Digitaliser la mise en place de la norme IFRS 16, est-ce vraiment indispensable ?

Par Bruno Leblanc, EMEA Managing Director Planning, Sigma Conso

Selon l’étude de KPMG (1) parue en janvier 2019, seules 3% des sociétés dans le monde avaient terminé leur projet IFRS 16 à la date d’entrée en vigueur de cette norme.
Est-ce à dire que la norme est si simple qu’il n’y a pas d’urgence et que les groupes n’ont pas l’utilité de recourir à une solution logicielle ?
Ce que nous observons pour une partie de nos clients et plus encore pour les sociétés avec qui nous sommes en discussion, c’est la « sous-estimation » de la portée de la norme IFRS 16.
Le principe de cette norme est en effet plutôt simple : les entreprises doivent valoriser les contrats de location pour comptabiliser un actif au bilan et une dette fictive au passif, en constatant les amortissements sur l’actif au compte de résultat et la charge financière correspondant à cet emprunt.

La « sous-estimation » de l’impact de la norme est à deux niveaux :

  • pour les exercices ouverts en 2019 pour lesquels il y a une première application de la norme ;
  • et surtout pour les exercices suivants qui nécessitent un suivi fin des contrats et des événements nombreux qui peuvent affecter ces contrats

Dès lors que le projet est amorcé, les entreprises sont confrontées d’emblée à deux écueils : le recensement des contrats d’une part et la compréhension de ses derniers d’autre part.

Le recensement des contrats

Le premier écueil est peu anticipé.
Tous nos interlocuteurs s’attendent à disposer de l’intégralité des contrats sur demande, d’autant plus dans des structures centralisées.
Si cela semble simple, la réalité l’est beaucoup moins. Rares sont les groupes où un service centralise l’intégralité des contrats. Ceux-ci sont répartis dans plusieurs départements.
Le service juridique est le premier qui vient à l’esprit, viennent ensuite les achats, les directions financières, les directions informatiques ou encore les opérationnels qui peuvent disposer de contrats de location.
Les interlocuteurs sont donc multiples avec des fortunes diverses quant à la rigueur des procédures d’archivage.
C’est à cette occasion que l’on découvre des contrats pour lesquels les règles de signature ou de plafond d’autorisation n’ont pas été respectées, et dont personne n’avait connaissance jusqu’à présent.

La compréhension des contrats

Le second écueil, au-delà des aspects de procédures et d’inventaire, concerne la compréhension même des contrats :
– Quel taux retenir pour son emprunt fictif ?
– Sur quelle durée ?
– À quel taux réaliser les conversions pour les filiales étrangères ?
– Que faire des contrats de type 3, 6, 9 ?
– Que faire des options de type renouvellement ? Et ainsi de suite.
En faisant abstraction de ces premières déconvenues, et malgré la permanence des méthodes du principe général de comptabilité, vient l’épineuse et fastidieuse question du suivi des 400 à 100.000 contrats (volumétries constatées et gérées par nos clients).

Digitaliser pour des résultats rapides

La digitalisation de l’ensemble du processus de gestion des contrats de location prend donc tout son sens et apporte immédiatement ses résultats.
En effet, à très court terme, une solution digitale permet :

  • d’assurer l’exactitude des calculs à partir d’une base auditable ;
  • d’assurer un suivi au fil du temps des contrats et de la vie du contrat ;
  • d’assurer la permanence des méthodes et d’éviter les erreurs inhérentes à Excel ;
  • de bénéficier, au choix, d’une base centralisée ou décentralisée ;
  • de renforcer les contrôles sur l’ensemble des contrats ;
  • de ne pas avoir à refaire à chaque clôture l’ensemble du travail ;
  • de pouvoir réaliser des simulations ;
  • d’être certain de ne pas oublier des éléments puisque listés dans une application ;
  • de bénéficier d’une base documentaire avec l’ensemble des contrats, avenants, documents contractuels.

Dernier point et non des moindres, au-delà de la qualité de l’application logicielle, un bon accompagnement est nécessaire dans ce type de projet, et ce, pour plusieurs aspects :

  • Bénéficier d’un regard extérieur. Puisqu’il s’agit d’une nouvelle norme, cela s’avère souvent nécessaire,
  • Bénéficier des « best practices » en ayant une vision complète des pratiques des autres acteurs du marché, et
  • Ne pas perdre de temps à trouver des solutions sur des sujets déjà résolus par les pionniers (« early adopters ») de la norme.
    Enfin, les professionnels qui vont vous aider dans cette transition répondront à vos questions, permettant à votre entreprise de passer l’échéance de 2019, et d’envisager les évolutions probables de la norme de façon sereine.

(1) https://home.kpmg/in/en/home/insights/2019/01/ifrsnotes-lease-accounting-survey-ifrs-16-asc-842.html

Lire aussi :
Mise en conformité IFRS 16 : Excel est-il suffisant ?
IFRS 16 : le point de la situation à fin 2019

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