Il manuale di consolidamento: come redigerlo?

Il manuale di consolidamento è uno degli strumenti necessari per ottimizzare il processo di consolidamento. Cosa dovrebbe contenere? Abbiamo definito 9 punti chiave:

1) Il ruolo di ogni persona nel processo di consolidamento

Qual è il coinvolgimento e la responsabilità delle società controllate? Chi ha la responsabilità di fornire le informazioni all’interno delle società? Chi dovrebbe validarle? Qual è l’ambito delle attività svolte dall’ufficio di consolidamento della capogruppo? Con chi e a che livello viene gestita la revisione? La risposta a queste domande deve essere indicata chiaramente nel manuale di consolidamento.

2) Le regole relative ai cambiamenti nel perimetro di consolidamento

Come si centralizzano i cambiamenti all’interno del perimetro di consolidamento? Attraverso quale sistema di informazioni le nuove entità dovrebbero essere create, acquisite e gestite? Con chi dovrebbe lavorare il team di consolidamento per salvaguardare questo aspetto? Quali sono le informazioni essenziali che il team di consolidamento richiede per assicurare un trattamento efficace di questi cambiamenti all’interno del processo di consolidamento? Il manuale di consolidamento deve indicare accuratamente tutte le regole e le informazioni utili per gestire i cambiamenti all’interno del perimetro di consolidamento.

3) Le procedure di validazione delle informazioni e le regole di accettazione delle stesse

Da chi, quando e con quale metodo le informazioni provenienti dalle società controllate devono essere validate? La validazione ha luogo nelle società controllate? Quali sono le soglie di materialità? Chi le stabilisce? Chi conferma le informazioni nella società controllata e chi le accetta nella capogruppo? Quali sono i controlli del sistema di consolidamento? Il sistema di consolidamento ha un workflow? Qual è la differenza tra un “warning” e un errore fatale? Dove si posiziona la revisione all’interno di questo processo? Tutte queste domande relative alla validazione devono essere trattate nel manuale di consolidamento.

4) L’uso di un reporting package

Se non si è in presenza di un sistema completamente integrato, consideriamo essenziale l’uso di un reporting package. Questo fa sorgere parecchie domande: Che forma deve avere questo package? E’ adatto per il gruppo preso in questione? Può essere interfacciato con il software di consolidamento? Si può combinare con altri metodi di reporting delle informazioni? Qual è il livello di accuratezza? Chi deve compilarlo e come? Quali informazioni deve raccogliere? Senza far riferimento ad uno specifico punto tra quelli appena citati, il manuale di consolidamento dovrebbe tuttavia chiarire se viene utilizzato un reporting package e, se sì, dovrebbe specificare chi deve compilarlo e in base a quale processo e tempistiche. Infine, come già detto, noi riteniamo che una procedura di convalida ed accettazione del package sia un elemento essenziale per la creazione di un manuale di consolidamento degno di questo nome.

5) Le soglie applicate dal gruppo e le informazioni da riportare in base al metodo di consolidamento

I gruppi di certe dimensioni possono ottimizzare i loro processi di consolidamento e reporting escludendo determinate società partecipate poco significative e/o limitando il livello di informazioni richieste, in base al metodo di consolidamento (essenzialmente relativo al patrimonio netto). Cosa si intende per società controllata poco significativa? Qual è il livello minimo di informazioni richiesto in base al metodo di consolidamento o alla soglia di materialità? A questo livello, il manuale di consolidamento fornirà le informazioni sulle soglie da considerare, in base al metodo di consolidamento, sul livello minimo di dettaglio che dovrà essere fornito all’ufficio di consolidamento della capogruppo.

6) I riferimenti ai tassi di cambio ed alle regole di conversione

Qual è la fonte usata per stabilire il tasso di cambio? Qual è la tempistica prevista per la comunicazione di questi tassi (mensile, trimestrale, ecc.)? Quale metodo di conversione viene usato dal gruppo? Vi sono molti elementi di cui il gruppo deve tener conto nel suo manuale di consolidamento per evitare numerose differenze di conversione di divise!

7) Le regole per la riconciliazione delle transazioni intercompany

Quali sono le tipologie delle transazioni intercompany adatte al gruppo? Come dovrebbero essere riconciliati questi report intercompany? Quali documenti dovrebbero giustificare la riconciliazione? Quali sono le soglie accettabili oltre le quali non è più utile riconciliare le differenze? La riconciliazione intercompany è centralizzata presso la capogruppo o decentralizzata presso le società controllate? Attraverso quali sistemi le transazioni intercompany diventano oggetto di riconciliazione? Come funziona questo sistema?

8) L’uso di un metodo contabile unico e le politiche contabili del gruppo

I conti del gruppo saranno stabiliti in base agli IFRS? o ai GAAP locali? In base al metodo contabile imposto o scelto dal gruppo, quali sono le politiche contabili del gruppo? Qual è l’effetto di queste politiche sul processo di standardizzazione dei conti delle società controllate? In base alla categoria, quali rettifiche significative le società controllate o il team di consolidamento dovrebbero apportare prima dell’integrazione nel processo di consolidamento? Chi sarà il responsabile di questo processo? E’ un prerequisito che il manuale di consolidamento tratta in profondità con elementi diversi in relazione al metodo contabile del gruppo e all’impatto delle scelte contabili del gruppo sui processi di standardizzazione dei conti delle società controllate.

9) La tempistica del processo di consolidamento

Entro quando i dati raccolti dalle società controllate vanno riportati al team di consolidamento? Qual è il termine ultimo per la riconciliazione delle transazioni intercompany? Qual è il termine ultimo per il completamento dei report intercompany? Entro quanto tempo le società controllate devono correggere i loro conti? Quando avrà luogo la revisione dei conti delle società controllate, e di quelli consolidati? Per quando deve essere preparata una prima versione di consolidamento dei conti della capogruppo? Qual è la data ultima entro la quale si può controllare il bilancio consolidato? Quando è previsto il consiglio di amministrazione?

Il manuale di consolidamento del gruppo deve stabilire con precisione le diverse date chiave del processo di consolidamento. Un’agenda organizzata, basata su un numero preciso di scadenze che seguono la chiusura del periodo contabile, dovrebbe essere accompagnata da un’ulteriore programmazione del consolidamento che definisca con precisione le date da rispettare per tutto l’anno.

 

Volete migliorare il vostro processo di consolidamento e reporting? Contattateci e saremo lieti di aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi!

Roberto Candela | Managing Director Italia | roberto.candela@sigmaconso.com | +39 039587720


Giuseppe Capoderose
| Sales Manager Italia | giuseppe.capoderose@sigmaconso.com | +39 039587720

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