Fast Close : Avez-vous pensé au levier de la réconciliation des intra-groupes à la facture ?

Accélérez votre clôture avec Sigma Conso Intercompany.

La réduction des délais de clôture est un thème récurrent des organisations, principalement des Directions Financières, qui ont de plus en plus de pression pour faire mieux, plus vite avec moins de moyens.

Réduire le délai de clôture passe par des changements profonds dans la manière de travailler, notamment avec l’automatisation du rapprochement des comptes intra-groupes.

En automatisant et en sécurisant la réconciliation des comptes interco, vous pouvez gagner plusieurs semaines lors de la clôture annuelle.

En réconciliant ces comptes à la transaction, vous améliorez également la qualité des comptabilités locales, les intra-groupes pouvant, en effet, être révélateurs de la qualité des comptabilités.

Cet article est le fruit de l’expérience des experts de Sigma Conso en la matière. Nous vous proposons un tour des bonnes pratiques sur le sujet. Il vous permettra de découvrir comment automatiser facilement cette tâche, à faible valeur ajoutée, au sein de votre Groupe.

 

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Sommaire :

  1. Le Fast Close : définition et avantages
  2. Problématique des intra-groupes : une approche unique et efficace
  3. Les facteurs à prendre en compte pour faire un rapprochement à la facture des comptes inter compagnie.
  4. Rapprochement intragroupe : les meilleures pratiques
  5. En conclusion …

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1. Le Fast Close : définition et avantages

Qu’est-ce que le fast close ?

Pour commencer, définissons ce que nous entendons par Fast Close et listons les raisons qui conduisent à vouloir réduire les délais de publication des comptes consolidés.

Le Fast Close, c’est un ensemble de procédures visant à obtenir une réduction des délais de clôture des comptes, notamment des comptes consolidés. Le fast close concerne habituellement les clôtures semestrielles ou annuelles. Mais le fast close peut aussi s’appliquer à une clôture mensuelle ainsi qu’au reporting de gestion consolidé.

Pourquoi mettre en place un fast close ? Les avantages …

4 raisons principales conduisent à vouloir mettre en place un fast close :

  1. Réduire les délais de clôture permet de publier votre communication financière avant vos concurrents.
    C’est un défi des directions financières. Annoncer ses indicateurs (tels que le chiffre d’affaires, les parts de marché, la croissance, etc.) avant ses concurrents permet de mettre en valeur son poids sur le marché. C’est signe d’une meilleure performance que ses concurrents, cela donne une image d’efficacité, etc.
  2. Obligation légale : mettre en place le fast close permet de tenir les délais de publication des comptes consolidés avec une meilleure qualité de l’information.
    Des groupes sont venus vers nous pour cette raison : ils s’étaient trouvés dans l’obligation de « bâcler » le traitement des comptes intragroupes pour pouvoir faire la clôture du groupe dans les temps.
  3. Obligation vis-à-vis de vos actionnaires – c’est le cas pour les sociétés non cotées, détenues par des fonds d’investissement.
  4. Améliorer l’organisation de la fonction finance, avec une réingénierie des flux d’informations dans l’ensemble du groupe.

Clôture annuelle avec vs. sans fast close

Clôture annuelle type

Calendrier clôture type

Calendrier clôture type

Voici le schéma d’une clôture annuelle type (clôture annuelle pour un exercice clos au 31 décembre) :

  • Les deux premiers mois sont consacrés à la clôture comptable.
  • Vient ensuite le processus de consolidation, lors duquel deux mois peuvent être consacrés aux rapprochements intragroupes.
  • Le mois de mai est réservé à la communication financière, à la finalisation de la consolidation, au passage des écritures par les commissaires aux comptes.
  • Nous arrivons alors en juin pour la publication des comptes.
  • L’arrêté semestriel s’enchaîne tout de suite après.

Voici pour le processus traditionnel.

Comment mettre en place le fast close ?

Cela passe par une réorganisation des flux d’information (et pas seulement des intragroupes) et une analyse des processus.

Fast close

Calendrier clôture Fast Close

Calendrier clôture Fast Close

Dans le tableau « Fast Close », le rapprochement des intragroupes intervient quasiment en temps réel, lors des clôtures comptables, ce qui permet de corriger les comptabilités, cela devient un processus de pré-clôture.

L’avantage avec cette organisation, c’est qu’en corrigeant en amont les comptabilités, vous fournissez à la consolidation des liasses comptables de bien meilleure qualité. Avec pour conséquence que le délai nécessaire à la consolidation s’en trouve fortement réduit, ce qui vous permet d’avancer votre communication financière et la publication de vos comptes.

Cette organisation vous permet de dégager plus de temps pour faire des analyses des chiffres, préparer la clôture semestrielle et anticiper la communication financière sur le semestriel, si par exemple, vous constatez des dérapages par rapport au budget.

En résumé, nous pouvons dire que le fast close est un projet concernant à la fois les systèmes et l’organisation du travail, et porte sur la consolidation légale autant que sur le reporting de gestion mensuel.

Lorsqu’on souhaite mettre en place le fast close, on se rend compte qu’un des points critiques est le rapprochement des intragroupes.

Celui-ci est toujours chronophage et peut réellement générer des goulets d’étranglement dans le processus de clôture au niveau du groupe. Une meilleure gestion de la réconciliation des comptes intra-groupe aura donc un impact rapide sur la réduction des délais de clôture.

2. Problématique des intra-groupes : une approche unique et efficace

Le processus de réconciliation des opérations intra-groupes est considéré par les directions financières comme l’un des trois premiers facteurs retardant la production des comptes consolidés.

L’optimisation de ce processus doit permettre de gagner :

  • en productivité
  • en fiabilité
  • et aussi en traçabilité.

Car bien souvent, les intragroupes peuvent cacher des problèmes de comptabilité : mauvais cut-off, mauvaise imputation sur le mauvais partenaire, erreur dans les montants, etc.

Chez Sigma Conso, nous considérons que la réconciliation des intercos est une étape du processus de clôture comptable (et pas uniquement une étape du processus de consolidation).

Un lettrage à la facture

En vous permettant de faire un rapprochement intra-groupe à la facture, Sigma Conso Intercompany effectue un lettrage automatique des factures.

Le logiciel se base sur les exports de toutes les factures intra-groupes enregistrées dans vos ERP et systèmes comptables.

Cela vous permet :

  • d’identifier les différences,
  • de les corriger (imputation sur un mauvais partenaire, erreur de montant, erreur de période, par exemple)
  • ou de justifier les écarts : écart de change, écart de TVA (activité banque / assurance sans TVA, activités industrielles avec TVA)

Un processus décentralisé et collaboratif

Nous vous permettons facilement d’évoluer d’un processus centralisé (où le rapprochement est réalisé par l’équipe consolidation de la maison-mère) vers un processus décentralisé et collaboratif responsabilisant les entités pour une meilleure performance.

Avec le processus centralisé, la maison-mère collecte toutes les informations et doit réconcilier les intercos sur la base d’informations disparates reçues dans des formats variés et doit revenir vers les entités pour avoir les informations manquantes, non réconciliables, présentant des erreurs, etc. ce qui est chronophage et peu efficace, du fait de l’absence des principales parties prenantes : les filiales.

Notre approche au contraire place la maison-mère au même niveau que les entités : les flux avec la maison-mère sont traités par la maison-mère et ses partenaires et les flux entre entités sont traités par les entités elles-mêmes.

Cette approche est beaucoup plus efficace car de cette manière les entités peuvent directement corriger leur comptabilité si besoin et le rapprochement des intragroupes n’a pas l’effet de goulot d’étranglement sur la production des comptes consolidés.

Au niveau de la consolidation, vous avez souvent ce niveau d’information :

Premier cas : soldes en devise de transaction :

– Société A / Chiffre d’affaires / Société B      70 USD     60 €
– Société A / Charges / Société B      40 € 40€

Deuxième cas : soldes à la transaction en devise de transaction :

– Société A / Chiffre d’affaires / Société B    
Facture n° 1          Date 1      50 USD     42 €
Facture n° 2          Date 2      20 USD 18 €
Facture n° 3          Date 3      40 €     40 €

 

Dans le premier cas :

Nous avons les deux sociétés, « A » et « B » et des indicateurs (ici le chiffre d’affaires et des charges) qui sont déclarés en devise locale, en devise de transaction et sont convertis en devise de consolidation.

Si vous effectuez le rapprochement sans écart en devise de transaction et qu’en convertissant en devise de consolidation, un écart apparait, alors il peut s’agir d’un écart de conversion, mais sa détermination ne peut alors que se faire en masse. Mais en restant au niveau des grandes masses comptables (comme Chiffre d’Affaires et Charges) des compensations peuvent se cacher dans la déclaration intra groupes. Un écart non significatif de 100€ peut dissimuler plusieurs factures non réconciliables mais qui ont été rapprochées malgré tout par les équipes locales.

Dans le deuxième cas :

Les intra-groupes sont rapprochés à la transaction (en devises de transaction) : vous avez un numéro de la facture, sa date et son montant en devise locale et un montant en devise de transaction.

Le détail est identifié facture par facture, date de facture par date de facture.

En réconciliant de cette façon, vous n’avez plus l’effet de compensation (voir exemple précédent) et vous avez le détail de l’ensemble des transactions. Si vous voyez qu’il y a beaucoup plus de transactions chez une contrepartie que chez l’autre pour des montants différents, c’est signe qu’il y a un problème chez l’une des contreparties. Ce qui peut être le reflet de sa comptabilité.

3. Les facteurs à prendre en compte pour faire un rapprochement à la facture des comptes inter compagnie.

Le rapprochement des intragroupes est traditionnellement un processus :

  • chronophage : la maison-mère passe beaucoup de temps à collecter les informations, à effectuer les rapprochement et à récupérer l’information auprès des filiales pour régler le sort des comptes qui n’ont pas pu être rapprochés, ainsi qu’à communiquer de façon unilatérale avec l’ensemble de l’organisation.
  • à faible valeur ajoutée : C’est une étape indispensable mais qui a en fin de compte peu d’impact sur le compte de résultat et les profits des comptes consolidés.
  • difficilement exhaustif lorsque manuel : avec un process manuel, on arrive à réconcilier en moyenne 60% des transactions. Après la mise en place de notre application Sigma Conso Intercompany, nos clients arrivent à 95% de rapprochement automatique tous les mois.
  • nécessitant de considérer les flux réconciliables et non réconciliables. En automatisant le processus de rapprochement, vous ne vous concentrer plus que sur ce qui n’est pas réconcilié.

Le processus de rapprochement exige :

  • d’obtenir l’information, ce qui n’est pas toujours facile car les systèmes amont ne disposent pas de tous les détails (le partenaire, les intragroupes ne sont pas forcément bien identifiés, le bon numéro de facture, etc.) et de disposer de cette information dans les délais.
  • Avec l’aide de l’ensemble des parties prenantes : il faut que tous les partenaires soient disponibles en même temps pour apporter les informations requises au même moment.
  • Il vous faut alors réconcilier l’information, trouver l’origine des écarts et enfin, corriger vos comptabilités avant de réaliser vos travaux de consolidation.

On voit que le calendrier est serré, et que tout élément permettant de rationnaliser et de raccourcir les délais de clôture est le bienvenu.

4. Rapprochement intragroupe : les meilleures pratiques

Pour faire un rapprochement des transactions inter compagnie à la facture efficace, nous vous conseillons de mettre en œuvre quelques bonnes pratiques.

Gestion des conversions

Les groupes français ayant des opérations hors zone euro sont confrontés à ce sujet.

Le souci qui se présente à l’ensemble de ces groupes, est de savoir comment remonter la bonne information et dans quelle devise réconcilier les transactions. Si les rapprochements se font dans la devise de consolidation, et qu’il n’y a pas d’écart, le rapprochement est automatique. Si toutefois il y a des écarts, ceux-ci peuvent provenir des taux de conversion. Si une des parties convertit à la date du jour de l’opération et l’autre partie convertit en fin de mois, ce décalage peut être source d’écart.

Afin d’éviter les écarts ou une mauvaise analyse des écarts, la devise de transaction est nécessaire :

Exemple : société française avec une société anglaise et des flux intragroupes en USD :

  • Réconciliation en USD
  • Si montant USD de la société française avec montant USD société NA : il y a égalité, donc pas d’écart intragroupe, mais écart de change uniquement, si les montants sont différents en devise de consolidation.

Les interfaces

Les interfaces sont un point essentiel quand on veut automatiser les processus.

Pour mettre en place les interfaces, il faut :

  • Demander l’ouverture des systèmes en amont (ERP) à vos équipes informatiques
  • S’appuyer sur le protocole OData (notamment pour des applications en mode cloud) pour échanger des flux d’informations entre les systèmes cloud entre eux et entre les systèmes cloud et les systèmes on-premise.
  • Une bonne comptabilisation dans les systèmes amont, avec les numéros de facture, l’identification du partenaire, la date de facture, etc. pour permettre le rapprochement automatique
  • Mener un travail d’harmonisation. Cela est d’autant plus vrai dans les grands groupes avec une structure complexe, ayant des systèmes informatiques hétéroclites (suite à des acquisitions multiples) et des plans de compte différents.
  • Dans les cas extrêmes : créer un entrepôt de données pour retraiter les intragroupes avant le processus de rapprochement.

Système progressif

L’automatisation ne permet pas d’obtenir 100% de réconciliation dès la première fois. Plusieurs passes sont nécessaires. Cela demande l’implication de l’ensemble des intervenants en central et au niveau local, qui sont au plus près de la comptabilité.

  • Prévoir une approche progressive avec montée en puissance : pallier par pallier, pays par pays
  • Former l’ensemble des acteurs notamment locaux
  • Organiser un accompagnement des correspondants locaux
  • Mettre en place des procédures intragroupes (notamment seuils de tolérance, etc.), et les mettre à jour
  • Définir des règles de résolution des écarts (comme la règle du vendeur)

La fréquence

La fréquence peut jouer. Une clôture annuelle ou semestrielle génère beaucoup de flux. Le travail est alors d’autant plus compliqué qu’il demande de revenir sur des opérations remontant à près d’un an – très difficile de se souvenir de ce qu’il s’est passé. Cela représente beaucoup de travail et d’efforts et ça ne permet pas de corriger les erreurs.

Faire un rapprochement avec le reporting mensuel ou la consolidation mensuelle est beaucoup plus utile : il y a moins d’informations à traiter, les informations sont plus fraîches et plus faciles à retrouver (conflit commercial, pas de réception chez le partenaire …). On peut trouver un mode de comptabilisation en consolidation et s’assurer le mois d’après que ça a été pris en compte.

Cas particulier des cut-off

Lors des travaux de fin d’année, il est possible que vous n’ayez pas toutes les factures au moment de la clôture. Vous allez être obligé de passer des provisions intragroupes. Le système doit pouvoir permettre de rapprocher des pièces autres que des factures.

Au niveau des rapprochements, cela peut poser des soucis de réconciliation entre comptes de bilan et comptes de résultat.

Il est nécessaire de créer des règles de rapprochement qui comprennent des éléments du bilan et du compte de résultat.

5. En conclusion …

La réconciliation des comptes intragroupes est un processus facile à automatiser, avec un retour sur investissement rapide :

  • Diminution de la charge de travail pour l’ensemble des intervenants
  • Décentralisation du processus, travail collaboratif
  • Renforcement des procédures internes pour plus d’efficacité
  • Des comptabilités plus justes
  • Et donc un package de consolidation plus exact, une consolidation plus rapide et plus fiable

La technologie existe :

  • Le cloud : pour une mise en œuvre rapide.
  • Application full web : ne nécessitant aucune installation physique sur les postes locaux et ni d’add-in à installer. Le déploiement dans les entités est rapide.
  • Le protocole OData : il permet l’échange de données entre applications cloud et avec les applications on-premise.
  • Business intelligence : elle permet de la visualisation des données à tous les niveaux (visualisation du statut du process, des actions à faire, le résultat de ces actions)
  • Les fonctionnalités de chat et d’emailing permettent d’échanger rapidement des informations avec les partenaires pour un processus plus rapide et efficace

Cela permet d’avoir une meilleure information intragroupe disponible en temps réel et décentralisée pour des rapprochements plus exhaustifs, moins chronophages et permettant de refléter des comptabilités plus justes.

Mettre en place une automatisation du rapprochement des intercos à la facture est un atout incontestable dans un projet de fast close.

 

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👉 Rapprochement des intercos : un logiciel pour le lettrage, oui, mais surtout un processus !

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Le rapprochement des transactions intragroupes

Réduire le délai de clôture passe par des changements profonds dans la manière de travailler, dont l’automatisation du rapprochement des comptes intra-groupes.

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