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Etude de cas Ravago

Groupe Ravago : informations clés

  • Secteur d’activité : industrie (plasturgie)
  • Société créée en 1961
  • Siège social : Belgique
  • Actif dans plus de 50 pays
  • 180 entités en consolidation statutaire et plus de 200 en reporting de gestion
  • 100 utilisateurs du logiciel, répartis dans le monde entier
  • Plus d’informations : ravago.com

Le retour sur investissement – en quelques mots

  • Une version unique de la vérité, grâce à un seul canal de remontée des informations
  • Processus décentralisé facilité
  • Une solution flexible pour les utilisateurs
  • Un seul système pour le reporting

La situation

Jusqu’à présent les équipes consolidation et contrôle de gestion utilisaient deux applications distinctes, qui employaient des taux de change différents pour la conversion des devises ainsi que des structures de groupe différentes. Ceci impliquait :

  • De nombreuses ressaisies
  • De nombreux échanges entre les deux services
  • Un risque d’erreur élevé
  • Des données difficilement réconciliables
  • Beaucoup de temps passé à justifier les informations produites

La Direction Financière était donc à la recherche d’un logiciel fiable pour mettre en place un flux unique d’informations, pour tout type de reporting consolidé, qu’il soit statutaire ou de gestion. L’amélioration de ce processus est devenue un véritable projet au sein du département finance.

La solution

Plusieurs grands éditeurs internationaux ont été consultés, dont Sigma Conso, qui a été choisi pour les raisons suivantes :

  • La fiabilité de la solution
  • Sa simplicité d’utilisation (indispensable quand il s’agit d’impliquer au maximum des entités réparties partout dans le monde qui n’ont pas forcément des équipes finance permanentes)
  • Son déploiement rapide (le logiciel est 100% web)
  • Son excellent rapport qualité / prix
  • La possibilité d’accorder plus de responsabilités aux entités pour raccourcir le temps de production des comptes

L’équipe d’experts mise à disposition par Sigma Conso a étudié les souhaits de l’équipe finance, pour pouvoir y apporter la réponse la plus adaptée. Ce projet ambitieux a nécessité une refonte complète des méthodes de travail : par exemple, le plan de comptes a été entièrement revu, toujours en vue d’harmoniser les processus entre les équipes consolidation et reporting de gestion. Le projet a été mis en route en mars 2011 pour une fin d’implémentation en août 2011. Les 100 utilisateurs du logiciel, réparti dans le monde entier, ont été formés sur le produit et le groupe était opérationnel pour la clôture en décembre 2011.

Les résultats

  • Un seul canal de remontée des informations pour une version unique de la vérité

La consolidation statutaire et de gestion du groupe est réalisée dans un seul système. Après la première clôture en 2011, la production des comptes consolidés a été réduite d’un mois par rapport à 2010. Les données sont entrées une seule fois et mises à jour en temps réel auprès des deux départements. Les équipes travaillent donc toujours avec les mêmes données, ce qui augmente la qualité des informations. En outre, les droits d’accès de tous les utilisateurs sont gérés en central, ce qui garantit la sécurité du système.

  • Processus décentralisé facilité

Les entités entrent elles-mêmes les données qui les concernent et sont responsabilisées dans le processus de reporting, aussi bien en ce qui concerne l’entrée des données mensuelles que l’enregistrement des ajustements locaux mensuels. Ceci est possible grâce à l’interface multilingue et conviviale qui permet de gagner du temps (le travail préparatoire mensuel sur tableur est bel et bien fini).

  • Une solution flexible

La flexibilité de l’application permet aux utilisateurs de créer des rapports en fonction de leurs besoins et de se concentrer sur les axes d’analyse jugés prioritaires par la direction du groupe (par exemple : le reporting du cash-flow local).

  • Un suivi facile du processus

Le tableau de bord, très visuel, permet en un clin d’œil de suivre l’évolution du travail (rouge pour des erreurs, orange pour des avertissements et vert pour correct). Comme les chiffres de budget sont rapportés aussi dans Consolidation & Reporting, l’équipe de reporting ne doit plus gérer manuellement des fichiers Excel et dispose ainsi d’une version unique de la verité.

Geert Stoops, Manager Business Planning & Analysis et Hilde Wellens, Consolidation Manager expliquent :

“L’augmentation de la qualité du travail et une plus grande responsabilité des entités sont des améliorations que nous avons déjà constatées après la première clôture. La qualité de nos analyses s’en trouve améliorée. En bref, l’équipe centrale réalise désormais un meilleur suivi des chiffres locaux et peut piloter l’activité beaucoup plus efficacement.”

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