Utiliser Excel pour la planification et l'analyse financière

Comment s'en sortir avec Excel ?

Utiliser Excel pour la planification et l’analyse financière (FP&A)


Utiliser Excel pour la planification et l’analyse financière (FP&A)

Comment s’en sortir avec Excel ?

 

Article rédigé par Ahmed Fenidek, spécialiste FP&A chez Sigma Conso

 

    « Si Excel était une langue, ce serait l’une des plus parlées au monde, avec près d’un milliard de locuteurs. »

 

Une étude (1) de la société de conseil en comptabilité et fiscalité WeiserMazars indique que 87 % des directeurs financiers utilisent toujours Excel pour leurs activités de clôture financière et de planification (Financial Planning & Analysis ou FP&A), ainsi que pour l’établissement des budgets et du reporting.

Les principaux avantages de l’utilisation d’Excel sont bien connus : c’est un outil relativement flexible, maniable et peu coûteux, et qui est largement utilisé.

L’utilisation d’Excel est-elle suffisante ou existe-t-il un moyen plus rapide, plus efficace et plus fiable de répondre aux besoins d’une organisation en matière de FP&A ?

Dans cet article, nous énumérons certains des défis posés Excel que nous avons pu relever lors de conversations avec des professionnels de la finance.

Les 10 limites d’Excel pour la planification et l’analyse financières ou FP&A.

Excel est un très bon outil pour le financier mais montre ses limites quand il s’agit :

  1. De faire des prévisions à long terme, ce qui rend extrêmement difficile pour les entreprises de projeter des résultats financiers pour de nouveaux marchés ou produits.
  2. D’exécuter des scénarios de simulation : les questions des utilisateurs finaux qui veulent étudier différents scénarios ne peuvent trouver de réponse qu’après coup et prennent également beaucoup de temps.
  3. De terminologie : chaque utilisateur unique crée et adapte ses propres feuilles de calcul. Des problèmes de terminologie peuvent se poser lorsqu’il faut fusionner des données pour produire des résultats consolidés.
  4. D’accès aux feuilles de calcul. Un problème bien connu d’Excel est le fait que les fichiers soient liés aux personnes qui les créent. Qui a accès aux feuilles de calcul, et que se passe-t-il lorsque le collaborateur qui les a développées est absent ou parti ?
  5. D’être rapide et efficace. Travailler avec Excel est chronophage : les utilisateurs peuvent gagner un peu de temps parce qu’ils maîtrisent bien Excel, mais des études montrent qu’une partie importante du travail est consacrée chaque mois à la fusion, à la modification et à la correction des feuilles de calcul. Il va sans dire que ce temps peut être mieux utilisé pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
  6. De fiabilité. Les gros fichiers sont fragiles et des erreurs peuvent passer inaperçues : les erreurs dans les données, les formules ou les liens sont des problèmes courants avec Excel. En outre, l’utilisation de fichiers très volumineux peut également occasionner des difficultés. Cela peut être le cas, par exemple, lorsque les données sont agrégées sur différentes dimensions (combinaison des mois et des années et des départements par rapport à un total), générant des fichiers toujours plus grands et difficiles à gérer.
  7. De travail collaboratif. Les tableurs sont créés pour les individus, pas pour un travail collaboratif : Excel ne peut pas gérer plusieurs utilisateurs travaillant sur les données en même temps. Plus nombreux sont les collaborateurs à accéder au fichier Excel avec la possibilité de le modifier, plus celui-ci devient sensible aux erreurs.
  8. De visualisation des données. La visualisation des données est difficile à mettre en place dans Excel et nécessite soit beaucoup de temps, soit une connaissance approfondie de l’outil.
  9. D’import de données. L’import de nouvelles données n’est pas fiabilisé avec Excel, contrairement à l’import de données dans un logiciel, qui structure et sécurise par exemple le transfert des chiffres réels en provenance d’un ERP, lesquels serviront de point de départ à l’élaboration du budget.
  10. De sécurité et de cohérences des données. Comment gérer la façon dont les données ont été saisies, formatées, stockées et utilisées et comment gérer les sauvegardes ? Même si la plupart des entreprises ont un serveur partagé dans le cloud, chaque utilisateur doit s’engager à toujours travailler sur la dernière version du document.

 

Les avantages d’un logiciel FP&A

Il devient évident qu’Excel présente certains problèmes en termes de risque d’erreurs et d’efficacité de vos processus.

Un logiciel professionnel de planification et de prévisions permet à l’inverse de gagner du temps, de réduire les incohérences et d’accroître l’efficacité de vos processus FP&A.

Sigma Conso vous propose un logiciel de planification performant qui vous permet :

  1. D’obtenir des résultats fiables plus rapidement, tout en réduisant les coûts invisibles de la préparation du budget.
  2. D’avoir des cycles de planification et de prévision de plus en plus courts, pour être en mesure de vous appuyer sur des données actualisées en permanence.
  3. De vous adapter immédiatement aux évolutions de votre environnement économique.
  4. De gagner du temps et de prendre de meilleures décisions opérationnelles en connaissance de cause.
  5. De garantir la traçabilité des données échangées avec vos autres systèmes (SAP, Excel, etc.).

 

Sigma Conso Planning vous apporte également :

 

 

(1) Weiser Mazars, 2011, Insurance Finance Leadership Study (https://eng.mazars.mx/content/download/156890/22070707/version//file/2012%20Finance%20Leadership%20Insurance%20Study.pdf)


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