Controllo di gestione e consolidamento a confronto

Come si possono complementare gli uffici di controllo di gestione di gruppo e di bilancio consolidato per migliorare la produzione di informazioni finanziarie?

Il controller di gruppo ed il consolidatore sono due differenti funzioni della stessa direzione amministrativa. Nonostante ciò, tra i due ruoli è utile comunicare e scambiare informazioni per migliorare la qualità del lavoro effettuato da ognuno di essi.

Per comprendere meglio, dovremo esaminare anzitutto le differenze tra questi due ruoli amministrativi. Poi, guarderemo alle possibili interazioni tra di loro.

Prima di iniziare, ecco un breve riassunto dei ruoli e delle responsabilità di ognuno di essi.

Il controller di gruppo deve:

  • Stabilire indicatori di performance per assicurarsi che la società stia operando in accordo con gli obiettivi (indicatori finanziari e non)
  • Misurare i risultati ottenuti
  • Evidenziare ogni variazione
  • Tentare di analizzare le cause

Il consolidatore deve:

  • Realizzare il consolidato di gruppo
  • Partecipare alla revisione dei conti effettuata dai revisori esterni
  • Assicurarsi che i conti siano depositati presso le autorità competenti
  • Gestire le regole di validazione applicabili a tutte le società del gruppo

Due funzioni distinte in termini di approccio e obiettivo

Le differenze tra queste due funzioni possono essere viste in termini di:

  • Frequenza del reporting:

Il reporting è tipicamente effettuato su base mensile. Nonostante in alcuni gruppi il consolidamento si effettui con questa frequenza, molti gruppi consolidano ancora su base semestrale. Come risultato della differenza di frequenza e di altri fattori che analizzeremo successivamente, la rapidità di presentazione dei risultati è altrettanto varia. Il reporting richiede tempi di risposta più brevi.

  • L’impatto della situazione socio-economica:

La situazione socio-economica influenza queste due funzioni ma mentre ci si aspetta che il controller di gruppo anticipi i suoi effetti, il consolidatore attesta e da evidenza dell’impatto della situazione.

  • Confronto dei dati e criteri di analisi della variazione:

Il controller confronta i dati reali con i budget o le previsioni. Utilizzando questi confronti, egli analizza variazioni e tendenze, identificando le cause e, in alcuni gruppi, suggerendo azioni correttive. Il consolidatore analizza e offre una visione generale dei dati consolidati confrontati con l’esercizio precedente o lo stesso periodo del precedente anno finanziario. Le variazioni tra i periodi devono essere spiegate in tabelle allegate e, in modo particolare, essere accurate ed esaustive al 100%.

  • Perimetro di consolidamento (entità, società, ecc.):

Per il controller di gruppo, il perimetro di consolidamento del gruppo è considerato soprattutto dal punto di vista economico. E’ essenziale monitorare e analizzare la performance di quei dipartimenti e società che hanno una maggiore importanza nel gruppo dal punto di vista economico. Non è insolito variare la frequenza di reporting in base alle dimensioni ed al fatturato della controllata. Il criterio essenziale è la capacità di vedere variazioni e tendenze in rapporto al budget e di eseguire le azioni necessarie a livello di gruppo. In questo caso, l’influenza limitata di alcune società spesso serve ad escludere queste “piccole” società dall’analisi dettagliata dei dati riportati o addirittura dallo stesso reporting mensile.

D’altro canto, il consolidatore è obbligato (in particolare dall’avvento degli IFRS) a includere tutte le società che rientrano nel perimetro di consolidamento e quelle che eccedono i criteri relativi alla percentuale di partecipazione nel gruppo.

  • Punto di vista e interpretazione dei dati:

Il metodo di consolidamento di queste società potrebbe anche variare notevolmente a seconda del punto di vista del controller di gruppo o del consolidatore. Da un punto di vista economico, il controller di gruppo tipicamente tiene conto di tutte le società nella preparazione del budget e nel confronto con i dati reali.

Il consolidatore deve applicare il metodo di consolidamento basato sulla percentuale di controllo del gruppo sulla controllata. Questo ha un effetto sul valore dei conti consolidati o sulle percentuali di risultato.

  • Destinatari delle informazioni:

Il controller di gruppo si rivolge essenzialmente a persone all’interno dell’organizzazione con l’intento di fornire loro le informazioni richieste per le decisioni operative, vale a dire, ai responsabili amministrativi e operativi, e al consiglio di amministrazione. Il consolidatore fornirà essenzialmente informazioni alle persone esterne all’organizzazione o ai suoi responsabili operativi quotidiani – per esempio revisori, azionisti e analisti finanziari.

  • Metodi di controllo delle informazioni:

Relativamente al punto precedente, i dati consolidati sono sottoposti a rigorosi controlli esterni, e sono oggetto di una lettera di approvazione del bilancio d’esercizio e di deposito legale.

  • Livello di dettaglio delle informazioni:

Il controller di gruppo, nella sua attività di analisi delle variazioni tra i dati di budget e quelli previsionali, necessita di informazioni sufficientemente dettagliate per identificare le cause e per fornire l’evidenza del loro impatto sui risultati. Per esempio, deve conoscere il prodotto o i prodotti che hanno un minor numero di vendite, le materie prime che si sono rivelate più costose del previsto e quali clienti hanno fatto meno ordini. Questa importante informazione dovrebbe, perciò, essere molto più dettagliata di quello richiesta a fini contabili.

Per questa ragione andiamo avanti ad esaminare l’analisi multidimensionale dei conti.

Il consolidatore necessita di informazioni molto dettagliate di ogni singolo conto nello stato patrimoniale e nel conto economico. Per ognuno dei conti richiederà spiegazioni sulle variazioni da un periodo all’altro. Inoltre, avrà bisogno di informazioni sul tipo di operazioni che modificano questi conti nel periodo in questione. Quest’informazione potrebbe anche essere, per esempio, di natura legale.

  • Tipi di dati analizzati:

Il controller di gruppo si concentra soprattutto sul tipo di dati operativi che influenzano l’EBIT ad un livello molto dettagliato per analizzare variazioni e andamenti, e per anticipare l’impatto della situazione economica sui dati dei periodi futuri.

Il consolidatore deve concentrarsi di più sui dati di bilancio e sulle loro variazioni, utilizzando i conti come controllo di consistenza di queste variazioni. Inoltre, dovrà gestire diverse operazioni proprie della sua attività, spesso poco comprese dal controller di gruppo, come ad esempio i dividendi, la riduzione del valore delle scorte, il trasferimento interno delle scorte, il calcolo o la cessione degli avviamenti, le differenze di conversione di valuta, gli interessi di minoranza, le imposte differite, ecc.

  • Rettifiche apportate ai dati riportati:

L’attività del controller di gruppo, può produrre proiezioni, simulazioni e analisi degli scostamenti e delle tendenze. Queste gli permettono di identificare le aree chiave su cui lavorare e proporre soluzioni.

Il consolidatore effettua rettifiche tenendo conto del passato e adatta i dati delle controllate al fine di applicare le stesse regole nella validazione dei conti a tutte le società del gruppo, garantendo quindi la continuità delle informazioni. Egli deve anche garantire che i dati delle operazioni effettuate tra società del gruppo siano riconciliati, al fine di evitare eventuali effetti sui conti presentati a enti esterni. Il trattamento eseguito sarà essenzialmente il consolidamento.

  • L’approccio ai dati intercompany:

L’approccio del controller di gruppo è quello di isolare questo tipo di informazioni per analizzare i dati relativi a queste transazioni. Come per il budget, il suo approccio sarà quello di iniziare con un acquisto e destinare quello stesso importo al fornitore. Nel budget, il livello atteso di vendite determinerà le quantità di materie prime necessarie per la produzione.

Il consolidatore ha l’approccio opposto. E’ generalmente il fornitore, cioè la società che emette la fattura, che comanda e che può allocare la transazione di acquisto alla sua controparte nell’ERP.  Inoltre, per via del possibile volume delle transazioni, dell’impatto delle valute e della produzione di beni, questi processi sono spesso molto lunghi in termini di tempo per il consolidatore e, a volte, causano problemi per i revisori.

Mentre per il controller di gruppo si tratta di un caso di informazioni non rilevanti, per il consolidatore queste informazioni devono essere ben gestite dalle società controllate e riportate correttamente. Tale elenco di attività, pur non esaustivo, dimostra la misura in cui queste due funzioni differiscono nell’approccio e nell’obiettivo.

Punti in comune

Vi sono, nonostante ciò, similitudini tra i due ruoli. L’aspetto principale è che il controller di gruppo e il consolidatore usano molti dati comuni anche se, come abbiamo visto in precedenza, vengono trattati in modo diverso e utilizzati per scopi diversi. La collaborazione tra coloro che operano nel controllo di gestione e quelli che operano nel consolidamento deve, quindi, essere a livello di ottenimento dei dati.

Una collaborazione da creare

Il consolidamento dei dati migliora notevolmente il processo di consolidamento e di reporting (in termini di qualità, velocità ed efficacia). Il controller di gruppo è più frequentemente in contatto con le società controllate (reporting mensile, budget, previsioni, modifiche di budget) ed è quindi più vicino alle diverse entità all’interno del gruppo e, soprattutto, conosce i fatti prima del consolidatore. Il consolidatore deve avere le informazioni che gli permettano di rideterminare le informazioni delle società controllate in modo tale da inserirle nel suo consolidato. Pensiamo, per esempio, alla gestione ed al calcolo delle scorte, ai metodi di ammortamento praticati a livello locale dalle società controllate, agli utili intercompany conseguiti a seguito della vendita di azioni tra le società del gruppo, ecc.

Per questi diversi elementi, poiché il controller di gruppo ha più rapido accesso a questi dati, può giocare un ruolo molto importante in qualità di fornitore di informazioni rispetto al suo collega nel consolidamento. Il consolidatore deve assicurarsi di informare il suo collega controller di gruppo sulle voci (dividendi, accantonamenti, partecipazioni di minoranza, ammortamenti di avviamento, imposte differite, ecc.) che avranno un impatto sui risultati e sui rapporti analizzati dal controller stesso.

Le stesse voci possono svolgere un ruolo dominante, ad esempio durante i trasferimenti tra certe società controllate del gruppo.
E’ quindi essenziale che queste due funzioni lavorino come una vera e propria squadra: la mutua comprensione del trattamento contabile, l’uso di un software comune (con dati condivisi) e lo scambio di informazioni contribuiranno ad un miglioramento significativo in tutto il processo!

Se state prendendo in considerazione l’implementazione di azioni specifiche per migliorare la qualità dei vostri dati finanziari, la creazione di una collaborazione più efficace tra il controller di gruppo e il consolidatore dovrebbe far parte delle opzioni da prendere in considerazione!

Controllo di gestione e consolidamento a confronto

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