La riconciliazione intercompany: come si può migliorare la produttività e l’affidabilità del processo?

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La riconciliazione delle transazioni intercompany: come si può migliorare la produttività e l’affidabilità del processo?

 

Di Giuseppe Capoderose, Sales Manager di Sigma Conso Italia

Giuseppe

 

In anni recenti, i gruppi hanno dedicato molto tempo e attenzione alla riduzione dei tempi dei loro cicli di reporting. In tale ambito, il completamento del processo di riconciliazione intercompany è stato – e continua a essere – uno dei più importanti colli di bottiglia che molti gruppi non riescono tuttora a gestire nel modo più efficiente.

Nell’articolo esaminiamo le principali criticità che abbiamo riscontrato sul campo e proponiamo uno schema di riferimento operativo per superarle.

 

L’obbligo della riconciliazione intercompany viene brevemente contemplato nei principi contabili, ma non sono previste particolari modalità vincolanti di gestione operativa di questa attività.

Viene quindi sostanzialmente demandata ai gruppi la responsabilità di implementare il processo ritenuto più idoneo per la riconciliazione delle partite intercompany, che costituisce un passaggio preliminare ed imprescindibile per la successiva eliminazione delle stesse in fase di consolidamento.

Nella maggior parte dei gruppi, la riconciliazione intercompany risulta essere attualmente:

  • Una responsabilità del team di consolidamento, sebbene questi abbia una visibilità limitata delle informazioni non avendo accesso diretto alla fonte dei dati.
  • Un processo ad alto assorbimento di risorse: per un certo periodo di tempo, una o più persone devono essere dedicate alla raccolta dei dati da riconciliare e alla risoluzione delle controversie
  • Un processo che richiede tempo, con la tentazione, non sempre facilmente rilevabile e contrastabile, di “forzare” le quadrature per poter rispettare le scadenze di chiusura
  • Un processo difficile da revisionare

Il processo di ottimizzazione: automazione – in che misura e con quali risultati?

La riconciliazione intercompany è un processo concettualmente non particolarmente complesso, ma spesso gestito in modo non efficiente.

Molti gruppi hanno avviato progetti di automatizzazione in questo ambito, con l’obiettivo di:

  • Aumentare la produttività (riducendo il numero di risorse che lavorano sulla riconciliazione intercompany e il tempo da esse impiegato per gestire il processo)
  • Migliorare la tracciabilità delle attività svolte al fine di agevolare l’attività di revisione.

 

Come agiscono i gruppi? La situazione attuale

Ormai da tempo, i gruppi più strutturati si avvalgono di applicazioni software per il consolidamento che includono anche funzionalità di base per la riconciliazione dei saldi intercompany.

I consolidatori, in funzione del software utilizzato, hanno a loro disposizione una delle due seguenti opzioni:

  • Con la prima opzione, il software centralizza il processo di riconciliazione intercompany; l’applicazione effettua una riconciliazione automatica tra le controparti ed evidenzia le differenze a livello di saldo. In questo caso, è responsabilità del team di consolidamento coordinare la risoluzione delle differenze, con l’inevitabile corollario di invio di e-mail e file, per cercare di risolvere le divergenze.
  • Con la seconda opzione, il software consente a ciascuna entità di visualizzare il saldo dei singoli conti e, per ciascuno di essi, le posizioni intercompany dichiarate dalle controparti. In questo caso, il team di consolidamento è potenzialmente in condizione di delegare alle singole entità la risoluzione delle controversie. Il rischio è che eventuali transazioni riconciliate artificiosamente “passino inosservate”. Tra le altre criticità occorre segnalare che sebbene questi software siano in grado di evidenziare le differenze, essi sono tuttavia poco utili per giustificarle. Inoltre, non vi è la possibilità di correggere, quando necessario, le informazioni a livello di sistema contabile locale. Inevitabilmente, anche in questo caso, in presenza di differenze, i soggetti attivi e passivi di una transazione intercompany continuano a scambiarsi e-mail e file per cercare di trovare un accordo attraverso l’analisi di dettaglio della transazione, il che rende difficile e laboriosa la successiva attività di revisione.

In entrambi i casi, la riconciliazione dei saldi intercompany avviene in prossimità, o in concomitanza, con il processo di consolidamento, in una fase ormai decisamente avanzata e per molti aspetti tardiva.

 

È possibile adottare un processo di riconciliazione intercompany più efficace ed efficiente?

A nostro parere, occorre innanzitutto ribaltare il paradigma operativo tradizionale, passando da un processo centralizzato (gestito dalla capogruppo) ad un processo decentralizzato e collaborativo da gestire a livello di entità. Inoltre anziché partire dai saldi, per poi lavorare a ritroso sulle transazioni, la riconciliazione deve essere effettuata direttamente a livello di transazione. Infine il processo di riconciliazione intercompany deve diventare parte integrante del processo contabile e della chiusura contabile a livello di entità, prima del consolidamento dei conti ed indipendentemente da esso.

Questa tabella mette a confronto le caratteristiche del processo tradizionale con quelle del processo da noi raccomandato.

 

Tabellaintercompany

 

Dalla riconciliazione per saldi alla riconciliazione per transazione

Una riconciliazione intercompany gestita a livello di transazione permette di:

  • Abbinare in automatico tutte le transazioni per le quali viene effettivamente riscontrata una precisa corrispondenza in riferimento ad una lista di criteri predefiniti (tenendo conto di eventuali soglie di materialità)
  • Procedere con una riconciliazione incrementale ed assistita per tutte le transazioni che non sono state abbinate in automatico
  • Giustificare, facendo leva su una modalità di lavoro collaborativa e partecipata tra le controparti, le transazioni residuali che non sono stati riconciliati nelle precedenti fasi

L’automazione delle riconciliazioni intercompany può essere illustrata come una sorta di imbuto:

 

Intercompany articolo

 

  1. Riconciliazione automatica:

Questa funzionalità permette di riconciliare automaticamente il numero più elevato possibile di transazioni. Ottenere un alto livello di automazione è essenziale in quanto spesso i gruppi devono gestire in breve tempo volumi di transazioni molto elevati. A regime, il tasso di riconciliazione automatica tipicamente si attesta intorno a percentuali comprese tra il 70% e l’80%.

  1. Riconciliazione semi-automatica:

In questa fase vengono prese in considerazione solo le transazioni che non sono state riconciliate in precedenza. Il software mette a disposizione un percorso di lavoro guidato che facilita, avvalendosi di logiche di abbinamento via via meno restrittive, l’ »etichettatura” delle transazioni per tipologia di differenza.

  1. Riconciliazione manuale:

In questo ultimo passaggio ci si focalizza solo sulle transazioni che non possono essere riconciliate nel loro attuale contenuto informativo. Funzionalità collaborative favoriscono la comunicazione e l’interazione tra le entità nella ricerca e condivisione di informazioni ancora più dettagliate sulle transazioni (conto di contabilità locale, numero d’ordine, business unit, …), con possibilità di gestire campi personalizzati senza limitazione e di allegare documentazione probatoria alle transazioni.

Quando si fa riferimento ad un efficace processo di riconciliazione intercompany, occorre sempre tener presente che l’obiettivo della riconciliazione non è quello di azzerare le differenze.

L’applicazione deve garantire piuttosto che tutto ciò che è riconciliabile venga in effetti riconciliato. Inoltre, deve dare la possibilità di giustificare le differenze, attribuendo a ciascuna di esse la corretta etichettatura in funzione della causa sottostante che l’ha determinata.

Tra le più comuni cause di discrepanza citiamo:

  • Date diverse di contabilizzazione
  • Differenze di cambio generatesi a seguito della conversione valutaria di transazioni in divisa estera
  • Vendita di beni contabilizzate come immobilizzazioni dal cessionario
  • IVA indetraibile per la società acquirente
  • Cessione pro soluto verso banche e intermediari finanziari di crediti commerciali infragruppo

Il processo sopra descritto è per sua natura iterativo. Le transazioni vengono importate una prima volta dai sistemi alimentanti (tipicamente i sistemi contabili locali). A seguito degli esiti della fase di riconciliazione, eventuali errori ed omissioni rilevati a livello di contabilità locale possono essere corretti o integrate. Le transazioni possono poi quindi essere importate una seconda volta.

Una volta che il processo di riconciliazione è stato completato, l’applicazione può trasferire i dati al software di consolidamento. Ciò consente di evitare reinserimenti manuali ed assicura l’integrità e la coerenza tra i saldi intercompany riconciliati con quelli presenti nel bilancio consolidato.

In alternativa, il software di consolidamento può essere alimentato direttamente dal sistema contabile dell’entità, previo il trasferimento dei dati delle transazioni intercompany, eventualmente corretti durante il processo di riconciliazione, aggregati per conto contabile, divisa di transazione e funzionale, e controparte.

L’applicazione è quindi in grado di promuovere e mantenere costantemente una perfetta coerenza e simmetria tra i saldi intercompany riconciliati con quelli presenti nel bilancio consolidato.

I consolidatori non hanno più bisogno di analizzare le differenze. Questa attività viene svolta ex-ante dai referenti di ciascun ufficio contabile locale che dispongono delle conoscenze e delle informazioni necessarie per realizzare e documentare la riconciliazione.  L’ufficio di consolidamento può quindi trarre beneficio per la sua attività da una base dati quadrata e procedere senza ostacoli o ritardi con la contabilizzazione delle opportune scritture di rettifiche.

La riconciliazione intercompany diventa quindi uno strumento di controllo interno a livello di entità che migliora la qualità e la consistenza dei dati con benefici per tutti i soggetti coinvolti.

Occorre considerare che non tutti i gruppi potrebbero essere pronti a gestire fin da subito il processo a livello di singola transazione per tutte le entità: è quindi importante che l’applicazione consenta di gestire la riconciliazione anche solo a livello di saldi, realizzando comunque fin da subito i vantaggi sottesi alla centralizzazione dei dati, e di pianificare nel tempo una evoluzione progressiva verso modalità di lavoro più efficienti e virtuose (saldi > saldi, saldi > transazioni, transazioni > transazioni).

I gruppi che optano per questo approccio per la gestione della riconciliazione intercompany possono ottenere diversi vantaggi:

  • le transazioni intercompany vengono riconciliate, e le differenze residuali giustificate, prima, ed indipendentemente, dal processo di consolidamento
  • le chiusure contabili locali vengono accelerate potendo disporre di dati più affidabili
  • i tempi della revisione contabile risultano drasticamente ridotti perché i revisori possono avere accesso diretto a tutte le informazioni di cui hanno bisogno, inclusi gli scambi di messaggi elettronici tra le varie entità, la documentazione di supporto, gli abbinamenti automatici e manuali delle transazioni.

Risulta pertanto evidente come un processo di riconciliazione intercompany efficiente ed ottimizzato possa contribuire in modo significativo al raggiungimento di una Fast Close.

 

Ottimizzazione del processo: azioni per migliorare il processo di chiusura

L’automazione del processo di riconciliazione intercompany può anche costituire un’opportunità per rivedere criticamente le modalità ed i tempi dei processi di chiusura contabile, introducendo e diffondendo all’interno del gruppo regole e procedure sempre più uniformi e standardizzate.

Quelle che seguono sono alcune indicazioni pratiche volte a migliorare la gestione delle transazioni intercompany e ad ottimizzare il processo di riconciliazione:

  • Pubblicare internamente un calendario ufficiale per la contabilizzazione delle transazioni intercompany (con formalizzazione della “data limite” desiderata per ciascuna tipologia di operazione)
  • Omogeneizzare le condizioni di pagamento all’interno del gruppo
  • Fissare delle scadenze inderogabili per la fatturazione intercompany
  • Utilizzare tassi di cambio univoci per le divise utilizzate all’interno del gruppo
  • Definire policy comuni per il trasferimento del titolo di proprietà, per la data di emissione delle fatture, per i riferimenti da attribuire ai documenti di vendita, ecc.
  • Stabilire procedure di escalation delle dispute, con identificazione del soggetto regolatore delle controversie
  • Assegnare precise responsabilità a tutte le figure professionali coinvolte, a vario titolo, nel processo
  • Aumentare gradualmente la frequenza di riconciliazione

L’adozione di queste buone pratiche all’interno del gruppo consentirà, a regime, di razionalizzare ed ottimizzare la riconciliazione automatica delle transazioni intercompany con significativi aumenti di produttività per tutte le entità.
Naturalmente, l’utilizzo di una applicazione software di per sé non può essere considerato un elemento sufficiente e risolutivo. Occorre affiancare a questi strumenti software un approccio strutturato al cambiamento che abbia l’obiettivo di accompagnare le entità lungo tutto il percorso di transizione fino al completo recepimento dell’assetto operativo auspicato.

10 step per una gestione efficace del progetto di implementazione dell’applicazione

Step 1: Ottenere il pieno supporto del top management.

Step 2: Annunciare ufficialmente il progetto alle entità, informandole delle sfide attese e dei benefici ad esso connessi

Step 3: Predisporre ed inviare alle entità un questionario per raccogliere le informazioni necessarie alla configurazione dell’applicazione

Step 4: Installare il software dedicato alle riconciliazioni intercompany.

Step 5: Formare l’amministratore e gli utenti chiave presso la capogruppo

Step 6: Processare le informazioni inviate dalle entità:

  • Creazione degli utenti, delle strutture dati, delle regole intercompany, …
  • Creazione delle tabelle di corrispondenza e delle strutture dei tracciati record dei file di import
  • In gruppi di grandi dimensioni, potrebbe essere opportuno prevedere l’organizzazione di workshop operativi con il coinvolgimento di utenti chiave di provenienza dalle entità più rilevanti, in modo da valorizzare la loro esperienza maturata sul campo al fine di riuscire a rappresentare esaustivamente tutte le problematiche

Step 7: Creare la documentazione per il training e pianificare le sessioni di formazione degli utenti

  • Preparazione del materiale di formazione e del manuale utente specifico per il gruppo
  • Preparazione di esercizi per il training che ricalchino la casistica reale presente nel gruppo
  • Training degli utenti finali

Step 8: Effettuare il test di rilascio dell’applicazione sulla base dei dati relativi ad una chiusura contabile infrannuale già consuntivata

Step 9: Analizzare i commenti pervenuti dalle entità al fine di migliorare il processo. Predisporre un elenco di FAQ da utilizzare come guida operativa per le chiusure dei periodi successivi. Se necessario, aggiornare il manuale di training e il manuale utente. Inviare un report di sintesi sulle attività di progetto alle entità ed al management del gruppo.

Step 10: Rilasciare l’applicazione in produzione

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Riconciliazione Intercompany
Sigma Conso Intercompany è un software per la riconciliazione delle transazioni intercompany. Può essere implementato in poco tempo e vi garantisce un sostanziale ROI già dalle prime settimane di utilizzo. Contribuisce a migliorare la qualità delle informazioni contabili a livello di entità e riduce i tempi di chiusura.
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