Quelques conseils pour un processus de consolidation et de reporting efficace

Par Olivier Nardi, Country Head & Group Customer Success Manager, Sigma Conso Luxembourg
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En cette période de temps incertains, il est plus que jamais essentiel de se fixer sur les différents aspects constitutifs d'un processus de consolidation et de reporting optimisés. Bien entendu, il n'existe pas une seule marche à suivre à recommander dans n'importe quelle configuration d'un groupe. Le sujet de cet article est plutôt de passer au travers de quatre recommandations qui recoupent les grandes lignes de l'organisation d'une consolidation de comptes financiers. Nous aurons l'occasion d'aborder d'autres pratiques performante dans des articles à paraître prochainement.

Tout d'abord, faisons une brève parenthèse au niveau de cette crise sanitaire et des impacts sur la consolidation des groupes. Fort heureusement, pour la plupart des acteurs de cette discipline, cela fait déjà un certain temps que le processus de consolidation est largement dématérialisé et que le travail à distance est répandu. Ce que nous avons pu constater se situe plutôt au niveau des retards dans l'obtention des informations utiles à la réalisation des premiers travaux.

S'agissait-il de réglages dans l'organisation elle-même, de personnel indisponible pour cause de maladie ou bien de goulots d'étranglement au niveau de certaines étapes-clés ? Il est difficile de se prononcer sur les raisons exactes de ces retards et tous les groupes ne présentent pas les mêmes caractéristiques. Une chose est certaine, il est fort à craindre que l'aspect "valorisation" des actifs et rédaction des notes aux comptes des différents états financiers ainsi que leur validation par les auditeurs soient relativement fastidieuses dans un avenir proche. Mais fermons cet aparté afin de passer en revue quatre caractéristiques d'un processus de consolidation efficace.

Un logiciel de consolidation et de reporting

C'est une évidence mais nous nous permettons d'insister car nous observons encore beaucoup l'usage de tableur comme outil de base à la réalisation de consolidation. Certes, cela s'améliore par rapport au passé et les groupes s'équipent de mieux en mieux mais il est toujours primordial de souligner ce point. Un tableur tel qu'Excel est bien entendu un outil formidable et pourra accompagner sur certains aspects le processus de la réalisation des états financiers consolidés. Cela étant dit, il ne doit pas constituer l'outil de base.

Quant à la solution de consolidation, elle doit clairement être disponible en SaaS (Software as a Service) et aller au-delà de la consolidation afin d'intégrer des aspects de planning budgétaire et de management reporting. Il va sans dire que l'outil doit également être, entre autres, multidevises, multinormes, multilingues, facile à prendre en main, collaboratif et permettant l'automatisation d'un maximum d'aspects du processus.

Un point encore à souligner est qu'il doit faire l'objet d'une évolution constante de la part de l'éditeur. Il nous semble totalement caduc de devoir attendre un ou deux ans afin d'avoir de nouvelles fonctionnalités dans le produit ou une nouvelle version de ce dernier.

Des méthodes adéquates de rapatriement de l'information

S'il est bien un point qui fait souvent défaut au niveau des groupes qui consolident pour la première fois, c'est bien cette étape cruciale. Même dans les groupes plus matures, on constate souvent un certain bricolage dans l'obtention de l'information de base. Nous sommes ici en tout début de processus et il est fondamental de ne pas le négliger car il est impossible d'obtenir de la qualité à la sortie si nous n'en avons à l'entrée.

Dans ce cadre, il existe plusieurs possibilités et la mise en pratique se situe le plus souvent dans une approche multimodale et dépend de la configuration du groupe en question. L'approche la plus commune est de travailler avec des reporting packages (RP) (ou liasse de consolidation en français) qui sont construits afin de rapatrier l'information de manière structurée tout en la structurant. Classiquement, les reporting packages sont mis en place dans Excel car c'est un outil dont disposent tous les comptables dans le monde. Partant de là, il sera encore plus performant de disposer d'un RP de type Excel directement imbriqué dans l'application de consolidation. Ce que nous appelons de "type" Excel ou Excel "like" (ce n'est pas de l'Excel à 100% mais cela y ressemble vraiment beaucoup) permet de mettre en place un RP flexible directement au sein du logiciel et ce dans l'optique de conserver les avantages d'Excel mais sans les inconvénients.

Les bénéfices principaux sont de pouvoir conserver les modèles utilisés dans le groupe, de ne pas déstabiliser les acteurs locaux ainsi que de conserver les expériences acquises tout en évitant les multiples versions circulant par email et / ou ayant été bricolées pour satisfaire des spécificités locales. Des RP au sein de la solution sont de préférence sous le contrôle de la cellule de consolidation et adaptable d'une manière à bien maîtriser les exceptions. Dans ce cadre, un corps commun est à définir. L'avantage d'un RP de type Excel (ou Advanced Input Form au niveau de Sigma Conso) est qu'il peut contenir des extrapolations calculées et des analyses graphiques de management report qui seront reprises au niveau consolidé dans la même forme si souhaité. Cette flexibilité permettra de préparer et de suivre beaucoup plus facilement un certain nombre de KPIs essentiels en matière de gestion d'entreprises et de groupes. Une autre plus-value importante de cet aspect est que l'ensemble des RP est stocké dans l'application, sous le contrôle du ou des consolideurs, ce qui assure sécurité, stabilité et source unique de l'information.

Bien entendu, comme mentionné ci-dessus, l'approche sera le plus souvent multimodale. Par ce terme, on entend la combinaison de plusieurs méthodes d'importation des données locales. A titre d'exemple, nous pourrions citer celle qui consiste à importer les informations disponibles dans les différents logiciels comptables via fichiers plats (csv ou Excel) ou au travers de connecteurs automatiques (surtout vrai pour les groupes disposant d'un nombre limité de logiciels de comptabilité) et qui seraient directement placés dans le RP des différentes sociétés. Le comptable n'ayant plus qu'à compléter les données manquantes (flux ou variations des actifs et passifs LT, informations inter-compagnies si pas déjà disponibles dans le logiciel de comptabilité, informations qualitatives à renseigner dans les états financiers, données RSE, ...). Il va de soi que le logiciel de consolidation doit permettre aisément cette multimodalité ainsi que la création de RP de type Excel.

La mise en place d'un référentiel ou manuel de consolidation au sein du groupe

Rares sont les groupes dont l'ensemble des entités travaillent sur un même plan de comptes et dans un même référentiel comptable (ou GAAP). La multitude des plans de comptes et des GAAPs (Generally Accepted Accounting Principles) possibles impliquent une homogénéisation des différentes pratiques locales. Aussi logique que cela puisse paraître, il n'est pas courant d'observer la mise en place d'un manuel qui regroupe l'ensemble des règles à respecter au niveau du groupe. Ce recueil qui classiquement se nomme "manuel de consolidation" permet la communication d'un plan de comptes unique dans le groupe ainsi que les choix que ce dernier a fait au niveau du référentiel comptable et des options choisies en la matière.

Au-delà des règles comptables, ce manuel permet également de communiquer les délais des différentes étapes du processus ainsi que les règles de réconciliation interco (seuil de matérialité, règles de réconciliation, comptes et journaux à utiliser, ...). Véritable bible de la consolidation, il sera opportun de le faire revoir par les auditeurs, de la maintenir à jour et bien entendu de communiquer régulièrement avec les filiales afin de s'assurer du respect des délais et des principes édictés.

L'identification et la réconciliation des relations inter-compagnies

C'est le point épineux du processus de consolidation et le facteur premier de perte de temps dans son ensemble. Il impacte surtout les groupes pour lesquels la consolidation est relativement nouvelle ou certains plus anciens qui n'ont pas suffisamment investi en temps et en argent dans la mise en place d'une organisation digne de ce nom. Outre les outils informatiques sur lesquels nous reviendrons ci-dessous, il s'agit avant tout d'une organisation à mettre en place et de le faire tourner de manière régulière et ce indépendamment du processus de consolidation lui-même. Il est d'ailleurs également important de le réaliser dans le cadre de l'établissement des comptes statutaires et de leur audit.

Pour les groupes avec des relations internes limitées en complexité et en nombre, l'identification doit commencer au sein du logiciel comptable au travers d'une structuration et d'une codification rigoureuse. La réconciliation, quant à elle, doit se réaliser de manière très régulière (trimestriellement, voire mensuellement). L'importation de ces informations dans le logiciel de consolidation en sera fortement facilitée et un bon nombre de différences déjà résolues.

Pour les groupes ayant des transactions nombreuses et complexes, outre les aspects comptables, il est sine qua non de se munir d'un logiciel de réconciliation performant et muni d'intelligence artificielle apte à supporter efficacement cette étape. Alors qu'un logiciel de consolidation identifiera et réconciliera le plus souvent les relations inter-compagnies sur base des soldes réciproques en fin de période, un logiciel spécialisé dans la réconciliation interco poussera la granularité dans l'analyse jusqu'à la transaction elle-même avec plusieurs niveaux de traitement et une assistance intelligente pour faire des propositions de "matching". Le must est bien entendu d'avoir soit une solution unique, soit des solutions totalement intégrables où le travail réalisé par l'une est directement exploitable par l'autre.

Dans notre prochaine parution, nous nous attarderons sur les aspects de budget et de management reporting. Quels sont les points essentiels à mettre en place afin d'optimiser ces deux piliers de la finance d'entreprise ?