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Studio di un caso: Umicore

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Studio di un caso: Intercompany

 

Informazioni chiave

  • Settore di attività: tecnologia di recupero e riciclo di materiali
  • Società quotata BEL 20 (principale indice azionario della Borsa di Bruxelles)
  • Sede: Bruxelles
  • Presente in 34 paesi
  • 132 entità consolidate
  • 150 utenti di Sigma Conso Intercompany
  • Per maggiori informazioni: umicore.com

I vantaggi – In sintesi

  • Fast Close: risparmio di tempo significativo durante il processo di chiusura contabile
  • Processo automatico con conseguente diminuzione delle riconciliazioni manuali
  • Aumento della qualità delle informazioni finanziarie a livello di gruppo, grazie alla presenza di differenti dimensioni
  • Aumento della qualità delle informazioni finanziarie a livello di entità, grazie alla riconciliazione a livello di transazione, di unità di business e di linee di business
  • Auditabilità perfetta grazie al collegamento diretto tra Sigma Conso Intercompany e il software di consolidamento

La situazione di partenza

Il gruppo Umicore ha una politica di crescita esterna molto attiva e ha la necessità di consolidare 132 entità. Ciò porta a:

  • Un aumento costante del numero delle transazioni intercompany (alla fine del 2013, c’erano 185.000 linee di transazioni intercompany nello stato patrimoniale e nel conto economico)
  • Un gran numero di sistemi contabili usati (SAP, sistemi contabili locali, etc.)
  • Differenti processi operativi dovuti all’aspetto internazionale della società

Il gruppo Umicore usava un software per la riconciliazione intercompany già nel 2005. Tuttavia, l’applicazione non era più in grado di supportare i requisiti di reporting interni ed esterni. Il Dipartimento Finanziario era quindi alla ricerca di un software che potesse cambiare con l’evoluzione del gruppo stesso.

La soluzione

Nel 2013, il gruppo iniziò la ricerca di un nuovo fornitore di software che fosse un esperto in questa problematica e, alla fine, ha scelto Sigma Conso Intercompany in quanto soddisfaceva tutte le sue esigenze:

  • Gestire i concetti di business unit e business line
  • Riconciliare i movimenti intercompany a livello di transazione
  • Effettuare sia la riconciliazione automatica, sia quella semi-manuale
  • Recepire le necessità del gruppo
  • Essere di facile implementazione e utilizzo

Sigma Conso Intercompany è stato scelto nel settembre 2013 e l’applicazione, che ha la caratteristica di essere full web, è stata installata in poco tempo. I 150 utenti finali delle entità locali sono stati formati al fine di essere in grado di usare il software in modo completamente autonomo.

Il risultato

  • Fast Close

Con Sigma Conso Intercompany, ora il gruppo ha l’applicativo perfetto per il processo di riconciliazione intercompany, il che risulta in un processo di chiusura contabile ottimale, sia a livello di gruppo, sia a livello di entità. I dati vengono importati ogni mese all’interno dell’applicazione, garantendo un minor carico di lavoro in occasione delle chiusure semestrali. Il tempo risparmiato è significativo: il team di consolidamento ha guadagnato 2 giorni per il processo di chiusura dei conti già dopo il primo periodo.

  • Processo automatico

La responsabilità della riconciliazione intercompany è assegnata interamente alle entità. L’implementazione delle soglie di materialità a livello di regole e di transazioni intercompany ha permesso una riduzione delle riconciliazioni manuali e ha aumentato la percentuale di riconciliazioni automatiche. Questo garantisce un significativo risparmio di tempo.

  • Aumento della qualità delle informazioni finanziarie a livello di gruppo

Il gruppo utilizza la dimensione analitica del software ed è in grado di individuare velocemente il cambio di linea di business o di business unit, al netto dell’intercompany. Prima, il team di consolidamento doveva riconciliare manualmente le riconciliazioni per BU e BL nel software di reporting e risultava un processo meno semplice e con una maggior possibilità di errore.

  • Aumento della qualità delle informazioni finanziarie a livello di entità

La riconciliazione a livello di transazione e a livello BU/BL aiuta a individuare i problemi di gestione a livello locale (criteri di allocazione non corretti, allineamento artificioso sull’entità venditrice, anche in assenza di riconciliazione -per esempio- merce in transito), che stavano determinando un impatto negativo sulla qualità dei dati contabili. Un ulteriore miglioramento dovuto all’utilizzo di Sigma Conso Intercompany è che la riconciliazione delle transazioni permette di riconciliare la dichiarazione dei redditi dall’inizio del periodo fiscale con i dati intercompany. Con il pacchetto software precedente, il team di consolidamento caricava i saldi e le transazioni (le fatture mensili) all’interno dell’applicazione. Era difficile riconciliare i due fattori ed è stato perso molto tempo cercando di trovare l’origine delle divergenze.

  • Auditabilità perfetta

Vi è un collegamento diretto tra Sigma Conso Intercompany e il software usato per il consolidato: i dati vengono inviati automaticamente dall’applicazione Intercompany a quella di consolidamento.

 

Mélanie Servais, Senior Consolidation Manager di Umicore spiega:

“Ciò che mi piace di Sigma Conso è che siamo in contatto diretto con il team di sviluppo, il quale ci dà ascolto. I nostri contatti non si limitano alle figure commerciali, il che significa che c’è un vero e proprio dialogo con il fornitore. Il dialogo è stato facile fin dall’inizio del progetto, poiché parlavamo la stessa lingua. Sentivamo di essere perfettamente compresi e che i nostri suggerimenti venivano presi in considerazione. Inoltre, la nostra efficienza è migliorata in modo significativo grazie all’implementazione di Sigma Conso Intercompany.”

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Contattateci oggi e saremo lieti di aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi!

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