Elaboration budgétaire : quand passer d’Excel à une application dédiée ?

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La période des budgets approche si elle n’a déjà commencé.

Nombreux sont les groupes qui basent encore ce processus sur Excel.

Qu’est-ce que l’élaboration budgétaire ? C’est un processus ponctuel, dont la responsabilité revient à la Direction Financière et qui fixe, pour l’exercice à venir, des objectifs à court terme en matière de chiffre d’affaires, charges et génération de trésorerie.

Avec ses fonctionnalités développées de calcul, de créations de graphiques et son universalité, Excel reste un outil très populaire pour bâtir un budget.

A partir de quel moment recourir à une application dédiée à l’élaboration budgétaire fait-il sens ? Que pouvez-vous en attendre ?

En fixant les objectifs à court terme d’une organisation, le budget est une partie du processus de pilotage de la performance d’un groupe. Il s’inscrit dans un processus plus vaste, qui inclut les prévisions et la planification stratégique.

Pour obtenir un budget pertinent, réaliste, la qualité des données est cruciale et la rapidité d’exécution déterminante.

Des données de différentes natures doivent être fusionnées et retravaillées pour créer divers rapports et documents, qui sont alors envoyés à la direction et aux responsables de département pour étayer leurs décisions. Avec Excel, il est fréquent que ce processus complexe génère des erreurs et qu’au final, une fois que les chiffres du budget ont été approuvés, les documents ne concordent pas entre eux.

Dans de nombreuses organisations utilisant Excel pour les budgets, ceux-ci sont construits pour le prochain exercice et sont immuables. Mais quelle est l’utilité d’un budget « gravé dans le marbre » dans un environnement économique mouvant ? En période d’instabilité, il va de la survie de l’entreprise de pouvoir utiliser au mieux les ressources disponibles pour maintenir les marges bénéficiaires.

Si vous souhaitez transformer l’exercice budgétaire en outil de pilotage de la performance, l’emploi d’une application dédiée s’impose dès lors.Nous avons essayé de synthétiser dans le tableau ci-dessous les avantages à chaque étape du processus.

Budget sous Excel vs. budget avec une application dédiée

Budgetteren met Excel vs met een professionele tool

En résumant ces étapes sur une échelle chronologique, nous obtenons ceci :

Budgeting Process NL

On voit qu’utiliser une application dédiée permet de gagner du temps sur les aspects « non productifs » du processus (collecte des informations et traitement des données) pour libérer plus de temps pour la réflexion stratégique et la prise de décision. Et au final, on obtient un budget fiable, évolutif (pour tenir compte des changements intervenus dans l’environnement), un véritable outil dédié à la gestion de la performance.