La trasformazione digitale dei dipartimenti HR: una sfida verso il futuro

La trasformazione digitale dei dipartimenti HR: una sfida verso il futuro


Autore: Dott. Marcello Cannizzo, Business Development Manager, Sigma Conso

La pianificazione delle risorse umane è il processo che permette di allocare e adeguare quantitativamente e qualitativamente il personale agli obiettivi strategici aziendali.

A seguito del manifestarsi della pandemia da Covid-19, le aziende si sono trovate impreparate a gestire l’emergenza.

E’ emersa l’esigenza di riprogrammare velocemente l’attività della propria forza lavoro,

Tutto ciò ha reso necessario ripianificare tutte le attività aziendali cercando di mantenere adeguati livelli di profitto e di margine.

 

Ma come è stata gestita questa situazione dai dipartimenti HR?

 

Quelli più digitalizzati sono riusciti a individuare in maniera abbastanza agevole la forza lavoro da riorganizzare in smartworking e quella da gestire in altro modo (cassa integrazione, lavoro su turni, ecc.), quelli meno informatizzati hanno fatto una fatica maggiore ad affrontare questa sfida.

In entrambi i casi, le aziende si sono trovate nella stessa situazione di dover analizzare i dati in loro possesso ed effettuare una nuova pianificazione del lavoro.

 

Come effettuare un’efficace pianificazione?

Il nostro modello si basa su 3 aspetti che vanno considerati:

  1. Analisi dei dati
  2. KPI e monitoraggio
  3. Modelli predittivi

 

1. L’analisi dei dati

I software paghe sono in grado di fornire tutte le informazioni legate alla gestione degli aspetti contrattuali dei dipendenti e i centri di costo. Discorso diverso è quello del budget. Riscontriamo spesso l’estrema difficoltà da parte dei dipartimenti HR di utilizzare agevolmente questa funzionalità nei software in loro uso.

Ma perché è così difficile elaborare un budget HR?

Spesso le informazioni presenti nel payroll sono incomplete e permettono di analizzare dati quantitativi legati agli aspetti puramente contrattuali.

Ma siamo sicuri che questi dati siano sufficienti per pianificare al meglio le risorse presenti in azienda ed effettuarne l’ottima allocazione? Direi di no.

Allora, quali sono i dati che dovremmo iniziare a raccogliere e aggregare?

Quali sono le informazioni aggiuntive che dovremmo avere?

Alcune sono facilmente reperibili e già presenti nel payroll ma non vengono aggregate e analizzate, ad esempio l’indirizzo di residenza. Se dovessi scegliere tra due consulenti chi mandare da un cliente, avendo questo dato potrei scegliere quello più vicino, ottimizzando i costi legati al trasferimento e migliorando la qualità del tempo impiegato per il tragitto casa-lavoro-casa al mio consulente.

Altri dati andrebbero raccolti attraverso la somministrazione periodica di questionari che dovrebbero censire informazioni riguardo alle competenze. Avendo a disposizione questi dati, sarei in grado di selezionare le migliori risorse a cui affidare un progetto che richiede determinate competenze, evitando di affidarmi all’esperienza passata o all’anzianità di servizio.

Diventa quindi strategico allargare il perimetro di raccolta dei dati, consentirne l’aggregazione e poterne fruire quando serve in modo semplice e immediato.

 

2. KPI e monitoraggio

Le persone sono il motore di ogni azienda. Ciò che ne determina il successo è il valore aggiunto che ogni risorsa porta con sé. In altri termini, la propria competenza ed esperienza.

E’ fondamentale che i responsabili HR tengano in considerazione che, per generare valore, è necessario contribuire ad accrescere il patrimonio umano aziendale partendo dal processo di selezione, passando attraverso la pianificazione di piani di carriera, fino alla gestione del fine rapporto e dell’avvicendamento nei ruoli. Tutto ciò tenendo sempre d’occhio il costo (palese o occulto) che ognuna di queste attività ha sull’azienda.

Diventa necessario individuare per ogni figura aziendale un set di KPI e lavorare, da un lato per selezionare le migliori risorse presenti sul mercato, dall’altro per migliorare le competenze di quelle già presenti in azienda.

Inoltre, l’analisi di questi indicatori dev’essere collegata a delle regole aziendali in modo da renderla quanto più oggettiva possibile per automatizzare dei processi (ad es.: promozioni, avanzamenti, premi). In altre parole, dovremmo affidare ad ogni indicatore un peso ed un ruolo che, al verificarsi di certe condizioni, determini una conseguenza logica. E tutti i KPI dovrebbero essere collegati agli obiettivi di business.

Per fare ciò è necessario aggregare dati provenienti da varie fonti e restituirne l’analisi sulla base delle performance attese attraverso un sistema di monitoraggio costante.

Basandosi sullo storico dei dati presenti in azienda, tramite un software dedicato come Sigma Conso People Planning & Analytics, è possibile partire dall’analisi del budget consuntivo, prevederne l’andamento in funzione dei fattori che incidono sull’andamento stesso (ad esempio la stagionalità, gli straordinari, le assenze, i bonus, gli scatti, ecc..) e tenere sotto controllo i KPI strategici tramite dashboard che permettono di monitorare dati aggregati e di dettaglio fino al singolo dipendente e fare previsioni future di scenario.

Ciò permette di prendere decisioni sulla base oggettiva dei dati in nostro possesso, tenendo conto delle tendenze individuate.

 

3. I modelli predittivi

La pianificazione delle risorse umane diventa quindi strategica in un’ottica di medio-lungo periodo e i processi di digitalizzazione possono aiutare a raggiungere migliori performance a favore del business.

L’aspetto più interessante è sicuramente quello di riuscire a fare delle previsioni a 3/5 o più anni su come potrebbe evolvere l’azienda simulando degli scenari e valutandone l’impatto sui costi e sul budget. Potremmo scoprire che l’introduzione di un piano di welfare potrebbe avere un impatto positivo più su una determinata fascia d’età o consentire un migliore bilanciamento lavoro-vita privata per altre categorie di persone presenti in azienda.

La finalità del nostro modello di digitalizzazione dell’HR è quella di consentire alle aziende di mettere al centro le persone attraverso un processo di miglioramento continuo che, tramite l’analisi aggregata dei dati ed il monitoraggio dei KPI, garantisca soddisfacenti livelli di performance e aumenti la qualità della vita professionale ed il benessere dei dipendenti.

Citando la celebre frase di Confucio “scegli un lavoro che ami e non lavorerai neanche un giorno in tutta la tua vita” dimostra che le persone motivate raggiungono migliori risultati, si sentono gratificate dal loro lavoro e le aziende diventano maggiormente attrattive, così la reputazione ed il business ringraziano.

 

Webinar live:

La trasformazione digitale dell’HR: prospettive di futuro tra analisi dei dati e modelli predittivi

Martedì 25 Maggio 2021 dalle ore 11 alle ore 12.30 su piattaforma Teams

👉Inscrizione on line

 


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