Votre logiciel de consolidation : quel modèle retenir pour la collecte des données ?

Votre logiciel de consolidation : quel modèle retenir pour la collecte des données ? 

Votre logiciel de consolidation et reporting vous offre plusieurs modes de collecte des données de vos entités.

Les modes de saisie des données possibles sont :

  • Interfaces automatiques (avec un ERP ou import de fichiers Excel / *.csv)
  • La saisie des liasses off-line
  • La saisie online

Quel est le mode de collecte le plus adapté à votre groupe ?

Votre choix dépendra de plusieurs paramètres :

  • Utiliserez-vous votre application pour réaliser uniquement une consolidation statutaire ou pour mettre en place un reporting de gestion ?
  • Votre organisation est-elle très centralisée et dispose-t-elle d’un ERP commun à toutes les entités ?
  • Ou est-elle au contraire très décentralisée, avec de multiples systèmes dans le groupe ?
  • La comptabilité au sein de vos entités est-elle externalisée ? ou disposez-vous d’équipes comptables locales ? Quelles sont les compétences disponibles au sein de vos entités ?
  • Vos entités ont-elles facilement accès à l’internet ? Ce ne sera pas forcément le cas pour des groupes de BTP dont les entités peuvent être constituées de chantiers dans des zones difficiles d’accès, par exemple.

Examinons les différents modes de saisie possibles et à quelles situations ils s’adaptent le mieux.

Les interfaces automatiques :

Nous recommandons d’importer les données qui sont déjà disponibles en comptabilité vers le logiciel de consolidation. Dans le cas d’une organisation centralisée, disposant d’un ERP, l’import peut être automatisé ou réalisé directement par le service consolidation. Une table sera mise à jour automatiquement ou un fichier sera créé avec les données de toutes les entités et importé en une seule fois.

En revanche, si votre groupe ne dispose pas d’un ERP, l’import d’un fichier Excel ou *.csv peut être délégué aux entités. En donnant un accès au logiciel aux entités, celles-ci peuvent rentrer dans le système la structure du fichier Excel / *.csv qui sort de leur comptabilité et elles créent des tables de correspondance entre le plan de compte local et le plan de compte groupe.

Techniquement, toutes les données peuvent être importées via l’interface. Toutefois, si vous utilisez votre logiciel de consolidation à des fins statutaires, vous savez que la notion de flux, cruciale en consolidation, est la plupart du temps absente des données comptables. En revanche, si vous ne réalisez la consolidation qu’au niveau du compte de résultat, pour mettre en place un reporting de gestion, l’interfaçage sera plus facile.

Saisie des liasses en ligne

Souhaitez-vous que vos entités aient accès ou non au logiciel pour saisir les liasses ? Dans le cas où certaines de vos entités ne sont que de simples bureaux de vente, par exemple, avec la comptabilité externalisée, confiée à un cabinet, la saisie en ligne pourrait poser des problèmes. Mieux vaut alors opter pour la saisie off line, que nous détaillerons plus bas.

En ce qui concerne la saisie en ligne, quels en sont les avantages ? En premier lieu, ce mode de saisie offre une prise en main facile, intuitive. La saisie de commentaires sur chaque cellule permet de guider facilement les utilisateurs en entité. Ensuite, au niveau de la maintenance, la saisie en ligne facilite les mises à jour. En effet, tout nouveau compte créé dans l’application sera automatiquement repris dans la liasse en ligne. Alors qu’il faudra souvent le créer manuellement dans les liasses off line. Donc si vous utilisez votre application pour faire du reporting de gestion, avec de nombreux changements au niveau du plan de compte, nous vous recommandons d’aller vers la saisie en ligne. Enfin, le fait d’opter pour une saisie en ligne permet à vos entités de voir en temps réel leur position interco par rapport à leurs contreparties, dans la propre devise de chacun.

La saisie off line : caractéristiques et avantages

Les équipes comptables locales, souvent familiarisées avec Excel, apprécient ce mode de saisie. Si elles ont un accès « end-user », elles peuvent elles-mêmes télécharger la liasse, la compléter et l’injecter dans le système.

Dans le cas où le groupe souhaite une organisation très centralisée, la saisie off line permet au consolideur de créer la liasse, de l’envoyer aux entités (par email …), celles-ci la complètent, et la renvoient au consolideur. Celui-ci importe alors les liasses dans l’application. Cela demande plus de travail au niveau de la maison mère.

La saisie off line est également l’option recommandée pour vos entités ne disposant pas de connexion internet (activités de plantation, chantiers en zones difficiles d’accès, etc). Ou dont la comptabilité est externalisée auprès d’un cabinet comptable. La saisie off line sous Excel permet aussi aux utilisateurs d’insérer beaucoup plus de texte que ce qui est permis par la version en ligne. Enfin, à partir du moment où la liasse off line a été importée par l’équipe conso, elle est disponible sur le serveur et les responsables consolidation peuvent aller la consulter à tout moment.

Quels sont les inconvénients de la liasse off line ?

Celle-ci offre moins de flexibilité que la liasse en ligne et demande aussi plus de maintenance. Ainsi, chaque ajout de compte dans l’application demande des mises à jour manuelles au niveau des liasses off line.

De même, pour faire un reporting de gestion, la liasse online sera à préférer pour sa simplicité de mise à jour. En effet, créer une liasse off-line complexe pour réaliser un reporting mensuel, un reporting budgétaire … représente un lourd travail : développement de macros, mise en place de systèmes de validation … Dans ce cas, opter pour des liasses on-line offre plus de flexibilité et de rapidité.

Pour conclure, liasse offline, saisie en ligne … La meilleure solution pour votre groupe dépend de votre organisation et du type de reporting consolidé que vous souhaitez mettre en place. Et gardez à l’esprit que les différents modes de saisie peuvent être combinés au sein d’un groupe.

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