Rapprochement des intercos : un logiciel pour le lettrage, oui, mais surtout un processus !

Rapprochement des intercos : un logiciel pour le lettrage, oui, mais surtout un processus !

Deux idées fausses circulent quand il est question d’intercos :

  1. Très souvent, le sujet de la réconciliation des interco est vu comme un sujet de l’équipe consolidation.
  2. Le but du processus de rapprochement des intercos serait d’arriver à zéro, à savoir d’éliminer tous les écarts intercos

Par ailleurs les cabinets d’audit incitent toujours plus les groupes à optimiser radicalement leur processus de réconciliation des comptes intercompagnie. Il en va de la fiabilité de l’information financière.

Comment y parvenir ?

Les cabinets d’audit recommandent à leurs clients de s’équiper d’un logiciel pour optimiser le processus. Mais cela ne suffit pas. En effet, c’est la philosophie tout entière du processus qu’il faut revoir.

Redescendre la problématique du rapprochement des intercos au niveau des comptabilités locales.

L’approche que nous recommandons, c’est qu’il faut considérer la réconciliation des intercos comme un moyen d’améliorer la comptabilité locale et les processus de clôture comptable (dans une démarche de type fast close).

Il est donc indispensable d’opter pour un outil qui offre des possibilités de lettrage, qui fasse le rapprochement à la transaction (et non pas au solde, processus qui conduit à perdre de vue des différences de rapprochement et donc qui nuit à la fiabilité de l’information financière obtenue).

Effectivement, quand on dit processus de rapprochement efficace des intragroupes, il faut avoir à l’esprit que la finalité de ce rapprochement n’est pas d’arriver à zéro (auquel cas on arrive à des situations de « passage en force » : un partenaire aligne artificiellement ses comptes pour être en phase avec sa contrepartie. Où est la qualité de l’information financière ?). Le processus doit certes faire en sorte que tout ce qui est réconciliable soit effectivement réconcilié ; mais en outre, il doit permettre d’expliquer et de justifier les écarts subsistants : différences de change, différences temporelles, différences de comptabilisation entre compte de résultat et bilan, enregistrement ou non de la TVA … et de permettre ainsi au consolideur de passer les retraitements adaptés.

Quand on parle réconciliation des intercos, il y a donc 2 aspects qui doivent venir à l’esprit:

  1. Il s’agit comme nous venons de le voir d’une problématique d’outil. En effet, implicitement, quand on pense « rapprochement complexe d’opérations », on pense mise en place d’un outil informatique pour automatiser autant que possible le processus. Mais la mise en place d’un logiciel de réconciliation d’intercos ne constitue en fait que de la partie émergée de l’iceberg.
  2. Il s’agit surtout et avant tout d’une problématique de procédures internes, de la mise en place d’un processus efficace : jusqu’à quelle date butoir les entités du groupe peuvent-elles se facturer leurs prestations réciproques ? (c’est ce qu’on appelle la mise en place de dates de cut-off). Comment la facture doit-elle être enregistrée dans le logiciel comptable ? (code partenaires, code facture …) ?

Il s’agit donc avant toute chose d’une question d’organisation interne au groupe.

Et la mise en place d’un processus de rapprochement efficace des intragroupes constitue une brique du projet fast close : le groupe cherche à obtenir une information financière fiable et fraîche, pour être utile.

La nécessité de s’équiper d’un outil cristallise la problématique et permet de lancer un projet. Par ailleurs l’outil permettra de mesurer les progrès, de rendre les progrès palpables. Mais acquérir le meilleur outil de lettrage qui soit, sans revoir les processus et l’organisation qui vont avec, revient à s’offrir une voiture sans acheter de carburant !

Le rapprochement des transactions intragroupes

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