Consolidato con Excel vs Software di Consolidamento

Utilizzate attualmente un foglio di calcolo per eseguire il vostro consolidato? Quando diventa necessario investire in un software di consolidamento? Presenteremo qui di seguito alcune informazioni utili da tenere in considerazione, in modo da valutare la vostra attuale situazione e prendere una decisione avendo tutte le informazioni necessarie.

Il nostro primo consiglio è strettamente legato alla vostra visione strategica. Ad oggi, non potete sapere cosa accadrà in futuro al vostro gruppo: un aumento di portata grazie all’acquisizione di società sub-consolidate, un’offerta pubblica con nuovi azionisti che richiedono una chiusura contabile rapida, un cambiamento nelle norme per il consolidamento o, più precisamente, delle informazioni a livello di consolidato. Tutto questo può accadere in qualsiasi momento, ed è perciò prudente e strategico iniziare a usare preventivamente un’applicazione affidabile per provvedere a nuove e inaspettate situazioni.

Dal punto di vista gestionale, un consolidato eseguito con l’uso di Excel prevede molto più tempo rispetto all’utilizzo di un’applicazione appropriata. Le ore lavorative spese a realizzare il consolidato parlano a favore di un investimento per una soluzione dedicata. Il tempo risparmiato può essere così utilizzato per la creazione di report o di analisi, i quali portano un maggior valor aggiunto al gruppo in questione.

I rischi e le difficoltà che si possono incontrare con l’uso di Excel

Secondo la nostra opinione, Excel (o qualsiasi altro foglio di calcolo) è uno strumento flessibile che può funzionare bene se si sta effettuando il primo consolidato per un gruppo dalla struttura semplice (una sola valuta, un campo di applicazione costante, poche entità, nessun azionista di minoranza, etc.)

In quale momento si dovrebbe investire in un pacchetto software dedicato?

Ecco alcuni aspetti da considerare:

  • Regole di consolidamento

Innanzitutto, è utile tener a mente le norme per il consolidamento (far riferimento al 7th European directive): il processo di consolidamento si basa sulla logica di contabilità. Deve contenere, inoltre, i resoconti dei saldi, diari, il libro mastro generale, etc., elementi che sono particolarmente difficili da creare con Excel.

  • Che cos’è il consolidato?

Molti “principianti” vedono le informazioni consolidate come parte di un’organizzazione matrice e come elementi perfetti per essere registrati all’interno di un foglio di calcolo. Questa idea è sbagliata. Le informazioni consolidate si basano su una struttura transazionale e non su una posizionale che implica al massimo quattro diverse dimensioni: la società, il conto, gli aggiustamenti, i flussi e, a volte, gli aspetti analitici. Queste informazioni non sono parte di una matrice, ma di un ipercubo e, quindi, necessitano l’utilizzo di un database.

  • Calcoli di consolidamento con Excel

Tutti i calcoli, le operazioni e le transizioni sono fatti manualmente con un foglio di calcolo. Ovviamente, alcuni collegamenti e processi automatici possono essere disposti. Questi collegamenti e processi automatici diventano però prontamente dei fogli di lavoro multipli, tutti collegati insieme. Nel corso degli anni risultano dei documenti illeggibili, rigidi e inclini a rischi poiché ci sono talmente tanti collegamenti che non vengono realmente validati e sono “ritoccati” manualmente.
La flessibilità del foglio di calcolo, che è uno dei suoi punti di forza, diventa quindi un rischio durante il processo di consolidamento.
Inoltre, un foglio di calcolo non permette l’automazione dei pacchetti di consolidamento.

Calcoli di controllo e percentuale di interesse

 I calcoli di controllo e della percentuale di interesse, se sono ottenuti “manualmente” tramite fogli di lavoro, sono effettuati prima che il processo di consolidamento possa diventare laborioso e fonte di molti errori, anche per i piccoli gruppi.
In questo caso, vi è un chiaro beneficio nell’utilizzare un software specializzato. L’applicazione farà tutto il lavoro per voi e, soprattutto, garantirà l’affidabilità dei dati: i calcoli, la definizione dei metodi di consolidamento, l’implementazione di varie simulazioni nel campo di applicazione e la correzione di qualsiasi errore si verifichi in quest’ultimo.

  • L’applicazione dei metodi di consolidamento

L’applicazione dei metodi di consolidamento utilizzando un foglio di calcolo è fatta, per definizione, manualmente, e richiede molto tempo senza poter garantire risultati affidabili. Infatti, la conversione dei dati corporate in valute consolidate, i calcoli richiesti per gli azionisti di minoranza e le riserve consolidate sono un terreno fertile per gli errori.
Grazie all’automazione di tutte queste mansioni, il software di consolidamento permette guadagni sulla produttività e rende possibile ottenere in modo rapido risultati affidabili.

  • Azionisti di minoranza e aggiustamento di traslazione

Molti consolidati eseguiti utilizzando un foglio di calcolo omettono gli azionisti di minoranza nel patrimonio netto o nell’approccio proporzionale. Con questo metodo, è cosa comune dimenticarsi di assegnare agli azionisti di minoranza la loro quota nel valore di un patrimonio, trattenuto da un’altra sussidiaria che non è al 100% di proprietà della casa madre.

Per quanto riguarda gli aggiustamenti di traslazione, le riserve consolidate e gli azionisti di minoranza, la loro ricostituzione e giustificazione risultano spesso in un’immaginabile perdita di tempo in quanto devono essere ricostituiti al di fuori della contabilità, partendo dalla situazione aziendale di ogni sussidiaria.
Se andiamo più a fondo nel processo di consolidamento, possiamo trovarci davanti al problema di gestire le voci consolidate, il concetto di flusso e la creazione di report o di resoconti finanziari, così come il flusso di cassa e le tabelle fiscali.

  • Gestione delle voci consolidate

Un sistema per le voci consolidate può essere organizzato con Excel. Tuttavia, assicurarsi la sua longevità è un’altra questione. Con ogni nuovo periodo/ anno consolidato, sarà importante rivedere le voci dell’anno precedente per determinare se proseguire o no. E se sì, come?

In aggiunta al fatto che questo esercizio ricorrente richiede tempo, altri elementi come le vendite e il de-consolidamento devono essere presi in considerazione, il che porta, senza dubbio, che i consolidatori che lavorano con Excel trattano il doloroso problema di isolare le voci per società. Quest’ultimo punto richiede di lavorare con conti collegati all’interno di ciascuna società, che è raramente il caso se si usa Excel, il quale provvede alla necessità di flessibilità nell’inserire le voci da compagnia a compagnia, ma compromette ogni possibilità di ottenere il contributo della compagnia stessa!

  • Aggiornamenti

L’utilizzo di un foglio di calcolo per effettuare il consolidato crea difficoltà e rischi legati agli aggiornamenti. Se il grafico dei conti si dispiega con l’uso di un foglio di lavoro per società e se deve essere modificato, gli aggiornamenti allora devono essere eseguiti per ogni foglio di lavoro (il che è tedioso), per non menzionare il rischio di utilizzare le righe sbagliate (incoerenza).

  • Varianti consolidate

Ancora una volta, il foglio di calcolo non è lo strumento migliore per produrre varianti consolidate dallo stesso insieme di dati: il consolidato IFRS, seguito da una versione GAAP locale, la creazione di gruppi sub-consolidati, la produzione di dati segmentati (IFRS), etc.

  • Il concetto di flusso

Il concetto di contributo non è il solo a causare problemi per i consolidati effettuati con Excel. Infatti, molti processi di consolidamento con fogli di calcolo vengono eseguiti tramite i saldi. La nozione di flusso è, di solito, totalmente assente.
L’implementazione del resoconto del flusso di cassa con Excel è sempre molto laborioso. È dato da: prova ed errore, senza alcuna garanzia di qualità nonostante il tempo speso, e dall’immergersi nelle informazioni dei report finanziari delle varie società nell’ambito stabilito. In aggiunta al flusso di cassa, il concetto di flusso è essenziale per rendere automatica la creazione di report di restituzione, di altri report richiesti o di quelli obbligatori.

  • Transazioni intercompany

A un certo punto, durante il processo di consolidamento, il consolidatore deve controllare un’ultima volta lo stato delle relazioni intercompany tra le sussidiarie. In pratica, questo significa controllare che le transazioni di A con B per un certo conto riflettano effettivamente le transazioni di B con A per un altro conto. Questo collegamento può impiegare combinazioni che sono difficili da gestire con un foglio di calcolo. Le transazioni intercompany non sono infatti conto per conto, ma piuttosto conto per relazioni di conti.

  • La fase di revisione

Gli auditor con cui abbiamo parlato sono chiari: sono molto più sicuri quando devono revisionare un consolidato che è stato effettuato con un software professionale. Ai loro occhi, è una garanzia di qualità. Il software di consolidamento rende tutti i processi sicuri. Inoltre, l’applicazione più performante offre tracce audit dettagliate che aiutano i revisori ad accedere alle giustificazioni di ogni voce. Il risultato è una revisione veloce ed efficiente.

È inoltre molto apprezzato il fatto che sono stati imposti alle compagnie di revisione nuovi standard europei che li portano a raccomandare ai loro clienti l’uso di un’applicazione professionale e dedicata, con l’obiettivo di garantire la qualità del processo di produzione dei conti consolidati.

  • Condivisione del know-how

Infine, i fogli di calcolo e i file generali sono solitamente ben compresi dal “creatore del modello”, ma cosa succede se questa persona lascia il gruppo? Diventa quindi una questione di continuità e di sicurezza del consolidato del gruppo.
Se avete la necessità di produrre velocemente dati affidabili, risparmiare tempo e guadagnare credibilità durante la fase di revisione, raccomandiamo di investire in un software di consolidamento. È una questione di tempo e di qualità delle informazioni generate e fornite ai clienti, sia interni sia esterni.

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