La situation
Le groupe Umicore a fréquemment recours à la croissance externe et possède déjà 132 entités en consolidation, ce qui résulte en :
- Une augmentation constante du nombre des transactions intercos (fin 2013 il y avait 185.000 lignes de transactions intercos au bilan et au compte de résultat)
- Une grande variété au niveau des systèmes comptables (SAP, systèmes comptables locaux …)
- Des cultures différentes, des schémas comptables variés … à cause de l’internationalisation du groupe
Le groupe Umicore utilisait un premier logiciel dédié à la réconciliation des intercos depuis 2005. Ce logiciel ne permettait pas de répondre aux exigences du reporting interne et externe. En 2013, la Direction Financière d’Umicore était à la recherche d’un logiciel fiable, fourni par un expert du métier, pouvant évoluer avec le groupe.
Les résultats
Depuis la mise en œuvre de Intercompany début 2014, le groupe Umicore possède l’outil parfait pour un processus de réconciliation des intercos optimal, et, partant de là, un processus de clôture optimisé, tant au niveau du groupe qu’au niveau des entités. Les chiffres des entités sont importés dans Intercompany tous les mois, ainsi la charge de travail est moindre lors des clôtures semestrielles. Le gain de temps est réel : après la première période, l’équipe consolidation avait gagné 2 jours dans le processus de clôture des comptes.
- Automatisation du processus
La responsabilité du rapprochement des intragroupes est descendue au niveau des correspondants dans les entités. En outre, la mise en place de seuils de matérialité au niveau de la règle interco et au niveau de la transaction a permis de réduire la part du rapprochement manuel et donc d’augmenter la part des rapprochements automatiques, ce qui se traduit en gains de temps et de ressources, pour une plus grande fiabilité.
- Augmentation de la qualité de l’information financière au niveau du groupe
L’application permet de faire le rapprochement au niveau des dimensions analytiques dans l’application. Umicore peut ainsi rapidement faire ressortir des chiffres d’affaires consolidés par business unit et business line, nets de l’impact interco. Avant, l’équipe consolidation devait réallouer manuellement les intercos dans les bonnes BU et BL dans le logiciel de reporting.
- Augmentation de la qualité de l’information financière au niveau des entités
Le rapprochement à la transaction et le rapprochement au niveau des BU/BL a contribué à faire ressortir des dysfonctionnements locaux (non reprise des clés de répartition, alignement artificiel sur le vendeur même en l’absence de rapprochement – par exemple en cas de marchandises en transit). Un autre avantage de la réconciliation au niveau de la transaction est la possibilité de réconcilier les informations relatives au compte de résultats depuis le début de l’exercice (en YTD) avec les données interco. Avec le logiciel utilisé précédemment, l’équipe consolidation chargeait les balances en year-to-date et les transactions (factures du mois) dans le logiciel et avait beaucoup de difficultés à réconcilier les deux. Beaucoup de temps était perdu à comprendre d’où venaient les différences.
Les données en provenance de Intercompany sont automatiquement envoyées dans l’outil de consolidation. Ceci permet une parfaite auditabilité.