctionne conformément aux objectifs (indicateurs financiers et non-financiers)
  • Mesurer au plus juste les résultats réels obtenus à partir des données de reporting
  • Signaler les éventuels écarts pour un contrôle de gestion optimal
  • Tenter d’identifier et d’analyser les causes réelles

Le consolideur doit:

  • Établir les comptes consolidés du groupe
  • Participer à l’audit de ces comptes réalisé par les réviseurs d’entreprise
  • Assurer le dépôt légal de comptes auprès des instances de contrôle
  • Gérer les règles d’évaluation applicables pour toutes les sociétés du groupe

2. Un outil de contrôle de gestion commun pour deux métiers distincts dans leur approche et dans leur finalité

Les divergences entre les deux fonctions, bien que nombreuses, ne doivent pas nous faire perdre de vue que ces deux professionnels travaillent de concert pour permettre une gestion efficace du Département finance de l’entreprise. Utiliser un logiciel unifiant la consolidation et le reporting de gestion leur sera très utile à des degrés divers. C’est dans cette optique que nous avons conçu notre outil Sigma Conso, afin de pouvoir répondre de manière optimale aux besoins spécifiques de ces deux métiers essentiels.

Découvrez quelles sont les 11 différences qui séparent ces deux fonctions tant au niveau de leur approche que de leur finalité. Nous vous présenterons ensuite les points de convergence et tout ce que notre logiciel a à offrir aux intervenants en contrôle de gestion et en consolidation au quotidien.

1. La fréquence de remontée des informations:

La fréquence la plus courante en matière de reporting est le mensuel. Bien que certains groupes tendent à avoir une fréquence identique pour la consolidation, beaucoup de groupes consolident aujourd’hui encore au semestre. Quelles que soient vos préférences, notre outil de reporting vous offre la possibilité de choisir la périodicité de vos rapports, afin de s’adapter parfaitement à vos besoins réels.

Par la fréquence et d’autres éléments que nous analyserons ci-dessous, la rapidité de présentation des résultats diffère également fortement. Le reporting nécessite des temps de réaction plus courts.

2. L’impact de la conjoncture socio-économique :

La conjoncture socio-économique influence ces deux métiers mais, là où le contrôleur de gestion est censé anticiper les influences de celle-ci, le consolideur pour sa part constatera et justifiera les impacts de la conjoncture.

3. Les critères de comparaison des données et d’analyse des écarts:

Le contrôleur de gestion doit comparer les données réelles par rapport aux données budgétaires ou prévisionnelles. Ces comparaisons l’amèneront à analyser les écarts et tendances, à en trouver les origines et dans certains groupes à proposer des actions correctrices. Notre outil de contrôle de gestion, grâce à ses nombreuses fonctionnalités, se révélera être un support précieux à vos analyses.

Le consolideur analysera et présentera en général les données consolidées par rapport à la clôture de l’exercice précédent voire à la même période de l’exercice précédent. Les écarts entre les périodes doivent être expliqués dans les tableaux annexes également présentés et surtout doivent être parfaitement corrects et exhaustifs. En effet ces données seront soumises à un contrôle externe de la part des commissaires aux comptes.

4. Le périmètre (entités, sociétés…):

Le périmètre du groupe pour le contrôleur de gestion est avant tout un périmètre économique. En effet, il est essentiel de suivre et d’analyser la performance des départements ou sociétés ayant le plus de poids économique dans l’ensemble du groupe. Il n’est pas rare de constater que la fréquence de reporting est différente selon la taille de la filiale et son chiffre d’affaires. L’élément essentiel pour assurer un contrôle de gestion fiable et efficace est de pouvoir constater les écarts et tendances par rapport aux budgets. Ainsi, vous aurez la possibilité de mettre en place les actions nécessaires au niveau du groupe, en fonction de vos besoins et de votre situation réelle. Dans ce cas, l’influence limitée de certaines sociétés joue souvent comme un critère d’exclusion de ces ‘petites’ sociétés dans les processus d’analyse détaillée des chiffres rapportés, voire dans leur exclusion pur et simple du reporting mensuel.

Le consolideur quant à lui a l’obligation d’inclure (d’autant plus depuis l’avènement des règles IFRS) toutes les sociétés du périmètre, ou celles qui dépassent les critères liés au pourcentage de détention du groupe dans la société en question. Il raisonnera beaucoup plus par entité légale.

Toutefois l’avènement des IFRS et leurs informations segmentées ont tendance à faire converger les deux approches.

5. La vision et l’interprétation des chiffres:

La façon d’intégrer ces sociétés pourra également être très différente selon la vision du contrôleur de gestion ou celle du consolideur. Selon une vision économique, il est fréquent de voir les sociétés prises à 100% par le contrôleur de gestion dans ses budgets et dans les comparatifs des données réelles.

Le consolideur se doit d’appliquer la méthode d’intégration qui correspond au pourcentage de contrôle exercé par le groupe sur cette filiale. Ceci n’est pas sans effet sur la valeur des comptes consolidés ou sur les ratios qui en découlent. Notre outil de reporting et de contrôle de gestion Sigma Conso se veut polyvalent. C’est pourquoi il vous sera possible d’adapter les données remontées aux besoins de l’une et l’autre fonction.

6. Les destinataires de l’information:

Le contrôleur de gestion va s’adresser essentiellement à des personnes internes à l’organisation dans le but de leur fournir l’information nécessaire à des prises de décision d’ordre opérationnel. Il communique en effet avec différents intervenants, à savoir directeurs financiers et opérationnels et comité de direction. Ainsi, le contrôleur de gestion pourra par exemple communiquer aux filiales un reporting mensuel avec rapidité et efficacité.

Le consolideur fournira d’abord l’information destinée à des personnes externes à l’organisation ou à sa gestion opérationnelle journalière. Auditeurs, actionnaires, analystes financiers… Notre logiciel permet en outre à ce professionnel d’avoir un meilleur contrôle sur les données qu’il communique et ainsi diminuer le risque d’erreurs. Avec des données fiables et communiquées efficacement, vous augmentez la confiance qu’ont en vous vos différents collaborateurs internes et externes.

7. Les modes de contrôle de l’information:

Lié au point précédent, les données consolidées sont soumises à un contrôle externe poussé et doivent faire l’objet d’une lettre d’approbation des comptes et d’un dépôt légal.

8. Le niveau de détail de l’information et l’importance d’opter pour un outil adapté:

Il est important que chaque fonction ait accès à des données complètes et suffisamment détaillées eu égard à leurs tâches respectives. C’est ainsi que le contrôleur de gestion a besoin d’un niveau d’information qui soit détaillé lorsqu’il analyse les écarts par rapport aux données initialement budgétisées ou prévues. Il pourra ainsi identifier leurs causes et justifier leurs éventuels impacts sur les résultats. En d’autres termes, il doit pouvoir déterminer quels sont :

les produits qui se sont moins bien vendus au cours de la période donnée ;
les matières premières qui ont été plus chères que prévus ;
les clients qui ont passé moins de commande…
Ces informations seront des indicateurs importants qui devront donc être disponibles à un niveau bien plus fin que le simple niveau comptable. C’est pourquoi on parlera généralement de dimensions analytiques multiples associées aux comptes à suivre. Pour permettre ces analyses complexes, il convient de fournir au contrôleur un outil spécifique afin de garantir un contrôle de gestion rapide, fiable et efficace.

Le reporting de groupe est l’occasion de fournir au consolideur les données dont il a besoin. Il doit notamment recueillir des informations très détaillées de chacun des comptes du bilan et du compte de résultats quels qu’ils soient. Sur chacun de ces comptes, il aura besoin d’informations explicatives par rapport à l’évolution de ce compte d’une période à l’autre. De plus, il devra disposer d’informations liées à la nature des opérations ayant impacté ces comptes au-cours de la période. Cette information pourra par exemple aussi être de nature légale ou juridique.

9. Les types de données analysées:

Le contrôleur de gestion se concentre avant tout sur les données opérationnelles de type EBIT mais avec un niveau de détail très important pour pouvoir analyser les écarts et tendances et prévoir également les impacts conjoncturels sur les données des périodes futures.

À partir du reporting de groupe, le consolideur se focalisera davantage sur les données bilantaires et leurs évolutions spécifiques. C’est dans cette optique qu’il se servira du compte de résultats comme d’un contrôle de cohérence de ces évolutions. Il aura de plus à traiter différentes opérations qui sont propres à son métier et souvent peu connues du contrôleur de gestion tels que dividendes, réduction de valeurs sur titres, cessions internes de titres, calcul et/ou affectation de goodwills, écarts de conversion, intérêt minoritaires, impôts différés, etc.

Dans tous les cas, notre outil de reporting sera un allié indéniable dans votre gestion quotidienne. En effet, notre logiciel se veut à la fois intuitif et polyvalent. C’est pourquoi il vous permet de collecter, d’analyser et de consolider tous types de données (prévisionnelles, budgétaires, extra-comptables…), quels que soient vos besoins en contrôle de gestion ou consolidation.

10. Les traitements sur votre reporting:

Les traitements effectués par le contrôleur de gestion le plus souvent de type ‘sommation’ serviront à réaliser des projections, des simulations et des analyses sur les écarts et tendances. Ceux-ci lui permettront de définir les axes de travail et de proposer des pistes de solution.

Le consolideur devra s’attacher à reporter les ajustements du passé et adapter les données de base des filiales pour tenir compte de mêmes règles d’évaluation des comptes entre toutes les sociétés du groupe et assurer une continuité dans l’information. Il devra de plus veiller à réconcilier des données propres aux opérations effectuées entre les sociétés du groupe afin d’en éliminer l’impact sur les comptes présentés aux personnes externes. Les traitements qu’il effectuera seront essentiellement de type « consolidation ».

Utiliser un logiciel commun pour la consolidation statutaire et le contrôle de gestion sera un atout précieux. En effet, les deux équipes pourront dès lors réaliser leurs analyses sur base de données fiables et correctement remontées. C’est d’ailleurs dans cette optique que notre outil de reporting et de contrôle de gestion a été conçu. Il se veut être un véritable lien entre ces deux pôles afin de faciliter le travail d’équipe et la communication des données.

11. L’approche des données intragroupe:

L’approche du contrôleur de gestion consiste à isoler les informations utiles afin d’analyser les données pour elles-mêmes, exemptes de ces transactions. Tout comme pour le budget, il aura tendance à partir de l’achat et à impacter le même montant au niveau du vendeur. En effet, les quantités de matières premières nécessaires à la production sont déterminées par le niveau probable de vente, ce qui signifie qu’il sera important de le prendre en compte pour obtenir des résultats d’analyse complets et pertinents.

L’approche du consolideur est à l’opposé. C’est en général le vendeur, à savoir celui qui émet la facture, qui a raison, et qui pourrait impacter dans les systèmes ERP la transaction d’achat chez la contrepartie. De plus, de par le volume possible de transactions, l’impact des devises, et autres productions immobilisées, ce processus est souvent très consommateur de temps pour le consolideur et parfois problématique par rapport à l’audit par les commissaires aux comptes. Là où, pour le contrôleur de gestion il s’agit d’une information non pertinente, pour le consolideur il s’agit que cette information soit bien gérée par les filiales et remontée de façon correcte.

Sans être exhaustive, cette liste permet donc de comprendre à quel point ces deux métiers sont distincts dans leur approche et dans leur finalité. Il est pourtant nécessaire que ces deux fonctions collaborent étroitement, en raison des points de convergence qui les unissent et du fait que ces intervenants basent leurs analyses respectives sur les mêmes données (celles de reporting par exemple).

Découvrez dans la suite de cet article quelles sont ces interactions et comment notre outil de contrôle de gestion peut leur être utile.

3. Des points de convergence entre contrôle de gestion et consolidation

Comme nous l’avons longuement étudié, ces deux fonctions sont différentes pour de nombreux aspects. Pourtant, des points de convergence existent. En effet, le plus manifeste d’entre eux est que de nombreuses données communes sont utilisées par les contrôleurs de gestion et les consolideurs. En revanche et comme vu précédemment, elles sont bien évidemment traitées différemment et utilisées à des fins différentes.

Le partenariat entre les intervenants du contrôle de gestion et les intervenants de la consolidation doit donc se faire au niveau de l’obtention des données.

4. Un partenariat à mettre en place

Ainsi, intégrer les remontées d’informations améliore considérablement les processus de consolidation et de reporting (en qualité, en rapidité, efficacité).

Le contrôleur de gestion étant plus fréquemment en contact avec les filiales (reportings mensuels, budgets, prévisions, révisions budgétaires, …), il se retrouve plus proche des différentes entités du groupe et surtout dispose d’une connaissance préalable des faits par rapport au consolideur. Or, ce dernier doit disposer d’informations lui permettant de retraiter les comptes des filiales pour les intégrer dans sa consolidation. Nous pensons par exemple, à la gestion des stocks et leur méthode de valorisation, aux méthodes d’amortissement pratiqués localement par les filiales, aux profits intragroupes réalisés lors de vente d’actifs entre sociétés du groupe, etc…

Pour ces différents éléments, étant donné que le contrôleur de gestion a eu plus rapidement connaissance de ces données, il pourra jouer un rôle très important d’informateur par rapport à son collègue de la consolidation. Pour ce faire, notre outil de reporting sera idéal pour communiquer rapidement et efficacement toutes les données nécessaires à la réalisation des différents processus.

Le consolideur quant à lui doit faire en sorte d’informer son collègue du contrôle de gestion des écritures (dividendes, provisions, minoritaires, amortissements d’écarts d’acquisition, impôts différés, …) qui auront un impact sur les résultats et ratios analysés par le contrôleur de gestion. Ces mêmes écritures pourront jouer un rôle prédominant lors de situations de cession de certaines filiales du groupe par exemple.

Il est donc primordial de veiller à ce que les 2 fonctions travaillent en réel partenariat : une compréhension mutuelle des traitements, l’utilisation d’un outil logiciel commun (avec données communes),, des échanges d’informations … contribueront à améliorer significativement l’ensemble du processus !

Si vous réfléchissez actuellement à des actions concrètes à mettre en place pour améliorer la qualité de vos données financières, la mise en place d’un partenariat plus efficace entre les pôles contrôle de gestion et consolidation de votre groupe doit faire partie des voies à explorer !

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