L’implementazione del vostro software per la riconciliazione intercompany: 9 step di successo

Se avete scelto di acquisire un’applicazione software per migliorare il vostro processo di riconciliazione intercompany, di seguito vengono riportati alcuni step per realizzare un progetto di successo.

Vi raccomandiamo di impostare un piano di gestione del cambiamento, con enfasi sulla comunicazione interna del progetto, così da incoraggiare le società a volere il prodotto. Questi 9 step vi potrebbero aiutare:

Step 1

Annunciare il progetto alle società, con le sfide e i benefici attesi. Sarà inoltre necessario avere il supporto del top management. Altrimenti il progetto sarà destinato a fallire facilmente.

Step 2

Inviare alle società un questionario per raccogliere le informazioni necessarie per costruire le tabelle di corrispondenza e le strutture dei dati.

Step 3

Installare il software dedicato alle riconciliazioni intercompany.

Step 4

Formare l’amministratore e gli utenti chiave presso la casa madre.

Step 5

Processare le informazioni inviate dalle entità:

Creazione degli utenti, delle strutture, delle regole intercompany …
Creazione delle tabelle e delle strutture di conversione dei file di import.
In un gruppo di grandi dimensioni, potrebbe essere utile prevedere un workshop con la scelta di alcuni utenti chiave (circa 3) presso le unità di reporting, così da testare e adattare il manuale per gli utenti.

Step 6

Creare la documentazione e pianificare le sessioni di formazione degli utenti finali:

Preparazione del materiale di formazione + il manuale utente specifico per il vostro gruppo.
Preparazione di esercizi specifici per il training.
Training degli utenti finali.

Step 7

Effettuare un test in reali condizioni di operatività, usando i dati di una chiusura intermedia.

Step 8

Analizzare i commenti pervenuti dalle società controllate per migliorare il processo. Creare un elenco di FAQ per migliorare la chiusura successiva. Se necessario, migliorare il manuale di training o il manuale di istruzione. Inviare un report alle società controllate e al management del gruppo.

Step 9

Implementazione.

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