Comment optimiser votre processus de rapprochement des intercos ? (compte-rendu de l’atelier Financium de décembre 2013)

Comment optimiser votre processus de rapprochement des intercos ?

(compte-rendu de l’atelier Financium de décembre 2013)

Sigma Conso a organisé un atelier à l’occasion du Financium 2013 en décembre dernier, sur les bonnes pratiques de grands groupes en France en ce qui concerne le rapprochement des intercos.

Il nous a semblé utile de mettre en place cet atelier car nous avons l’impression que dans bon nombre de grands groupes encore aujourd’hui, le rapprochement des intercos est :

  • Une tâche qui incombe très souvent aux équipes « consolidation », alors que ces équipes n’ont qu’une vision limitée de la situation. En effet, il s’agit de rapprocher des opérations qui ont eu lieu au niveau des entités locales et de la comptabilité sociale de celles-ci,
  • Un processus mobilisateur de ressources : il faut dédier une ou plusieurs personnes durant  un certain nombre de jours pour réaliser la collecte des données à rapprocher, et pour résoudre les litiges,
  • Un processus chronophage, qu’il est tentant de « bâcler » lorsque l’échéance imposée pour la clôture des comptes approche : recours à des passages en force, alignement sur le vendeur … afin d’aller vite et respecter les délais de clôture,
  • Un processus qui est peu facile à auditer.

L’atelier a réuni :

  • Monsieur Yves Lansoy, ancien directeur de la comptabilité et de la consolidation pour un grand groupe français. Il anime le panel.
  • Madame Catherine Le Clainche, consultante spécialisée dans l’assistance et le conseil aux fonctions Finance. Elle nous fait partager les pratiques qu’elle rencontre.
  • Monsieur Laurent Lenne, Directeur de la consolidation, des comptabilités holdings et des systèmes financiers groupe du Groupe Auchan, où l’aspect intercos a été entièrement revu avec des résultats spectaculaires au cours de ces dernières années
  • Et Monsieur Clément Daviron, Responsable des Services chez Sigma Conso France, qui aide de nombreux groupes en France à optimiser leur processus de rapprochement des intercos.

 

Yves Lansoy, modérateur : Tout d’abord, je voudrais souligner que, si l’obligation de rapprocher les intercos est abordée brièvement dans le règlement CRC 99.02 ou par les normes IFRS, les modalités pratiques n’y sont pas traitées. Il appartient donc aux groupes de mettre en œuvre le meilleur processus qui soit, en vue d’éliminer les intercos du bilan et du compte de résultat, étape préalable au processus de consolidation. Par ailleurs, les groupes sont conscients qu’il vaut mieux  ne pas recourir aux arbitrages en phase de consolidation. Mais l’échéance de clôture approchant, trop souvent encore, ce genre de facilité est utilisé. La responsabilité du CFO est engagée dans la production des données financières. Est-il sûr de la véracité, de la fiabilité des chiffres publiés sur son groupe ?

Où en sont les grands groupes en France actuellement ? Monsieur Lenne, pouvez-vous nous dire comment fonctionne le groupe Auchan en ce qui concerne la réconciliation des intercos ?

Laurent Lenne : Chez Auchan, nous avons revu entièrement la procédure voici deux ans. La procédure interco est du ressort de la Direction financière du Groupe et elle doit être strictement appliquée par les comptables locaux. Ces derniers sont désormais directement impliqués dans le processus de réconciliation et de gestion des litiges, sans intervention du Groupe.

Clément Daviron : Ce que nous constatons souvent chez nos futurs clients, ce sont des échanges de fichier Excel. Le responsable consolidation qui est en copie de tous les échanges, se retrouve vite submergé. Pour simplifier et sécuriser le processus, nous proposons la mise en place d’une base centralisée et d’une application collaborative, utilisée par les comptables pour le règlement des litiges.

Certains groupes que nous rencontrons sont déjà équipés de systèmes de réconciliation intercos, mais nous constatons d’autres limites : lorsque des écarts apparaissent, les partenaires ont tendance à s’aligner, sans retour de la comptabilité.

 

YL : Madame Le Clainche, qu’observez-vous au niveau des groupes avec lesquels vous travaillez ? A quel rythme les groupes rapprochent-ils les intercos ?

Catherine Le Clainche : Ce que j’observe le plus souvent, c’est un rapprochement des intercos à chaque arrêté. Sur le budget et le forecast, le rapprochement sera fait à la même fréquence qu’au réel, mais les seuils de rapprochement sont plus élevés. Quant à la gestion des écarts, les écarts très significatifs sont analysés. En cas de litige, il y a une propension à faire remonter le problème au niveau supérieur. L’arbitrage ultime se fait au niveau de la consolidation groupe. Mais ce n’est pas un processus vertueux, car il ne conduit pas à fiabiliser la donnée à la base.

 

YL : Monsieur Lenne, comment anticipez-vous les problèmes intercos dans votre groupe ?

LL : Les équipes travaillent tous les trimestres sur une réconciliation complète. Avant l’arrêté annuel, fin novembre, une réconciliation à blanc est effectuée sur le flux de marchandise. Les entités disposent de 3 jours maximum pour effectuer les réconciliations. Les litiges éventuels et non significatifs doivent être réglés avant la consolidation trimestrielle suivante. Et le sujet est intégré au débrief de consolidation, pour voir les points à améliorer.

 

YL : Quelle est la réaction des commissaires aux comptes face aux intercos ?

CLC : Les CAC considèrent que les intercos sont un révélateur de qualité comptable. Un grand nombre d’écarts non justifiés est illustratif de la dégradation de la qualité comptable dans un groupe. Ils vont donc bien regarder comment le consolideur a justifié l’écart, comment il est documenté. Par ailleurs, les CAC sont sous pression. Les contrôles de qualité sont de plus en plus fréquents, ils sont très vigilants. Les problèmes relatifs au rapprochement des intercos ressortent souvent dans les groupes au moment où on met en place des ERPs mondiaux.

 

YL : Comment s’organiser quand, dans un groupe, le nombre de transactions s’élève à plusieurs centaines de milliers par mois ?

LL : Dans notre groupe, les intercos se chiffrent en millions de transactions sur l’année. Il est donc essentiel de donner aux CAC des outils de contrôle performants. L’outil de rapprochement des intercos que nous avons mis en place nous a réellement fait passer de l’âge de pierre au monde moderne. Actuellement, l’outil automatise les réconciliations au solde sur les comptes de gestion et les comptes de bilan. Mais l’objectif dans les mois qui viennent est d’automatiser les réconciliations à la transaction sur les comptes de bilan. L’automatisation est donc cruciale dans un groupe comme le nôtre ; on ne peut plus se permettre de recourir à des échanges de fichiers Excel. Par ailleurs, la difficulté du groupe Auchan réside dans la coexistence de systèmes d’information hétérogènes. La mise en place d’un outil dédié à la réconciliation des transactions intragroupes nous a beaucoup fait gagner en productivité au niveau du groupe et des filiales.

YL : Monsieur Daviron, pouvez-vous nous en dire plus sur la manière dont l’outil que vous proposez peut ainsi automatiser le rapprochement de grands volumes de transactions intragroupes ?

CD : Notre outil de rapprochement des intercos offre des fonctionnalités de lettrage automatique, en fonction d’un vaste choix de clés : société, compte, partenaire, facture, date de facture, en devise locale ou devise de transaction. La réconciliation à la transaction est donc facilement automatisée. Ainsi chez un autre de nos clients, c’est 98% des transactions qui sont réconciliées automatiquement. Et ce score a été atteint dès la première campagne de rapprochement qui a été réalisée. De plus, l’outil permet une piste d’audit, une traçabilité parfaite de la gestion et de la justification des écarts. Et contribue à améliorer la qualité des données en comptabilité sociale. Ainsi, en cas d’écart entre deux parties, la facture est renvoyée à la comptabilité locale, qui procède à la correction nécessaire (re-saisie en cas de faute de frappe, etc). Donc le processus, itératif, permet d’améliorer la qualité comptable au niveau des entités car il corrige la comptabilité sociale.

YL : Madame Le Clainche, est-ce que ceci permet de fiabiliser l’audit ?

CLC : On note 2 ruptures dans la piste d’audit :

  • Entre les systèmes comptables et le système de consolidation
  • Entre le module de rapprochement et le système de consolidation

Cependant, je dirais que les intercos ne sont pas chez les groupes un sujet qui empêche de dormir, au motif que ça aurait un impact sur la qualité des chiffres. Ceci dit, la mise en place de l’outil de rapprochement permet de rendre le processus plus léger et de renforcer la qualité comptable.

LL : Oui, c’est vrai, avant que nous ne mettions en place notre nouveau processus, ni nos auditeurs, ni notre direction ne nous reprochaient une éventuelle opacité liée à la gestion des intercos. Cependant, je dois dire ici que depuis que nous utilisons un outil performant pour rapprocher les intercos, nos auditeurs ont souligné que leur travail de contrôle était désormais beaucoup plus efficace.

Le sujet qui nous empêchait de dormir était plutôt au niveau des ressources : outre la qualité des chiffres et leur traçabilité, ce que l’outil a aussi permis d’améliorer, c’est la productivité : avant, on avait 2 personnes à temps plein pendant 2 semaines avant chaque clôture qui organisaient la réconciliation des intercos, qui coordonnaient la résolution des litiges entre les partenaires. Maintenant, les intercos ne mobilisent plus qu’une personne sur 2 jours, simplement pour préparer la campagne. Ça, notre direction l’apprécie énormément.

Et en 2014, on attend une amélioration encore plus grande de la productivité : nous comptons éliminer les échanges d’emails et les coups de fil. Tout se fera via l’écran.

YL : Un des thèmes de cette édition du Financium était l’innovation. Il s’agit donc bien de processus innovants mis au service de la production des comptes : comptabilité locale, comptes consolidés. Le processus devient beaucoup plus fluide et rapide. Et permet de répondre aux enjeux de fast close.

Merci à tous pour votre contribution !

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