Comment la réconciliation des intercos peut-elle faire partie du processus de fast close ?

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Comment la réconciliation des intercos peut-elle faire partie du processus de fast close ?

Le 29 novembre, KPMG Lille et Sigma Conso ont co-organisé un atelier consacré au Fast Close. Eric Bleuez, Associé et Directeur Régional de KPMG a indiqué que la mise en place d’un processus de Fast Close répond à une volonté pour une entreprise d’améliorer la qualité de son information financière. Pour être valable, l’information doit être fiable, fraîche et fertile.

Annie Nocquet, Directeur de Mission et spécialiste des projets Fast Close chez KPMG et Laurent Picon, Directeur de Mission, qui anime l’équipe consolidation – reporting du bureau de Lille ont présenté une démarche de fast close, listant les actions à mettre en œuvre pour fluidifier le processus d’arrêtés de compte.

Un des principaux freins constatés à la mise en place du fast close, c’est la réconciliation des intercos : cette réconciliation figure parmi les 3 premiers facteurs impactant le délai de production des comptes. Pour faire en sorte que les intercos ne soient plus un obstacle au fast close, leur réconciliation doit faire partie du processus comptable.

Dominique Galloy, administrateur de Sigma Conso, a présenté sa vision lors de cette matinée. Utiliser le bon outil d’automatisation du processus de réconciliation des intercos permet in fine de gagner en productivité, fiabilité et aussi en traçabilité. Traditionnellement, les outils de réconciliation des intercos fonctionnent en solde : si le solde est différent, alors les transactions sont regardées pour réaliser la réconciliation. Mais le risque est alors de « laisser passer » des transactions artificiellement réconciliées entre 2 entités. La qualité du processus et de l’information financière obtenue n’est alors pas garantie.

D’où l’intérêt d’utiliser une solution proposant une démarche inverse :

  1. Un lettrage de toutes les transactions présentant une correspondance stricte, sur une liste de critères pré-définis (intégrant des seuils de matérialité, des variations de devises, etc).
  2. Les données qui n’ont pu être lettrées sont présentées aux contreparties. L’outil les assiste dans la réconciliation.
  3. Enfin, restent les données non rapprochables en l’état et l’outil offre alors une plateforme collaborative aux différentes parties

 

Schématiquement, le processus de réconciliation des intercos peut être représenté par un entonnoir :

 

  1. Réconciliations automatiques :
    Lettrage : l’outil travaille d’abord à la transaction : un lettrage est réalisé pour réaliser une réconciliation automatique sur autant de pièces que possible. Ainsi, chez un de nos clients, le logiciel réalise le lettrage de 70% des transactions. Ne restent que 30% des pièces à étudier.
  2. Réconciliations semi-automatiques :
    L’outil accompagne les contreparties et propose une réconciliation progressive assistée : on ne regarde que les transactions non réconciliées. Cette étape permet de réaliser des lettrages ou ‘marquages par type de différence intercos’ sur base de critères de moins en moins stricts.
  3. Processus manuel :
    Enfin, ne ressortent que les données non rapprochables en l’état : l’outil offre alors une interface pour consulter des informations plus détaillées encore sur les transactions (compte comptable local, numéro de commande, numéro de magasin, libellés, …) et une plateforme collaborative pour assister l’entité dans ses recherches voire même la possibilité d’attacher des pièces comptables à une transaction spécifique.

Le processus de réconciliation des intercos fait ainsi partie du processus comptable et de clôture des comptes locaux, bien en amont de la consolidation des comptes. Le consolideur n’intervient plus dans l’analyse des différences, ce travail est laissé aux équipes comptables, celles-là mêmes qui détiennent toutes les connaissances et les informations pour documenter les réconciliations. La réconciliation des intercos devient alors un outil de contrôle interne et permet d’améliorer la qualité et la pertinence des données.

Tous les groupes n’étant pas prêts opérationnellement à travailler à la transaction immédiatement (systèmes comptables hétérogènes, etc.), il est toutefois important que le système leur laisse la possibilité de commencer à travailler en soldes. Le système permet de centraliser les données, d’en faciliter l’analyse, d’assurer l’exhaustivité et la parfaite cohérence des soldes intercos rapprochés avec ceux repris dans les comptes consolidés, et donc de faire ressortir des anomalies qui n’auraient pas été détectées autrement.

Les groupes optant pour cette approche de réconciliation des intercos mettent tous les atouts de leur côté : des intercos réconciliés, des différences justifiées dès avant le processus de clôture : celui-ci se fera sur la base de données fiables et définitives et sera plus rapide. Et en phase d’audit, les auditeurs apprécient le temps gagné sur les investigations, les discussions avec les consolideurs et les entités du groupe ; toute l’information détaillée dont ils ont besoin est disponible.

La matinée de présentation s’est terminée avec le témoignage du Groupe Auchan, qui recueille déjà les fruits de son projet de réconciliation automatique des intercos. Mais s’appuyer sur un logiciel ne suffit pas, la gestion du projet est également cruciale.

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