La conception du rapport annuel : les 10 points clés pour un design efficace

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La conception du rapport annuel : les 10 points clés pour un design efficace

Le contenu de cet article m’a été fourni par Comfi, agence de communication financière. Accès au texte original : http://www.comfi.be/630/design-process-annual-report/

La réalisation du rapport annuel est d’actualité pour vous ? Pour que vos futurs lecteurs s’y retrouvent facilement, voici quelques points à vérifier :

La couverture

L’un des premiers objectifs que doit remplir la couverture de votre rapport annuel, c’est d’inciter toute personne qui le voit à se saisir d’un exemplaire pour le parcourir ! Mais n’oubliez pas : cette couverture doit répondre à une autre finalité et être cohérente avec le contenu du rapport : c’est l’endroit où utiliser un visuel choc, des mots clés pour illustrer une force essentielle ou synthétiser le message que vous souhaitez faire passer.

La mise en page

Il est évident que tous les actionnaires (présents ou à venir) n’auront pas le temps de parcourir votre rapport annuel en détail ; le recours à des paragraphes courts, différents niveaux de lecture, des aides visuelles, des graphiques, … est recommandé. La plupart des lecteurs feuillettera d’abord rapidement le document; il est donc essentiel que l’information principale ressorte clairement pour être vue lors de ce survol. Quelques citations bien mises en valeur, des encadrés, une liste des points clés … permettent d’attirer l’attention du lecteur sur les messages clés que vous souhaitez faire passer. Ensuite, les règles de base de mise en page s’appliquent évidemment : une police de caractère facile à lire, des lignes de texte courtes, une mise en page sur quelques colonnes faciliteront la lecture.

Et, avant l’envoi à l’imprimeur, votre checklist, en 10 points :

  1. Vérifiez bien que les coordonnées de votre entreprise, le site web … soient bien visibles là où le lecteur s’attend à les trouver – la plupart du temps en 4ème de couverture. Les QR codes sont de plus en plus fréquemment utilisés pour renvoyer vers du contenu en ligne ;
  2. La date sur la couverture doit indiquer sans ambiguïté la date de clôture de l’exercice (par exemple 31 mars 2012) ;
  3. Le nom de la société et l’exercice figurent sur la tranche pour que le rapport soit facile à retrouver une fois classé ;
  4. On retrouve le nom de la société et l’exercice sur toutes les pages : c’est utile en cas de (photo)copie partielle du contenu, ou d’extraction de page de la version *.pdf du rapport ;
  5. Assurez-vous que le lecteur identifie clairement dans quelle section du rapport il se trouve ;
  6. Vérifiez que les dates de début et fin d’exercice figurent bien dans tous les tableaux et graphiques ;
  7. Si vous insérez l’invitation à l’assemblée générale dans le rapport avec les résolutions, il y a un risque que ces informations passent inaperçus ; si toutefois vous prenez cette option, assurez-vous que l’invitation soit bien visible (signet, …) ;
  8. Les rapports et les déclarations de la direction doivent être signés (et accompagnés des portraits si la mise en page le permet) pour renforcer l’engagement du groupe ;
  9. N’oubliez pas de bien différencier la section consacrée aux comptes du reste du rapport annuel, pour que le lecteur y accède rapidement (utilisation d’une couleur différente, d’un système de tabulation, …)
  10. Enfin, veillez à utiliser les ombrages et autres fonds sombres avec parcimonie, ils peuvent rendre les textes illisibles après un passage à la photocopieuse.

 

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