IFRS 16 : point sur les meilleures pratiques pour la mise en oeuvre de la norme

Vous devez mettre en oeuvre la norme IFRS 16 ? Découvrez aussi notre application prête à l’emploi pour automatiser l’IFRS 16.

2019 est la première année de mise en œuvre de la norme IFRS 16 : celle-ci concerne la prise en compte des contrats de location dans les comptes consolidés afin de donner une information plus pertinente aux investisseurs et à l’ensemble des parties prenantes.

Pour la clôture annuelle de décembre 2019, sur la base des constatations réalisées chez nos clients ou à l’occasion de missions en cours, nous souhaitons partager avec vous les meilleures pratiques :

  • Que faut-il faire pour obtenir des évaluations pérennes ?
  • Quels sont les pièges à éviter ?

Nous vous proposons dans cet article de faire un point sur la situation à la fin d’exercice de la première application de la norme IFRS 16 pour les groupes cotés.

Nous allons commencer par faire un rappel de la norme IFRS 16 puis nous parlerons des impacts en termes de communication financière, en rappelant l’avis de l’AMF en mai dernier concernant les comptes annuels avec un accent concernant les comptes semestriels des sociétés cotées. L’AMF a particulièrement mis l’accent sur la transparence et la communication financière. Nous parlerons ensuite des limites d’un projet IFRS 16 et des écueils à éviter et nous finirons par les leçons de la mise en œuvre que nous avons vues lors des missions auprès de nos clients.

Rappel de la norme

En quoi consiste la norme IFRS 16 ?
Avant la mise en œuvre de l’IFRS 16, la norme IAS 17 s’appliquait. Contrairement à l’IFRS 16, elle se limitait aux seuls contrats de location de financement qui étaient immobilisés.

Schéma comptable
Comptabilisation avant l’IFRS 16

Un Actif Des Passifs
Valeur des paiements (actualisée) Dette de loyers
Estimation de la valeur éventuelle
de remise en état du bien
Provisions
Paiements déjà effectués
+ Coûts directs initiaux
Trésorerie

Désormais, on sort du hors-bilan tous les contrats de location quels qu’ils soient, la valeur d’usage est immobilisée comme n’importe quel bien (avec pour conséquence une dotation aux amortissements) et en contrepartie au passif on constate une dette fictive pour financer ce bien avec bien sûr des provisions, des impacts sur la trésorerie, entre les paiements déjà effectués et éventuellement une estimation des frais de remise en état. Ce schéma correspond à la comptabilité initiale qui ne concerne pas le compte de résultat. Les années suivantes, vous avez le stock de contrats, avec les nouveaux contrats en plus et ceux qui arrivent à échéance en moins, voire des amendements de contrats, qui font varier ce stock. Ce stock vit sa vie avec les amortissements, les reprises de la dette, etc…

Schéma comptable
Comptabilisation avec l’IFRS 16

Compte de résultat Bilan / Variations Tableau de flux
Charge d’amortissement Diminution des droits d’utilisation Flux de financement avec remboursement du principal, intérêts payés
Charge d’intérêts Diminution de la croissance de la dette
Loyers variables (Services et Exempt.)   Flux opérationnels
Loyers variables
(Services et Exempt.)

Cette fois ci, on constate des impacts sur le Compte de Résultat : à la fois les charges d’intérêt et les charges d’amortissement qui remplacent l’annuité due au loueur avec une diminution des droits d’utilisation et une diminution de la croissance de la dette avec des impacts sur les tableaux de flux. Bien sûr, tous les ratios (comme EBITDA, le cash-flow) se retrouvent impactés.

Trois méthodes sont possibles pour mettre en œuvre l’IFRS 16.
Fin 2018, 22% des groupes français cotés au CAC 40 déclaraient avoir mis en place une méthode de transition. Toutes les informations n’étant pas encore disponibles, ces groupes ont eu recours à des évaluations.

Air France avait réellement anticipé la norme et l’avait mise en application depuis 2 ans et avait réalisé sa communication financière sur cette base pour éviter un décalage important du fait des impacts trop importants, les contrats de location incluant la flotte d’avions.

Nexity a annoncé l’utilisation de la méthode rétrospective modifiée, en donnant les impacts sur le compte de résultat sur la base de simulations.

15% des groupes interrogés par KPMG à fin 2018 avaient choisi la méthode rétrospective complète, dont la mise en œuvre est particulièrement complexe, puisqu’il s’agit de remonter à l’origine de chaque contrat et de tout recalculer selon l’IFRS 16. C’est loin d’être évident en l’absence des pièces contractuelles d’origine.

Impacts en termes de communication financière

L’AMF a rappelé en mai dernier les enjeux liés à la mise en œuvre de l’IFRS 16 avec son fort impact sur les ratios financiers et les indicateurs des groupes cotés et donc sur leur communication financière.
Elle avait pointé 2 enjeux majeurs :

  • La comparabilité : la norme a été créée pour assurer une meilleure comparabilité, à industrie égale et poids égal de sociétés entre elles, que ce soit en France ou à l’international
  • Une plus grande transparence au niveau des indicateurs

Petit rappel historique : en juillet 2016, l’IASB (International Accounting Standards Board), en annonçant l’adoption de l’IFRS 16, souhaitait donner une vision plus transparente et objective de la situation financière des entreprises.

La gestation de la norme a duré 10 ans.

Le principe est d’abolir la distinction entre « location simple » et « location financement ». Ce changement a pour principale conséquence d’accroître votre bilan (dette financière et immobilisations) et d’augmenter vos ratios d’endettement.

On estime que la mise en œuvre de la norme a eu un impact de 0,8 à 1 point sur le ratio « Dettes / Capitaux Propres » des entreprises et jusqu’à 30% sur le ratio « Dettes / Actifs ». Et on évalue l’augmentation de l’EBITDA à 10% sur l’ensemble des groupes.

L’impact de la norme IFRS 16 sur la communication financière des groupes concernés est donc loin d’être neutre.

C’est la raison pour laquelle de nombreux groupes ont essayé d’anticiper l’impact de la norme. Malheureusement bon nombre d’entre eux n’avaient pas tous les éléments à leur disposition début 2019, ni même lors de la clôture semestrielle qui a suivi. Ce n’est que dernièrement que les groupes ont des éléments tangibles et audités.

Les bonnes pratiques pour votre communication financière

Dans votre communication financière, il est important d’isoler les impacts liés à la mise en place de l’IFRS 16, sur les évolutions des postes de dette et l’EBIT / EBITDA.

Il convient d’expliquer au moins à fin 2019 le passage de l’IAS 17 à l’IFRS16, avec les impacts. Cela demande de maintenir les deux systèmes, et même de mettre en place une transition entre les deux systèmes. Cela implique d’avoir deux fois les mêmes stocks de contrats et d’inclure les contrats supplémentaires pour IFRS 16.

Par ailleurs, le modèle comptable est complexe et les impacts en termes de communication financière ont souvent été sous-estimés par les groupes, jusqu’à tout récemment du moins.

Il faut aussi pouvoir anticiper les impacts futurs avec des projections : il faut pouvoir recalculer l’échéancier entier pour tous les contrats, afin d’avoir tous les impacts pour le prochain exercice (ou même sur les trois ou dix prochaines années si vous faites des plans stratégiques). Souvent cet aspect est mal maitrisé, en raison des impondérables (qui connait l’évolution de ses contrats aussi longtemps à l’avance ?). Il faut s’appuyer sur des systèmes prévisionnels pour mesurer l’ensemble de ces impacts. Il s’agit d’avoir tous les échéanciers, d’être capable de les classer par type d’actif et d’avoir une vision cohérente entre ce que vous avez comptabilisé en 2019 et ce que vous allez avoir dans les prochaines années. C’est important pour les projections que vous allez donner aux agences de notation et à l’ensemble des intervenants dans le processus de communication financière.

Les limites d’un projet IFRS 16

Ce que nous avons remarqué, c’est que la mise en œuvre de la norme IFRS 16 a souvent été sous-estimée et réalisée tardivement pour de nombreux groupes. Ainsi certains groupes ont cherché à simplifier la mise en œuvre en utilisant des évaluations faites par leurs auditeurs ou dans Excel avant de s’apercevoir des limites de l’exercice : l’IFRS 16 est moins comptable que ce qu’ils avaient imaginé et beaucoup plus financier. Excel a aussi ses limites, notamment dans le temps.

A l’inverse, d’autres groupes ont été tentés de profiter de la mise en œuvre de l’IFRS 16 pour aller plus loin dans la gestion des contrats de location, afin de justifier l’investissement dans une application dédiée. Ils souhaitaient pouvoir utiliser leur application IFRS 16 en tant que :

  • Base documentaire
  • Base juridique
  • Base de procurement avec contrôle des niveaux d’engagement
  • Outil de gestion immobilière
  • Etc.

Nous avons eu des demandes dans ce sens, mais elles n’ont fait que complexifier des projets qui à l’origine n’étaient pas simples. Cela a donné des projets longs, avec un effet de tunnel coûteux et qui n’ont pas donné les résultats escomptés.

Ce que nous recommandons aux groupes, c’est d’avoir de manière prioritaire leur base IFRS 16 validée, avec l’ensemble de leurs contrats et les projections par contrat. Alors seulement ils peuvent aller plus loin et commencer à personnaliser le modèle en ajoutant des fonctionnalités.

Car en effet, l’objectif d’un projet IFRS 16 est avant tout d’obtenir les impacts de la norme sur le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie, afin d’avoir la meilleure communication financière possible.

C’est cet objectif qui doit être prioritaire dans le projet.

Les leçons tirées de la mise en œuvre de l’IFRS 16

Voici quelques enseignements que nous avons tirés des premiers projets de mise en œuvre de l’IFRS 16.

Certains groupes ont commencé à publier dès la fin 2018, mais la majorité a attendu début 2019 afin de savoir comment allait évoluer la norme et sa mise en pratique (par les auditeurs) afin de donner des informations ou pour certains des évaluations.

Nous avons accompagné en France et à l’étranger un grand nombre de groupes dans la mise en œuvre de notre solution Sigma Conso IFRS 16 et des constantes ressortent :

1. Mise en place d’une organisation

La première constante, c’est qu’il est indispensable de mettre en place une organisation dédiée au projet IFRS 16.

Pour les groupes qui n’avaient pas d’organisation dédiée, le projet a été plus difficile, en particulier pour un volume élevé de contrats (à partir de 3.000 contrats).

Il faut faire attention aux contrats avec des actifs cachés. Un exemple type est celui des contrats avec des prestataires informatiques, dont le contrat peut inclure du hardware, des matériels, des logiciels. Théoriquement, il faut pouvoir les séparer des prestations de service, ce qui n’est pas facile, pour pouvoir les immobiliser. Ce sont des contrats complexes.

Nous avons aussi accompagné des clients ayant 50.000 voire 100.000 contrats. L’automatisation de la mise en œuvre de l’IFRS 16 est alors incontournable.

S’il faut mettre en place une organisation interne, il ne faut pas sous-estimer non plus le budget à allouer au projet. Cela inclut :

  • Un budget informatique :
    • Pour un logiciel dédié, que celui-ci soit livré on-premise ou Cloud
    • Des liaisons de flux à faire en amont pour récupérer les données de manière automatique en mettant en place des contrôles
    • Des restitutions à programmer pour exporter les informations nécessaires dans le logiciel de consolidation. Il y a donc tout un environnement à créer.
  • Des moyens pour la mise en œuvre, à la fois internes et externes. La tentation est de confier le projet à l’équipe consolidation uniquement, mais il ne faut pas oublier qu’ils ont leurs tâches récurrentes également
  • Des moyens en termes de formation et d’accompagnement, pour bien comprendre la norme

C’est un vrai projet, avec un budget conséquent.

Une des difficultés est liée au nombre d’informations par contrat (cela peut aller jusqu’à 80 ou 100 informations nécessaires pour un contrat).

Une autre difficulté provient du fait que les enjeux dépassent la seule population comptable et consolidation :

  • La direction immobilière peut être impactée
  • La direction juridique est impactée également, car c’est là où est centralisée une bonne partie des contrats
  • Le procurement a également des contrats …
  • … De même que les équipes commerciales …
  • Et les équipes informatiques

Il faut donc gérer toute une population qui n’a pas été sensibilisée à l’IFRS 16 et qui ignore tout de la norme, de ses enjeux, de ses impacts et des difficultés associées à sa mise en œuvre.

2. Décentralisation de la collecte et du traitement des informations IFRS 16

Ces dernières années, sous la pression des marchés qui demandaient une information financière rapide, une bonne partie des groupes a centralisé l’information IFRS 16. C’est souvent la cellule consolidation qui a été mise à contribution. Certains groupes ont aussi désigné un(e) « Monsieur / Madame Contrats », qui a effectué le recensement des contrats dans l’ensemble de l’organisation, et qui a été chargé de leur analyse. Le process a donc été d’abord centralisé.

Maintenant, nous sommes passés en mode exploitation et il faut pouvoir suivre les contrats dans le temps, leurs mises à jour, toute la vie d’un contrat, il faut aussi gérer les contrats arrivés à échéance, les contrats qui s’arrêtent à la suite d’un accident : un véhicule en leasing est détruit, ou un employé utilisant une voiture de société part, les contrats relatifs à ces véhicules s’arrête. Que faut-il faire ?

De même, il faut incorporer les nouveaux contrats. Avec une organisation centralisée, le responsable contrat est loin du terrain et ça ne lui est pas toujours facile d’être tenu informé des nouveaux contrats, de les analyser, de comprendre leur logique. Et ce, d’autant plus que ces contrats sont conclus par les filiales des différents pays du groupe, en langue étrangère, suivant une réglementation locale, etc.

Il est aussi très difficile de s’assurer de l’exhaustivité des contrats. A titre d’illustration, il nous est arrivé de commencer un projet avec 2.000 contrats pour arriver à 10.000 contrats en cours de projet. La connaissance et l’exhaustivité des contrats dans un groupe ne sont pas toujours évidentes.

En 2019, le processus de collecte des contrats et des informations les concernant a donc dû évoluer vers plus de décentralisation avec de l’automatisation, pour faciliter le travail des contacts locaux.

Le processus de production de l’information financière et le calendrier de clôture ont été également aménagés afin d’inclure la production des informations IFRS 16, ainsi que leur validation par les auditeurs.

La décentralisation de la collecte des contrats permet de :

  • Suivre au plus près l’évolution des contrats, pour les groupes internationaux confrontés à des législations, des langues différentes
  • Suivre ce qui est comptabilisé ou non dans les systèmes en amont (ERP), en fonction des législations locales
  • Faire l’interface entre les différents services locaux concernés
  • Avoir la bonne compréhension des contrats locaux

Comment automatiser les flux ?

C’est l’automatisation des flux amont qui est la plus difficile car les informations sur les contrats sont stockées dans plus d’un système. On trouve les informations sur les contrats dans les systèmes des départements :

  • Juridiques
  • Comptables
  • Procurement
  • Immobilier

La cartographie des systèmes est complexe, avec des systèmes différents et pas toujours compatibles et des environnements différenciés (applications dans le cloud, on-premise).

L’automatisation des flux en fin de course, leur export dans le logiciel de consolidation, est en principe plus facile car :

  • Le logiciel de consolidation est un outil stable
  • L’import dans le logiciel de consolidation est simple avec des tables de passages, qui permettent d’avoir l’information des contrats par société, en devise locale
  • Attention cependant aux difficultés technologiques : les solutions cloud ne communiquent pas toujours simplement entre elles, ni avec les applications on-premise. Il faudra donc vous assurer de la présence du protocole OData, qui permettra les échanges de données automatisés.

3. Audit et workflow

Mettre en place un workflow est un élément important de vos projets IFRS 16 car ça vous permettra de décentraliser plus simplement le processus. En effet, un workflow :

  • Permet d’organiser les tâches et de responsabiliser les acteurs locaux (fonctionnalités de chat, emailing, ajout des contrats en pièces jointes)
  • Vous assure de tenir les échéances
  • Valide facilement la qualité des remontées
  • Et facilite les travaux des auditeurs externes

Conclusion

Aujourd’hui, la norme est en place et vos systèmes, organisations et flux d’informations doivent avoir été adaptés à ce changement majeur, qui a des impacts importants pour votre organisation, au niveau du bilan, du compte de résultat, du TFT, du free cash-flow, de l’EBITDA, des ratios … et donc de toute votre communication financière.

Il faut néanmoins continuer à adapter vos systèmes, notamment chercher comment il est possible d’automatiser d’avantage les process. La mise en œuvre de l’IFRS 16 a été pour certains groupes l’occasion de moderniser bon nombre de leurs systèmes : ERP, juridique, procurement, achat, etc.

Il faut également suivre l’évolution de la base contractuelle, ce qui, nous l’avons vu n’est pas facile. Décentraliser les process est une bonne option pour les groupes internationaux avec de gros volumes de contrats.

Vous devez faire en sorte de disposer d’informations prévisionnelles fiables sur les possibles évolutions des contrats et vos choix de financement. Un enjeu important est la possibilité de mener des simulations, en particulier des simulations de choix d’investissement. Par exemple, ne vaut-il pas mieux résilier des contrats de location pour acheter en propre tel bien, dans le cas où on dispose de la trésorerie nécessaire et car cela donne une meilleure image des actifs ?

En ayant ces fonctionnalités prévisionnelles, vous confortez votre communication financière et vous pouvez adapter votre organisation en connaissance de cause.

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