La riconciliazione intercompany: come si può migliorare la produttività e l'affidabilità del processo?

La riconciliazione intercompany: come si può migliorare la produttività e l’affidabilità del processo?


La riconciliazione delle transazioni intercompany: come si può migliorare la produttività e l’affidabilità del processo?

 

Di Giuseppe Capoderose, Sales Manager di Sigma Conso Italia

Giuseppe

 

Scaricate il .pdf dell’articolo pubblicato su Andaf Magazine

In anni recenti, i gruppi hanno dedicato molto tempo e attenzione alla riduzione dei tempi dei loro cicli di reporting. In tale ambito, il completamento del processo di riconciliazione intercompany è stato – e continua a essere – uno dei più importanti colli di bottiglia che molti gruppi non riescono tuttora a gestire nel modo più efficiente.

Nell’articolo esaminiamo le principali criticità che abbiamo riscontrato sul campo e proponiamo uno schema di riferimento operativo per superarle.

 

L’obbligo della riconciliazione intercompany viene brevemente contemplato nei principi contabili, ma non sono previste particolari modalità vincolanti di gestione operativa di questa attività.

Viene quindi sostanzialmente demandata ai gruppi la responsabilità di implementare il processo ritenuto più idoneo per la riconciliazione delle partite intercompany, che costituisce un passaggio preliminare ed imprescindibile per la successiva eliminazione delle stesse in fase di consolidamento.

Nella maggior parte dei gruppi, la riconciliazione intercompany risulta essere attualmente:

Il processo di ottimizzazione: automazione – in che misura e con quali risultati?

La riconciliazione intercompany è un processo concettualmente non particolarmente complesso, ma spesso gestito in modo non efficiente.

Molti gruppi hanno avviato progetti di automatizzazione in questo ambito, con l’obiettivo di:

 

Come agiscono i gruppi? La situazione attuale

Ormai da tempo, i gruppi più strutturati si avvalgono di applicazioni software per il consolidamento che includono anche funzionalità di base per la riconciliazione dei saldi intercompany.

I consolidatori, in funzione del software utilizzato, hanno a loro disposizione una delle due seguenti opzioni:

In entrambi i casi, la riconciliazione dei saldi intercompany avviene in prossimità, o in concomitanza, con il processo di consolidamento, in una fase ormai decisamente avanzata e per molti aspetti tardiva.

 

È possibile adottare un processo di riconciliazione intercompany più efficace ed efficiente?

A nostro parere, occorre innanzitutto ribaltare il paradigma operativo tradizionale, passando da un processo centralizzato (gestito dalla capogruppo) ad un processo decentralizzato e collaborativo da gestire a livello di entità. Inoltre anziché partire dai saldi, per poi lavorare a ritroso sulle transazioni, la riconciliazione deve essere effettuata direttamente a livello di transazione. Infine il processo di riconciliazione intercompany deve diventare parte integrante del processo contabile e della chiusura contabile a livello di entità, prima del consolidamento dei conti ed indipendentemente da esso.

Questa tabella mette a confronto le caratteristiche del processo tradizionale con quelle del processo da noi raccomandato.

 

Tabellaintercompany

 

Dalla riconciliazione per saldi alla riconciliazione per transazione

Una riconciliazione intercompany gestita a livello di transazione permette di:

L’automazione delle riconciliazioni intercompany può essere illustrata come una sorta di imbuto:

 

Intercompany articolo

 

  1. Riconciliazione automatica:

Questa funzionalità permette di riconciliare automaticamente il numero più elevato possibile di transazioni. Ottenere un alto livello di automazione è essenziale in quanto spesso i gruppi devono gestire in breve tempo volumi di transazioni molto elevati. A regime, il tasso di riconciliazione automatica tipicamente si attesta intorno a percentuali comprese tra il 70% e l’80%.

  1. Riconciliazione semi-automatica:

In questa fase vengono prese in considerazione solo le transazioni che non sono state riconciliate in precedenza. Il software mette a disposizione un percorso di lavoro guidato che facilita, avvalendosi di logiche di abbinamento via via meno restrittive, l’”etichettatura” delle transazioni per tipologia di differenza.

  1. Riconciliazione manuale:

In questo ultimo passaggio ci si focalizza solo sulle transazioni che non possono essere riconciliate nel loro attuale contenuto informativo. Funzionalità collaborative favoriscono la comunicazione e l’interazione tra le entità nella ricerca e condivisione di informazioni ancora più dettagliate sulle transazioni (conto di contabilità locale, numero d’ordine, business unit, …), con possibilità di gestire campi personalizzati senza limitazione e di allegare documentazione probatoria alle transazioni.

Quando si fa riferimento ad un efficace processo di riconciliazione intercompany, occorre sempre tener presente che l’obiettivo della riconciliazione non è quello di azzerare le differenze.

L’applicazione deve garantire piuttosto che tutto ciò che è riconciliabile venga in effetti riconciliato. Inoltre, deve dare la possibilità di giustificare le differenze, attribuendo a ciascuna di esse la corretta etichettatura in funzione della causa sottostante che l’ha determinata.

Tra le più comuni cause di discrepanza citiamo:

Il processo sopra descritto è per sua natura iterativo. Le transazioni vengono importate una prima volta dai sistemi alimentanti (tipicamente i sistemi contabili locali). A seguito degli esiti della fase di riconciliazione, eventuali errori ed omissioni rilevati a livello di contabilità locale possono essere corretti o integrate. Le transazioni possono poi quindi essere importate una seconda volta.

Una volta che il processo di riconciliazione è stato completato, l’applicazione può trasferire i dati al software di consolidamento. Ciò consente di evitare reinserimenti manuali ed assicura l’integrità e la coerenza tra i saldi intercompany riconciliati con quelli presenti nel bilancio consolidato.

In alternativa, il software di consolidamento può essere alimentato direttamente dal sistema contabile dell’entità, previo il trasferimento dei dati delle transazioni intercompany, eventualmente corretti durante il processo di riconciliazione, aggregati per conto contabile, divisa di transazione e funzionale, e controparte.

L’applicazione è quindi in grado di promuovere e mantenere costantemente una perfetta coerenza e simmetria tra i saldi intercompany riconciliati con quelli presenti nel bilancio consolidato.

I consolidatori non hanno più bisogno di analizzare le differenze. Questa attività viene svolta ex-ante dai referenti di ciascun ufficio contabile locale che dispongono delle conoscenze e delle informazioni necessarie per realizzare e documentare la riconciliazione.  L’ufficio di consolidamento può quindi trarre beneficio per la sua attività da una base dati quadrata e procedere senza ostacoli o ritardi con la contabilizzazione delle opportune scritture di rettifiche.

La riconciliazione intercompany diventa quindi uno strumento di controllo interno a livello di entità che migliora la qualità e la consistenza dei dati con benefici per tutti i soggetti coinvolti.

Occorre considerare che non tutti i gruppi potrebbero essere pronti a gestire fin da subito il processo a livello di singola transazione per tutte le entità: è quindi importante che l’applicazione consenta di gestire la riconciliazione anche solo a livello di saldi, realizzando comunque fin da subito i vantaggi sottesi alla centralizzazione dei dati, e di pianificare nel tempo una evoluzione progressiva verso modalità di lavoro più efficienti e virtuose (saldi > saldi, saldi > transazioni, transazioni > transazioni).

I gruppi che optano per questo approccio per la gestione della riconciliazione intercompany possono ottenere diversi vantaggi:

Risulta pertanto evidente come un processo di riconciliazione intercompany efficiente ed ottimizzato possa contribuire in modo significativo al raggiungimento di una Fast Close.

 

Ottimizzazione del processo: azioni per migliorare il processo di chiusura

L’automazione del processo di riconciliazione intercompany può anche costituire un’opportunità per rivedere criticamente le modalità ed i tempi dei processi di chiusura contabile, introducendo e diffondendo all’interno del gruppo regole e procedure sempre più uniformi e standardizzate.

Quelle che seguono sono alcune indicazioni pratiche volte a migliorare la gestione delle transazioni intercompany e ad ottimizzare il processo di riconciliazione:

L’adozione di queste buone pratiche all’interno del gruppo consentirà, a regime, di razionalizzare ed ottimizzare la riconciliazione automatica delle transazioni intercompany con significativi aumenti di produttività per tutte le entità.
Naturalmente, l’utilizzo di una applicazione software di per sé non può essere considerato un elemento sufficiente e risolutivo. Occorre affiancare a questi strumenti software un approccio strutturato al cambiamento che abbia l’obiettivo di accompagnare le entità lungo tutto il percorso di transizione fino al completo recepimento dell’assetto operativo auspicato.

10 step per una gestione efficace del progetto di implementazione dell’applicazione

Step 1: Ottenere il pieno supporto del top management.

Step 2: Annunciare ufficialmente il progetto alle entità, informandole delle sfide attese e dei benefici ad esso connessi

Step 3: Predisporre ed inviare alle entità un questionario per raccogliere le informazioni necessarie alla configurazione dell’applicazione

Step 4: Installare il software dedicato alle riconciliazioni intercompany.

Step 5: Formare l’amministratore e gli utenti chiave presso la capogruppo

Step 6: Processare le informazioni inviate dalle entità:

Step 7: Creare la documentazione per il training e pianificare le sessioni di formazione degli utenti

Step 8: Effettuare il test di rilascio dell’applicazione sulla base dei dati relativi ad una chiusura contabile infrannuale già consuntivata

Step 9: Analizzare i commenti pervenuti dalle entità al fine di migliorare il processo. Predisporre un elenco di FAQ da utilizzare come guida operativa per le chiusure dei periodi successivi. Se necessario, aggiornare il manuale di training e il manuale utente. Inviare un report di sintesi sulle attività di progetto alle entità ed al management del gruppo.

Step 10: Rilasciare l’applicazione in produzione


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Riconciliazione Intercompany

Sigma Conso Intercompany è un software per la riconciliazione delle transazioni intercompany. Può essere implementato in poco tempo e vi garantisce un sostanziale ROI già dalle prime settimane di utilizzo. Contribuisce a migliorare la qualità delle informazioni contabili a livello di entità e riduce i tempi di chiusura.

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