Etude de cas: JAO

Le résultat - en quelques mots

• Le processus de réconciliation des transactions est 2 fois plus rapide (processus semi-automatisé) ;
• Les frais d’audit des comptes ont été réduits car le processus est plus fiable et plus rapide à auditer ;
• Toutes les communications sont reprises dans la plateforme pour une plus grande transparence ;
• Les auditeurs ont accès à Intercompany où ils recherchent directement les informations dont ils ont besoin ce qui libère autant de temps pour l’équipe finance de JAO ;
• Pour les gestionnaires de réseau, le processus de réconciliation est fiable et leur apporte une véritable valeur ajoutée – les écarts sont justifiés ;
• Les clients gestionnaires de réseau (TSO) ont une confiance accrue dans leur propre processus d’audit ;
• Le système garde une trace de toutes les réconciliations ;
  
• JAO apporte un service de meilleure qualité à ses clients.

Les spécificités

Dans son rôle de plateforme d’enchères et dans le cadre des services de règlement / compensation qu’il fournit, la société JAO (Capacity Allocation Service Company) doit d’une part récolter les versements et effectuer les paiements entre les market participants (les acheteurs de capacité : les distributeurs, producteurs et des institutions financières) et les «transmission system operators» (les gestionnaires de réseaux électriques).

Pour le bon fonctionnement du système, il importait de mettre en place un processus fiable et rapide qui rapproche automatiquement les transactions entre les participants.

JAO se comporte comme une société centrale et intermédiaire entre les 14 gestionnaires de réseau. A ce titre, elle se doit de réconcilier ses créances et ses dettes avec chacun de ses clients gestionnaires de réseau.

Ceci explique pourquoi CASC utilise Intercompany de façon atypique : en effet, alors que la spécificité de Intercompany est de décentraliser le processus de rapprochement des intercos, confiant celui-ci aux entités et libérant le service consolidation en central, le processus est à l’inverse fortement centralisé chez JAO. Par soucis de confidentialité des prix, les TSO ne devant pas rentrer en contact les uns avec les autres, JAO n’a pas souhaité donner un accès complet aux gestionnaires de réseau (TSO). Le rapprochement des interco se fait donc entre chaque TSO et JAO.

Ce qui primait dans le projet, ce n’était pas l’importance du volume des factures échangées (on parle ici en milliers de factures par an), mais :

• Le fait que la structure d’import soit libre : CASC ne souhaitait pas contraindre les différents intervenants à faire des développements spécifiques pour utiliser Intercompany ;
• Le fait que la prise en main du système soit intuitive : il fallait que l’adoption du système soit spontanée ;
• Le fait que la mise en place de Intercompany ait permis de structurer le processus de rapprochement ;
• Le fait que Intercompany soit compatible avec les divers systèmes de gestion utilisés par les participants ;
• Et que la plateforme garde trace de tous les échanges, pour les besoins de l’audit.

L’implémentation a duré 6 mois ; le rapprochement se fait trimestriellement et est coordonné par une personne.Avec cette plateforme, JAO apporte une meilleure qualité de service aux intervenants sur le marché : une fiabilité irréprochable des transactions, et l’audit des comptes des gestionnaires de réseau est aussi plus simple et rapide.

Il risultato

L’aspetto più importante del progetto non è stato tanto quello di ottimizzare il processo di riconciliazione intercompany da un punto di vista quantitativo dei volumi di fatture (migliaia di fatture all’anno) riconciliate, bensì il fatto che:

• la struttura dei file di import fosse completamente personalizzabile: le entità coinvolte non sono obbligate arealizzare specifici sviluppi per utilizzare Sigma Conso Intercompany;
  
• la gestione del sistema fosse intuitiva: l’adozione di Sigma Conso Intercompany è stata spontanea;
• Sigma Conso Intercompany abbia permesso di strutturare un processo di riconciliazione intercompanyottimizzato secondo le necessità della società;
• l’applicazione fosse compatibile con i differenti sistemi gestionali utilizzati dalle diverse parti;
• con Sigma Conso Intercompany, JAO sia stata in grado di tener traccia di tutte le transazioni, anche in vistadelle specifiche esigenze dell’audit.

L’implementazione di Sigma Conso Intercompany è durata 6 mesi. In JAO il processo di riconciliazione intercompany viene effettuato su base trimestrale ed è coordinato da una sola persona.

Utilizzando Sigma Conso Intercompany, JAO fornisce un miglior servizio ai molteplici gestori grazie all’affidabilità delle transazioni effettuate e ad una più semplice e veloce verifica dei conti dei diversi operatori.