Software di consolidamento: quale modello usare per la raccolta dati?

Un software di consolidamento e reporting gestionale offre molteplici modalità per la raccolta dati delle entità.

I possibili modelli di raccolta dei dati sono:

  • Interfacce automatiche (con ERP o importazione di file da Excel)
  • Online data entry
  • Off-line data entry

Quale modalità di raccolta dati è la più adatta al vostro gruppo?

La scelta dipende da diversi parametri:

  • Se si utilizza l’applicazione solo per effettuare il consolidato o anche per il reporting gestionale
  • Se l’organizzazione è altamente centralizzata o se esiste un ERP condiviso con tutte le entità
  • Se l’organizzazione è fortemente decentralizzata con sistemi multipli utilizzati all’interno del gruppo
  • Se la contabilità delle entità è esternalizzata o se vi è un team locale per la contabilità. E quali sono le tecniche utilizzate all’interno delle entità.
  • Se le entità hanno facile accesso a internet. Questo potrebbe non essere necessariamente il caso, per esempio, per i gruppi di costruzione o lavori pubblici, le cui entità sono situate in luoghi di lavoro difficili da raggiungere.

Diamo uno sguardo ai diversi metodi possibili per l’inserimento dei dati e alle situazioni in cui sono maggiormente appropriati.

Interfacce automatiche

Raccomandiamo di importare i dati se sono già disponibili nel software di consolidamento.
Nel caso di un’organizzazione centralizzata che possiede un ERP, l’importazione può essere automatica o eseguita direttamente dal dipartimento di consolidamento. Una tabella è aggiornata automaticamente oppure, viene creato un file con i dati di tutte le entità, i quali sono stati importati tutti insieme in una volta.

Tuttavia, se il gruppo non ha un ERP, l’importazione dei file da Excel può essere delegata alle entità. Dando loro accesso al software, possono inserire la struttura di Excel e creare tabelle che mettono in correlazione la contabilità locale con quella del gruppo.

Tecnicamente, tutti i dati possono essere importati tramite l’interfaccia. Tuttavia, se si utilizza il software di consolidamento per scopi statuari, si è anche consapevoli del concetto di flusso, elemento cruciale per il consolidamento, e del fatto che generalmente è assente dai dati contabili. Dall’altra parte, se si effettua il consolidato solo a livello del conto economico con l’obiettivo di creare il reporting gestionale, l’interfaccia sarà molto più semplice.

Inserimento dei dati online

Volete che le entità abbiano accesso al software per l’inserimento dei dati o no? Se, per esempio, alcune delle entità sono solo uffici commerciali con la contabilità esternalizzata a un’agenzia, l’inserimento dati online può causare problemi. In questo caso, sarebbe meglio optare per un inserimento off-line.

Quali sono i vantaggi di un data entry online? Innanzitutto, questo metodo di inserimento è intuitivo e facile da apprendere. L’inserimento dei commenti rende semplice il guidare gli utenti all’interno dell’applicativo. Inoltre, per quanto riguarda la manutenzione, gli aggiornamenti sono semplici; ogni nuovo account creato all’interno dell’applicazione è automaticamente incluso nel pacchetto online, laddove si dovrebbero creare manualmente nel caso del modello off-line.

Se poi si utilizza l’applicazione per il reporting gestionale, con numerosi cambiamenti a livello del piano dei conti, raccomandiamo di scegliere la modalità online per l’inserimento dei dati.

Infine, utilizzato il modello online si permette alle entità di vedere la loro posizione intercompany, comparata alle loro controparti in tempo reale e con la loro valuta.

Inserimento dei dati off-line: caratteristiche e vantaggi

I team di contabilità locali, che hanno spesso familiarità con Excel, apprezzano la sua modalità per l’inserimento dei dati. Se avessero l’accesso “end user”, potrebbero scaricare loro il pacchetto, aggiornarlo e inserirlo nuovamente nel sistema.
Se il gruppo preferisce un’organizzazione fortemente centralizzata, l’inserimento off-line permette al consolidatore di creare il pacchetto, mandarlo alle entità (via mail), che poi lo aggiornano e lo rimandano al consolidatore. Quest’ultimo importa poi i pacchetti all’interno dell’applicazione. Questo sistema, però, richiede molto più lavoro a livello di direzione.

Il data entry off-line è, inoltre, l’opzione raccomandata se le entità non hanno una connessione internet (attività che hanno luogo nelle piantagioni, zone ad accesso difficile, etc.) o per quelle in cui la contabilità è esternalizzata a un’agenzia specializzata. L’inserimento off-line con Excel permette inoltre agli utenti di inserire molto più testo di quanto sia permesso nella versione online.
Infine, non appena il pacchetto off-line è stato impostato dal team di consolidamento, diventa disponibile nel server e può essere consultato in qualsiasi momento dal team di consolidamento.

Quali sono gli svantaggi dell’inserimento dei dati off-line?

Offre meno flessibilità rispetto alla modalità online e richiede anche più manutenzione. In altre parole, ogni voce che viene aggiunta nel piano dei conti all’interno dell’applicazione richiede aggiornamenti manuali nei pacchetti off-line.

Allo stesso modo, per la creazione dei report gestionali, il data entry online è preferibile per via della semplicità con cui possono essere eseguiti. In pratica, la creazione di un pacchetto off-line complesso con l’obiettivo di generare rapporti mensili, budget e reports è un lavoro che richiede tempo. In questo caso, scegliere la modalità online per l’inserimento dei dati offre una maggiore velocità e flessibilità.

 

In conclusione, data entry online o off-line? La soluzione migliore dipende dall’organizzazione del gruppo e dal tipo di consolidato che si vuole creare. Inoltre, bisogna tener presente che i diversi metodi di inserimento dei dati possono essere combinati all’interno di uno stesso gruppo.

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