Le manuel de consolidation : comment le rédiger ?

Le manuel de consolidation : comment le rédiger ?

Le manuel de consolidation fait partie des outils à mettre en place pour optimiser le processus de consolidation. Quels aspects doit-il couvrir ? Nous avons dénombré 9 points clés:

1) Le(s) rôle(s) de chacun dans la consolidation

Quelle est l’implication et la responsabilité des filiales ? Qui au sein de ces entités est responsable de remonter l’information ? Qui doit la valider ? Quelle est l’étendue du rôle du service de consolidation de la maison-mère ? Avec qui et à quel niveau l’audit est-elle géré ? Autant de questions dont les réponses doivent être clairement définies au sein du manuel de consolidation !

2) Les règles en matière de changement de périmètre

Comment centralise-t-on les changements de périmètre ? Au travers de quel système d’information, la création ou l’acquisition de nouvelles entités doit-elle se réaliser et se gérer ? Avec qui la cellule consolidation doit-elle collaborer afin de sécuriser cet aspect ? Quelles sont les informations indispensables dont a besoin cette cellule pour assurer un traitement efficace de ces changements dans le processus de consolidation ? Le manuel de consolidation se doit d’expliciter de manière précise l’ensemble des règles et des informations utiles propres à gérer les changements de périmètre.

3) Les procédures de validation de l’information et les règles d’acceptation de l’information

Qui, quand et selon quel modus operandi l’information en provenance des filiales doit-elle être validée ? Y a-t-il une validation au sein des filiales ? Quels sont les seuils de matérialité ? Qui en décide ? Qui confirme l’information au sein de la filiale et qui l’accepte à la maison-mère ? Quels sont les contrôles au sein de la liasse et du système de consolidation ? L’outil de consolidation dispose-t-il d’un workflow ? Quelle est la différence entre un « warning » et une erreur bloquante ? Quelle est la place de l’audit dans le process ? Toutes ces interrogations en termes de validation doivent être traitées dans le manuel de consolidation.

4) L’usage d’une liasse de consolidation

Sauf dans le cas de système totalement intégré, l’usage d’une liasse de consolidation ou reporting package nous semble indispensable. Par ailleurs, plusieurs questions se posent : Quelle forme cette liasse doit-elle avoir ? Est-elle adaptée au Groupe en question ? Est-elle interfaçable avec le logiciel de consolidation ? Peut-on la combiner avec d’autres modes de remontée d’information ? Quel est le niveau de fiabilité ? Qui doit la remplir et comment ? Quelles informations doivent-elles reprendre ?

Sans traiter précisément de l’ensemble de ces différents points, le manuel de consolidation se devra néanmoins de clarifier si usage d’une liasse de consolidation il y a et si oui, qui doit la remplir et suivant quel processus et quel timing ? Enfin, comme mentionné ci-dessus, une procédure de validation et d’acceptation de la liasse nous paraît un point indispensable à la mise en place d’un manuel de consolidation digne de ce nom.

5) Les seuils appliqués par le groupe et les informations à remonter en fonction de la méthode de consolidation

Les groupes d’une certaine taille peuvent optimiser leur processus de consolidation et de reporting en omettant d’y intégrer certaines participations non significatives et/ou en limitant le détail des informations requises en fonction de la méthode de consolidation (essentiellement celles mises en équivalence). Qu’est-ce une filiale non significative ? Quel est le niveau d’information minimum requis en fonction de la méthode de consolidation ou du seuil de matérialité ? A ce niveau, le manuel de consolidation renseignera les seuils dont il faut tenir compte et en fonction de la méthode de consolidation quel est le niveau de détail minimum à fournir à la cellule consolidation de la maison-mère.

6) Les références en matière de taux de change et les règles de conversion

Quelle est la source des taux de conversion utilisés ? Quel est le timing au niveau de la communication de ces taux (mensuel, trimestriel,….) ? Quelle est la méthode de conversion usitée par le Groupe ? Autant d’éléments que le Groupe devra traiter dans son manuel de consolidation afin d’éviter de nombreux écarts de conversion !

7) Les règles de réconciliation des transactions inter-compagnies

Quels sont les différents types d’interco propres au Groupe ? De quelle manière ces relations interco doivent-elles être réconciliées ? Quels sont les documents justificatifs sous-jacents à la réconciliation ? Quels sont les seuils acceptables en-deçà desquels, il n’est pas utile de réconcilier les différences ? La réconciliation interco est-elle centralisée à la maison-mère ou décentralisée au niveau des filiales ? Au travers de quel(s) système(s) les intercos vont-ils faire l’objet d’une réconciliation ? Comment ce système fonctionne-t-il ?

8) Le choix d’un référentiel unique et les politiques comptables du groupe

Les comptes du Groupe seront-ils établis en IFRS ? En French GAAP ? En Belgian GAAP ? En LuxGAAP ? Au sein du GAAP imposé ou choisi par le Groupe, quelles sont les politiques comptables poursuivies par ce dernier ? Quel est l’impact de ces politiques sur le processus d’homogénéisation des comptes des filiales ? Par catégorie, quelles sont les retraitements significatifs que les filiales ou la cellule de consolidation doivent opérer avant intégration dans le processus de consolidation ? Qui sera en charge de quel traitement ? Il est sine qua non que le manuel de consolidation traite en profondeur des différents éléments en relation avec le référentiel du Groupe et des impacts des choix comptables de ce dernier sur processus d’homogénéisation des comptes des filiales.

9) Le timing du processus de consolidation

Pour quelle date les données des filiales doivent-elles être remontées à la cellule de consolidation ? Quelle est la date butoire de réconciliation des interco ? Quelle est la date limite à laquelle les relations interco doivent être clôturées ? Quel est le laps de temps laissé aux filiales pour apporter des corrections à leurs comptes ? Quand se déroulera l’audit des comptes des filiales mais aussi les comptes consolidés ? Pour quelle date, une première version consolidée des comptes du Groupe doit-elle être préparée ? Quelle est la date butoire pour laquelle les comptes consolidés finaux doivent-ils être soumis pour revue ? Quelle est la date du conseil d’administration, de l’assemblée générale ? Le manuel de consolidation d’un Groupe se doit de planifier avec précision les différentes dates importantes du processus de consolidation. Un agenda organisé sous la forme d’un nombre de jours fixes après la date de fin de période comptable devrait être complété par un planning extra manuel de conso délimitant précisément les dates tout au long de l’année.

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