Comment fiabiliser la collecte et le traitement des données pour un reporting consolidé fiable et rapide

Comment fiabiliser la collecte et le traitement des données pour un reporting consolidé fiable et rapide ?

En tant qu’éditeur de logiciels dans le domaine de la gestion de la performance financière, Sigma Conso tente de répondre le plus efficacement possible aux défis récurrents rencontrés par les Directions Financières des groupes. Au niveau de la consolidation, nous constatons souvent que :

  • La collecte des données reste un processus chronophage et source d’erreurs,
  • La qualité des données n’est pas parfaite,
  • Les échéances ne sont pas toujours respectées.

Cette situation vous rappelle-t-elle quelque chose ? Utiliser un logiciel moderne de consolidation et reporting vous aidera améliorer vos processus de collecte et de traitement des données. Comment ? C’est ce que nous allons découvrir dans cet article.

 

Automatiser la collecte des données pour réduire les interventions manuelles et limiter les risques d’erreurs

Dans un groupe, la remonté des données en provenance des filiales peut prendre du temps, et ce, avant que la consolidation ait commencé. Il existe plusieurs modes possibles de collecte des données. La collecte des données manuelles via une liasse en ligne ou off-line est toujours répandue. Outre le fait que la saisie manuelle des données peut être source d’erreurs, celle-ci prend du temps.

Un autre mode répandu est l’import des données via un fichier plat (.xls or .csv). Bien que cette option laisse moins de place à l’erreur que la précédente, il arrive trop souvent que les fichiers soient retravaillés avant l’import dans le logiciel de consolidation, ce qui impacte la qualité des données. L’idéal, dans ce cas, c’est que le logiciel de consolidation permette de retraiter automatiquement le fichier généré par les systèmes comptables, avec des tables de conversion « intelligentes » (permettant l’insertion de caractères de remplacement si besoin) entre les plans de compte locaux et le plan de compte groupe, pour minimiser les interventions manuelles.

Une troisième possibilité consiste à connecter les ERPs au logiciel de consolidation via un VPN (Virtual Private Network) ou un LAN (Local Area Network). Ce lien direct établi entre plusieurs bases de données différentes est l’option la plus automatisée, qui garantit un processus fiable et rapide, et ainsi une clôture plus rapide des comptes. Les données importées peuvent être visualisées mais non manipulées.

Qu’en est-il pour les groupes utilisant des applications dans le cloud ? Un connecteur OData permet de bénéficier d’un processus automatisé. La connexion entre les différents systèmes se fait par le web, sans qu’il soit besoin de mettre en place de lien direct entre les bases données, que ce soit pour l’import ou l’export des données. Voir illustration ci-dessous.

OData_without white space

Pour conclure cette partie, l’automatisation de la collecte des données est capitale.

Des validations et des contrôles à tous les niveaux pour des données fiables

Avec des données fiables entrées dans le logiciel de consolidation, vous augmentez les chances d’avoir des informations fiables à la sortie. Reste à s’assurer que le traitement des données se déroule bien ! Vous obtiendrez alors une photographie fidèle et complète de votre groupe, vous permettant de prendre les bonnes décisions.

Pour vous aider à obtenir ces informations fiables, le logiciel de consolidation et de reporting de Sigma Conso vous propose de nombreux contrôles et validations à toutes les étapes du processus de consolidation. Ces contrôles et validations peuvent être adaptés à vos besoins spécifiques. Il faut distinguer les erreurs dans les données (informations qui ne sont pas correctes au niveau comptable) des “alertes”, qui sont des informations à vérifier puis à valider par les équipes. Ces alertes et validations doivent être personnalisées en fonction du type de reporting effectué et seront différentes, qu’il s’agisse de reporting légal ou de gestion.

Il est aussi utile de pouvoir descendre au niveau des transactions importées lors de l’étape de contrôle. Et le processus de validation doit être visible aussi bien des contributeurs que du responsable de la consolidation et des lignes directrices claires doivent avoir été déterminées pour faire en sorte que cette étape ne retarde pas la clôture.

Mettre en place une meilleure communication et un processus harmonisé pour respecter les échéances

L’automatisation de la collecte des données et un contrôle des chiffres tout au long du processus sont les prérequis d’une clôture consolidée fiable et rapide, mais il reste un dernier aspect à ne pas négliger.

Parce que le processus requiert la coordination de plusieurs intervenants, il est essentiel de mettre en place une bonne communication. Les processus eux-mêmes doivent être clarifiés, de même que les responsabilités des uns et des autres, avec les échéances pour chaque étape clé. Un processus de travail clair (workflow) est très utile. Le processus est souvent piloté par le responsable de la consolidation : il ou elle doit avoir à chaque instant une vision claire de qui a fait quoi !

Pouvoir programmer l’envoi automatique d’emails de notification depuis le logiciel de consolidation et reporting en fonction de l’avancement du projet (notifications d’approche d’échéances, envoi d’alertes, etc.) est une aide appréciable.

La collecte des données, leur traitement, le respect des échéances … sont autant de défis qui restent à relever pour de nombreux groupes. Sigma Conso propose des logiciels, des formations et des services dans le domaine de la gestion de la performance financière. Nous mettons en œuvre les technologies les plus récentes et avons mis en place un processus d’innovation continue. Cela nous permet de sortir une nouvelle version de nos applications tous les 18 mois (dernière version mise sur le marché le 1er juin 2018), avec un souci tout particulier apporté à l’ergonomie de nos applications et le développement de fonctionnalités innovantes pour répondre aux nouveaux besoins des Directions Financières.

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