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Etude de cas Umicore

Groupe Umicore : informations clés

  • Secteur d’activité : technologie des matériaux et le recyclage
  • Société du BEL 20
  • Siège social : Bruxelles
  • Présence dans 34 pays
  • 132 entités en consolidation
  • 150 utilisateurs sur Intercompany
  • Plus d’informations : www.umicore.com

Le retour sur investissement – en quelques mots

  • Fast close : gains de temps dans le processus de clôture
  • Automatisation : moins de rapprochements manuels, plus grande rapidité et fiabilité du travail
  • Augmentation de la qualité de l’information financière au niveau du groupe avec la prise en compte des dimensions analytiques
  • Augmentation de la qualité de l’information financière au niveau des entités avec le rapprochement à la transaction et au niveau des business units et business lines
  • Parfaite auditabilité : un lien direct existe entre Intercompany et l’outil de consolidation

La situation

  • Le groupe Umicore a fréquemment recours à la croissance externe et possède déjà 132 entités en consolidation, ce qui résulte en :
  • Une augmentation constante du nombre des transactions intercos (fin 2013 il y avait 185.000 lignes de transactions intercos au bilan et au compte de résultat)
  • Une grande variété au niveau des systèmes comptables (SAP, systèmes comptables locaux …)
  • Des cultures différentes, des schémas comptables variés … à cause de l’internationalisation du groupe

Le groupe Umicore utilisait un premier logiciel dédié à la réconciliation des intercos depuis 2005. Ce logiciel ne permettait pas de répondre aux exigences du reporting interne et externe. En 2013, la Direction Financière d’Umicore était à la recherche d’un logiciel fiable, fourni par un expert du métier, pouvant évoluer avec le groupe.

La solution

En 2013, le groupe a lancé un appel d’offre auprès des principaux éditeurs du marché et a choisi pour Intercompany de Sigma Conso. Le logiciel répond parfait aux besoins du groupe :

  • Gérer la notion de business unit et de business line
  • Réconcilier les intercos au niveau de la transaction
  • Générer des rapports d’activité détaillés
  • Faire des rapprochements automatiques et semi-automatiques
  • S’adapter en fonction des besoins du groupe
  • Etre facile à implémenter et à utiliser

Les résultats

  • Fast Close

Depuis la mise en œuvre de Intercompany début 2014, le groupe Umicore possède l’outil parfait pour un processus de réconciliation des intercos optimal, et, partant de là, un processus de clôture optimisé, tant au niveau du groupe qu’au niveau des entités. Les chiffres des entités sont importés dans Intercompany tous les mois, ainsi la charge de travail est moindre lors des clôtures semestrielles. Le gain de temps est réel : après la première période, l’équipe consolidation avait gagné 2 jours dans le processus de clôture des comptes.

  • Automatisation du processus

La responsabilité du rapprochement des intragroupes est descendue au niveau des correspondants dans les entités. En outre, la mise en place de seuils de matérialité au niveau de la règle interco et au niveau de la transaction a permis de réduire la part du rapprochement manuel et donc d’augmenter la part des rapprochements automatiques, ce qui se traduit en gains de temps et de ressources, pour une plus grande fiabilité

  • Augmentation de la qualité de l’information financière au niveau du groupe

L’application permet de faire le rapprochement au niveau des dimensions analytiques dans l’application. Umicore peut ainsi rapidement faire ressortir des chiffres d’affaires consolidés par business unit et business line, nets de l’impact interco. Avant, l’équipe consolidation devait réallouer manuellement les intercos dans les bonnes BU et BL dans le logiciel de reporting.

  • Augmentation de la qualité de l’information financière au niveau des entités

Le rapprochement à la transaction et le rapprochement au niveau des BU/BL a contribué à faire ressortir des dysfonctionnements locaux (non reprise des clés de répartition, alignement artificiel sur le vendeur même en l’absence de rapprochement – par exemple en cas de marchandises en transit). Un autre avantage de la réconciliation au niveau de la transaction est la possibilité de réconcilier les informations relatives au compte de résultats depuis le début de l’exercice (en YTD) avec les données interco. Avec le logiciel utilisé précédemment, l’équipe consolidation chargeait les balances en year-to-date et les transactions (factures du mois) dans le logiciel et avait beaucoup de difficultés à réconcilier les deux. Beaucoup de temps était perdu à comprendre d’où venaient les différences.

  • Parfaite auditabilité

Les données en provenance de Intercompany sont automatiquement envoyées dans l’outil de consolidation. Ceci permet une parfaite auditabilité.

Mélanie Servais, Senior Consolidation Manager chez Umicore explique :

“Ce que j’apprécie avec Sigma Conso, c’est que je suis en contact avec l’équipe de développement. Le dialogue avec l’éditeur est donc réel et nous avons le sentiment d’être parfaitement entendus : nos suggestions sont prises en compte. Un exemple concret de ceci est l’ajout des dimensions analytiques. De plus, l’implémentation du logiciel nous a apporté une meilleure efficacité des processus et une meilleure qualité de l’information.”

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