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Studio di un caso: Sigma Conso Intercompany

Informazioni chiave

• Settore di attività: servizi per la trasmissione transfrontaliera di energia elettrica:
  • piattaforma di vendita all’asta
  • compensazione e dispacciamento tra distributori di energia (operatori di mercato) e gestori del sistema di trasmissione (gestori di rete)
• Società creata nel 2008
• Sede centrale: Hamm, Lussemburgo
• Fatturato 2013: 1.8 miliardi €
• 14 aziende consorziate (Creos, Elia, TransnetBW GmbH, TenneT TSO GmbH, TenneT TSO B.V, RTE, Amprion, Austrian Power Grid AG, Elektro – Slovenija, Independent Power Transmission Operator S.A., Swissgrid, Terna, Energinet.dk and Statnett)
• Per maggiori informazioni: www.jao.eu

I vantaggi – In sintesi

• Con l’utilizzo di Sigma Conso Intercompany il processo di riconciliazione delle transazioni intercompany richiede la metà del tempo.
• I costi della revisione contabile sono stati ridotti grazie a un processo ora più affidabile e veloce da controllare.
• Tutte le comunicazioni sono integrate all’interno dell’applicazione per una maggiore trasparenza.
• Gli auditor hanno l’accesso diretto a Sigma Conso Intercompany per recuperare le informazioni di cui necessitano, riducendo così le attività a carico del team finanziario di JAO.
• Per i gestori di rete, il processo di riconciliazione intercompany è affidabile e apporta loro un valore aggiunto concreto, in quanto i disallineamenti vengono automaticamente giustificati.
• I clienti dei gestori di rete hanno più fiducia nel proprio processo di audit.
• Sigma Conso Intercompany tiene traccia di tutte le riconcilaizioni registrate.
• Con l’utilizzo di Sigma Conso Intercompany, JAO fornisce ora un miglior servizio ai suoi clienti.

Il contesto

JAO, in qualità di piattaforma d’asta e nell’ambito dei servizi di liquidazione e compensazione che offre, è responsabile della riscossione dei pagamenti tra gli operatori del mercato di riferimento (acquirenti, distributori, produttori e istituzioni finanziarie) e i gestori dei sistemi di trasmissione (i gestori delle rete elettriche).

Per il corretto funzionamento dei servizi svolti dalla società, era importante implementare un processo rapido e affidabile che potesse riconciliare automaticamente le transazioni tra le parti interessate. JAO funge, infatti, da hub centrale, e opera da intermediario per i 14 gestori di rete. Per questo motivo, deve poter riconciliare le proprie posizioni creditorie e debitorie con ciascuno di essi.

Ciò spiega perché la società utilizza Sigma Conso Intercompany in modo atipico. Di solito, la modalità prevalente di utilizzo dell’applicazione è quella di decentralizzare il processo di riconciliazione delle partite intercompany, affidandolo alle entità controllate e riducendo, così, il lavoro a carico del team di consolidamento.
Nel caso di JAO, invece, il processo è fortemente centralizzato: per ovviare ad un problema di riservatezza dei prezzi, i gestori di rete, che non devono entrare in contatto tra loro, non hanno pieno accesso all’applicazione. La
riconciliazione delle transazioni intercompany viene infatti effettuata tra JAO e ogni singolo gestore.

Il risultato

L’aspetto più importante del progetto non è stato tanto quello di ottimizzare il processo di riconciliazione intercompany da un punto di vista quantitativo dei volumi di fatture (migliaia di fatture all’anno) riconciliate, bensì il fatto che:

• la struttura dei file di import fosse completamente personalizzabile: le entità coinvolte non sono obbligate a
  realizzare specifici sviluppi per utilizzare Sigma Conso Intercompany;
• la gestione del sistema fosse intuitiva: l’adozione di Sigma Conso Intercompany è stata spontanea;
• Sigma Conso Intercompany abbia permesso di strutturare un processo di riconciliazione intercompany
  ottimizzato secondo le necessità della società;
• l’applicazione fosse compatibile con i differenti sistemi gestionali utilizzati dalle diverse parti;
• con Sigma Conso Intercompany, JAO sia stata in grado di tener traccia di tutte le transazioni, anche in vista
  delle specifiche esigenze dell’audit.

L’implementazione di Sigma Conso Intercompany è durata 6 mesi. In JAO il processo di riconciliazione intercompany viene effettuato su base trimestrale ed è coordinato da una sola persona.

Utilizzando Sigma Conso Intercompany, JAO fornisce un miglior servizio ai molteplici gestori grazie all’affidabilità delle transazioni effettuate e ad una più semplice e veloce verifica dei conti dei diversi operatori.