La riconciliazione Intercompany dà benefici alle entità e alla chiusura contabile

La riconciliazione Intercompany dà benefici alle entità e alla chiusura contabile

La riconciliazione intercompany è un processo complesso e molti gruppi stanno lavorando al fine di automatizzarlo. Abbiamo percepito come per i nuovi clienti con cui abbiamo lavorato, le maggiori problematiche siano l’aumento di produttività, la tracciabilità e la revisione.

Perché la riconciliazione intercompany è così complessa?

Il processo di riconciliazione intercompany è innanzitutto collaborativo. A livello di entità, il processo non può considerarsi concluso quando le dichiarazioni e i saldi sono stati completati, ma solo dopo che tutte le società hanno confermato il processo e il gruppo conclude il processo di chiusura contabile.
L’obiettivo di implementare un software per la riconciliazione intercompany, non è solo il passaggio da un processo centralizzato a uno decentralizzato, ma anche la trasformazione da un processo gestito dai controller delle singole entità, a un processo amministrativo gestito e in supervisione da un insieme di controller del gruppo.

Gli applicativi di riconciliazione permettono alle società del gruppo di condividere i loro saldi in un database comune, in modo da far risaltare le discrepanze. In caso di differenze, abbiamo spesso notato che avvengono continui scambi di file Excel tra i compratori e i venditori nel tentativo di risolvere queste divergenze attraverso l’analisi dei dettagli delle transazioni (ovviamente, ci riferiamo a gruppi che non hanno ancora automatizzato completamente il processo o che utilizzano delle soluzioni di riconciliazione basate sui saldi).

Una delle maggiori criticità riportate da chi gestisce le riconciliazioni è che, nonostante gli applicativi mettano in evidenza le divergenze, non sono di molto aiuto nel dare una spiegazione di quest’ultime (differenze di cambio, differenze temporanee, vendita di beni acquisiti come cespiti, IVA indetraibile, etc.). Inoltre, spesso non permettono di cambiare i dati contabili e, di conseguenza, abilitare un approccio iterativo per correggere le differenze intercompany.

Questo porta a un tedioso scambio di file che non è particolarmente confacente al processo di revisione.

Automazione del processo di riconciliazione intercompany: un’opportunità per rivedere e ottimizzare i processi di chiusura contabile!

La decisione di installare un applicativo di riconciliazione intercompany porta considerevoli benefici durante il processo di chiusura contabile, beneficiando anche la fase di revisione.

Questi applicativi sono portali collaborativi che si interfacciano con le applicazioni amministrative già in uso. Permettono il semplice e periodico trasferimento (interazione per interazione) dei dettagli delle transazioni intercompany e danno la possibilità di allegare documenti di supporto, scambiarsi commenti, etc. Le applicazioni offrono una robusta funzionalità per l’abbinamento automatico delle transazioni e opera in base a soglie di materialità configurabili sulla base delle specifiche del gruppo.

Questo ultimo punto garantisce conformità alle regole durante tutto il processo, il che non è sempre facile da raggiungere con lo scambio di file e con le direttive del gruppo che possono essere interpretate in modo diverso dalle società. Gli applicativi, inoltre, ne permettono la realizzazione in modo graduale (saldi>saldi, saldi>transazioni, transazioni>transazioni).

Una nuova prassi di inserimento dei dati contabili viene diffusa gradualmente all’interno del gruppo (realizzazione di regole di input standardizzati come, per esempio, riferimento dei documenti di vendita, le date di immissione dei documenti, etc.). L’uso di queste nuove regole permette la successiva ottimizzazione della riconciliazione automatica delle transazioni, con un significativo aumento della produttività per le società.
Alcuni dei nostri clienti raggiungono livelli di riconciliazione automatica delle transazioni del 70% e 80%.

Il software per la riconciliazione intercompany è realizzato con l’obiettivo di aiutare le singole entità a risolvere le differenze, in modo da facilitare successivamente il lavoro di revisione: discussioni via mail tra le controparti in questione, scambio di documenti, marcature automatiche o manuali delle singole transazioni. Tutto è tracciabile.

Una volta che l’attività è completa, l’applicazione trasferisce i saldi nel sistema di consolidamento in modo da evitare il reinserimento e in modo da assicurare l’integrità dei dati contabili durante il processo.

Il risultato è una maggiore qualità del processo di chiusura contabile e nella produzione dei dati consolidati: il lavoro è più veloce, più efficace e più facile da revisionare.
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