Come coinvolgere nel migliore dei modi i responsabili operativi nel processo di bilancio per un budget più attendibile?

Autore: Sébastien Jacobs, Senior Consultant, Planning & Budgeting, Sigma Conso

In possesso di un master in scienze economiche applicate dell’università di Gand, Jolien De Baerdemaeker si è recentemente dedicata ai meccanismi psicologici che portano ad un mancato coinvolgimento dei responsabili operativi all’interno del processo di budgeting, ed ha condotto uno studio sotto la direzione del professor Bruggeman.1

Il budget è il cuore dell’organizzazione della società e la sua redazione è pilotata dal controllo di gestione. Tuttavia, è chiaro che i responsabili operativi e i direttori delle business unit hanno un ruolo chiave nella costruzione del budget: sono loro che costituiscono il fulcro dei processi produttivi e della creazione di valore all’interno delle organizzazioni.

E a sua volta, il budget viene utilizzato come strumento di valutazione: è uno dei parametri per i sistemi di remunerazione e di premiazione, per i manager ed i loro team.

Lo studio condotto dalla De Baerdemaeker fa emergere che molto spesso i responsabili operativi prendono l’esercizio alla leggera, con una tendenza a sottovalutare o a sopravvalutare le loro necessità in termini di risorse; lo stesso vale per gli obiettivi che si sono posti. Questo è dovuto al fatto che sono poco motivati per l’esercizio.

Tuttavia, nelle organizzazioni in cui i responsabili operativi partecipano al processo strategico, il loro coinvolgimento è maggiore e la qualità del budget risulta essere notevolmente migliorata, a beneficio della performance generale della società.

Come aiutare i responsabili operativi e motivarli nell’elaborazione del budget?

Come possono la direzione amministrativa e il controllo di gestione motivare i responsabili operativi nell’elaborare un budget attendibile? E’ possibile applicare 2 tipologie di cambiamenti: un processo chiaro e uno strumento facile da utilizzare per chi non si occupa di amministrazione.

Un processo chiaro e motivante

Questo è caratterizzato da:

Un accesso permanente all’insieme delle informazioni utili per la costruzione del budget.
Minor tempo passato a raccogliere i dati.
Una attribuzione chiara dei differenti compiti del processo alle parti interessate e il monitoraggio del loro avanzamento.
Una comunicazione migliore, verticale e orizzontale, tra le parti interessate
La possibilità di adattare facilmente il budget in corso d’esercizio tenendo conto dei fattori non previsti all’origine (situazione politica su quel mercato, corso evolutivo di una determinata merce…), per dare maggior supporto alle sfide dei manager operativi.
Un’integrazione più forte tra la pianificazione operativa e il processo di budgeting con la possibilità di inserire automaticamente nel budget dei dati esterni, provenienti da un sistema RH, da altri strumenti di gestione, dai dati contabili, ecc….

Uno strumento facile da utilizzare da chi non si occupa di amministrazione

A chi non si occupa di amministrazione piacerà lavorare con uno strumento:

Adattabile al proprio specifico approccio operativo
Che lo guida passo per passo nel lavoro quotidiano (compiti, scadenze, solleciti, ecc.)
Che fornisce informazioni aggiornate e personalizzate in base alle sue esigenze ed ai suoi diritti di accesso
Abbastanza evolutivo per far fronte alla crescente complessità del business: facile aggiunta di nuove variabili, cambiamento all’interno della modellizzazione di tutta o parte dell’attività, etc.
Che offre funzionalità di allocazione dinamica per automatizzare l’importazione di determinati dati (ammortamenti, costi del personale, etc.)
Che permette delle report dinamici molti utili
Che fornisce un’unica visione della verità
Per adattare facilmente gli sviluppi di nuove attività.

Guidati lungo tutto il processo di budgeting e potendo visualizzare direttamente e in maniera chiara l’impatto delle loro decisioni e azioni a livello di organizzazione, in tempo reale, i responsabili organizzativi si sentiranno coinvolti nella strategia e forniranno dati più affidabili, a vantaggio di tutta l’organizzazione.

 

Fonti:

1 CFO Magazine #184 “Missing link tussen budgetteren en motiveren” febbraio 2016

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