Qu'est-ce qu'un logiciel de planification et d'analyse financière ?

Par Sigma Conso, a Prophix Company

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Ce dont nous allons parler dans cet article :

  • Les logiciels de planification et d'analyse financières (FP&A) libèrent du temps en automatisant les tâches de routine et la collecte de données.
  • Ils réduisent le risque d'erreurs coûteuses lié à l’utilisation de feuilles de calcul et fournit une piste d'audit claire.
  • Les progiciels standard doivent inclure des outils de planification et d'analyse financières tels que l'analyse financière, la modélisation, la visualisation des données, la génération de rapports et l'intégration de données provenant d'autres plateformes.
  • Chaque entreprise a des besoins différents. Il est important de bien réfléchir à vos besoins spécifiques lors de la sélection du logiciel.
  • Les logiciels de FP&A permettent à vos contrôleurs de gestion et analystes FP&A de prendre des décisions basées sur des données et de réfléchir de manière stratégique pour relever les défis à venir.


Dans un contexte économique mondial imprévisible, il est essentiel de disposer d'un logiciel de planification et d'analyse financière (FP&A) adapté pour faire face à tout ce qui nous attend.

Utiliser un logiciel évite les erreurs liées à l’utilisation de feuilles de calcul, telles que la saisie manuelle des données et les erreurs dans les formules. Il permet de stocker toutes les données - financières et non financières - en un seul endroit, de les analyser, de les traiter, de les partager et de les visualiser.

Cela signifie que vos équipes FP&A passeront moins de temps sur les tâches courantes de collecte des données, de reporting financier récurrent telles que les prévisions mensuelles de trésorerie. Une étude de Ventana Research a révélé que 77 % des processus de planification au sein d'une organisation dépendent de données provenant de départements autres que le département finance.

Cependant, outre l'automatisation des tâches de routine et de la collecte des données, les logiciels de FP&A permettent également aux analystes d'avoir une vision plus large, et d’aider ainsi les entreprises à atteindre leurs objectifs stratégiques.

Un logiciel d’élaboration budgétaire, de planification apporte aux équipes FP&A ,et aux directeurs financiers les outils dont ils ont besoin pour exploiter les données financières, les données historiques, les résultats et les chiffres : identifier les modèles et faire ressortir des tendances, planifier des scénarios défavorables, anticiper les défis et les menaces, et identifier de nouvelles opportunités.

Vous souhaitez en savoir plus sur les logiciels de planification et d'analyse financières (FP&A) ? Contactez-nous ! Notre équipe d'experts étudiera vos besoins spécifiques et vous montrera ce que notre logiciel FP&A peut faire pour vous.

Qu'est-ce qu'un logiciel de planification et d'analyse financière ?

La définition d'un logiciel de planification et d'analyse financières est très large. Il n'existe pas de solution universelle, car les entreprises ont des besoins très différents en matière de modélisation financière et de business intelligence, selon le profil des utilisateurs, la taille de l’organisation, sa structure et le secteur d’activité.
Toutefois, le terme désigne le plus souvent un logiciel SaaS (Software as a service). Ils sont basés sur un abonnement et hébergés dans le cloud, ce qui permet à votre équipe d'accéder au système quel que soit l'endroit où elle travaille. La plupart s'intègrent également aux systèmes existants tels que les ERP.

Avantages

Choisir de s'équiper avec un logiciel FP&A présente d'énormes avantages pour votre organisation.

  • C'est un système intuitif qui recueille et traite les données de manière centralisée permet de gagner du temps et d'instaurer une collaboration en temps réel beaucoup plus efficace entre les membres de l'équipe, les opérations et les services.
  • Il permet aux entreprises de faire des prévisions plus précises et de planifier une multitude de scénarios différents, en leur donnant accès à différentes natures de données dans une seule interface - par exemple, les prévisions de dépenses salariales, de ventes ou les coûts.
  • Il évite les erreurs : si les feuilles de calcul traditionnelles telles que Microsoft Excel présentent certains avantages - elles sont répandues -, elles sont également très sujettes aux erreurs. Les utilisateurs peuvent facilement faire des erreurs en saisissant et en manipulant les données et en utilisant des formules qui peuvent avoir été modifiées à leur insu. Il est difficile de suivre les modifications qui y sont apportées, et elles ne sont pas sécurisées.
  • Il fournit une piste d'audit claire, permettant aux parties prenantes de savoir exactement qui a fait quoi et quand. Ce niveau de transparence permet d’améliorer les processus.


Types de logiciels et d'outils de planification et d'analyse financières

La plupart des systèmes SaaS offrent des fonctionnalités et des caractéristiques similaires, notamment :

  • Des pistes d'audit et de validation
  • Flux de travail automatisé
  • Intégration de données provenant d'autres plateformes (comme les systèmes ERP)
  • Modélisation de scénarios
  • Visualisation des données
  • Création et partage des rapports
  • Automatisation de la collecte de données à travers l'organisation
  • Analyse des données jusqu'au niveau le plus granulaire
  • Planification avancée de scénarios

Un progiciel est susceptible d'être livré avec différents contenus parmi lesquels les utilisateurs peuvent choisir en fonction des besoins de leur entreprise - par exemple, les prévisions de trésorerie, la planification des ventes, la planification des ressources humaines, un contenu sectoriel (construction, etc.).

Pour ceux qui sont plus à l'aise avec un tableur, de nombreux progiciels proposent des interfaces inspirées du tableur. Beaucoup offrent également des tableaux de bord et la possibilité de générer des visualisations de données financières et non financières côte à côte.

Quels critères privilégier pour sélectionner un logiciel FP&A ?

Considérez attentivement les exigences particulières de votre entreprise lorsque vous choisissez votre logiciel, car faire un mauvais choix est toujours coûteux.

1. Flexibilité et mise en œuvre


Une bonne plateforme FP&A doit être suffisamment souple pour permettre à tout membre de l'équipe de l'utiliser sans l'aide d'experts techniques et avec une formation minimale. Elle doit être facile à comprendre, intuitive et conviviale. Pensez donc à effectuer des tests utilisateurs dans le cadre du processus de mise en œuvre. Réfléchissez également à la manière dont la mise en œuvre sera réalisée, au temps qu'elle prendra et à l’accompagnement qui assurera la transition la plus douce en termes d'outils, de méthodes de livraison, de migration des données et de configuration.

2. Automatisation et autres fonctionnalités


L'automatisation est une fonctionnalité essentielle pour toute entreprise désireuse de gagner du temps et de réduire le risque d'erreur. Un bon progiciel FP&A utilisera l'automatisation pour de multiples processus, notamment les tâches, les demandes, la création et l'envoi de rapports et les flux de travail - le tout avec une piste d'audit complète.

3. Intégration et collecte de données


La collecte de données est un défi considérable, qui ne fait que s'accroître : on estime que le volume total des données d'entreprise doublera, passant d'un pétaoctet en 2020 à 2,02 pétaoctets en 2022. Ces données sont extrêmement précieuses pour les entreprises, qui doivent donc s'assurer que leurs logiciels sont capables de les collecter, de les analyser et de les intégrer sur une plateforme unique, avec un accès pour toutes les parties prenantes. Cela permet également d'assurer la transparence et la précision.

4. Reporting


Un bon système devrait rendre le processus de reporting beaucoup plus simple et plus efficace en termes de collecte et d'analyse des données. Et il permet également une communication et un partage d'informations beaucoup plus efficaces, en permettant aux équipes de FP&A de partager leurs rapports et analyses via des tableaux de bord, et d'approfondir leur analyse en redescendant dans les données.

5. Des données en temps réel


Il est essentiel de réagir rapidement. Les logiciels FP&A exploitent la puissance des données en temps réel, permettant aux responsables de suivre exactement ce qui se passe sur le terrain et de réagir en conséquence.

6. Évolutivité


Lorsqu'elles recherchent un système FP&A, les entreprises doivent tenir compte de leurs projets de développement. Assurez-vous que la plate-forme dispose des capacités et des outils nécessaires pour se développer et s'adapter à l’évolution des activités de l'entreprise.

7. Sécurité


Les fuites de données sont extrêmement préjudiciables à la réputation et à la valeur d'une entreprise. Même si un logiciel FP&A sera toujours plus sûr que l'envoi de fichiers Excel par e-mail, recherchez un système sécurisé et qui permet de contrôler étroitement l'accès des utilisateurs.

Transformer votre processus FP&A

L'information financière est le nerf de la guerre pour votre entreprise. Elle est au cœur de toutes les activités de l'entreprise. Trop souvent, cependant, le processus de collecte et d'analyse de ces informations vitales est inefficace.

Les membres compétents et expérimentés de l'équipe FP&A passent leur temps à chercher des réponses à des questions ou à vérifier trois fois des feuilles de calcul pleines d'erreurs. Les informations envoyées par courrier électronique peuvent se perdre ou faire l'objet de fuites. Le retard causé par le manque de données en temps réel ou d'un logiciel de planification financière efficace signifie que les directeurs financiers et les responsables financiers ne peuvent pas prendre les bonnes décisions stratégiques au bon moment.

Un bon logiciel de planification financière et d'analyse ne se contente pas d'aplanir ces difficultés, il peut aussi faire une différence dans les résultats de l'entreprise. Il automatise la collecte et l'analyse des données, ce qui permet à l'équipe Finance de se consacrer à une réflexion plus stratégique.

En réduisant le risque d'erreurs coûteuses dans les feuilles de calcul et en permettant un partage rapide et facile des données, les solutions logicielles FP&A permettent aux équipes financières et aux professionnels du FP&A de planifier l'avenir et de prendre des décisions fondées sur des données. Cela profitera à la stratégie et, par ricochet, à l'ensemble de l'organisation.

Vous souhaitez en savoir plus sur les logiciels de planification et d'analyse financières (FP&A) ? Contactez-nous dès aujourd'hui ! Notre équipe d'experts se fera un plaisir de discuter de vos besoins spécifiques et de ce que notre logiciel FP&A peut faire pour vous.