Utilizzare Excel per i processi di pianificazione finanziaria e controllo di gestione (FP&A)

Le criticità sottostanti

Utilizzare Excel per i processi di pianificazione finanziaria e controllo di gestione (FP&A): le criticità sottostanti


Utilizzare Excel per i processi di pianificazione finanziaria e controllo di gestione (FP&A)

Le criticità sottostanti.

 

Articolo a cura di Ahmed Fenidek, FP&A specialist presso Sigma Conso

“Se Excel fosse una lingua, sarebbe una delle più diffuse al mondo, con quasi un miliardo di persone parlanti”

Uno studio (1) della società di consulenza contabile e fiscale WeiserMazars mostra che l’87% dei CFO fa affidamento su Excel per la chiusura finanziaria e tutte le attività di pianificazione e controllo di gestione. I principali vantaggi dell’utilizzo dei fogli di calcolo sono il fatto che è estremamente flessibile, controllabile, economico e soprattutto fortemente diffuso.

L’uso di Excel è sufficiente o esiste un modo più veloce, più efficiente e più affidabile per soddisfare le esigenze di pianificazione e controllo di gestione di un’organizzazione? In questo articolo, elencheremo alcune delle più comuni criticità di Excel che abbiamo riscontrato confrontandoci con professionisti della nostra rete.

Le criticità di Excel nei processi di pianificazione e controllo gestione

  1. Complessità nell’effettuare previsioni a lungo termine, il che rende certamente difficile per le aziende realizzare delle proiezioni dei risultati finanziari sulla base di una pianificazione strategica.
  2. Gli scenari “what-if” sono più simili agli scenari “what-the” (Quale scenario?): le domande che vengono poste dal “decision-maker”, le quali possono essere tradotte in molteplici scenari, possono essere processate a fronte di un’analisi che richiede tempo per essere completata.
  3. Problemi legati alla terminologia: la flessibilità fornita dai fogli di calcolo può essere un problema dal punto di vista delle “best-practices” legate alla terminologia utilizzata nell’intero processo. Ad esempio, una componente di costo o ricavo potrebbe essere definita in modo alternativo all’interno di una tabella di raccolta dati, rendendo così più complesso il processo di consolidamento delle informazioni.
  4. Chi è il proprietario del foglio di calcolo? Un noto problema di Excel è il fatto che i fogli di calcolo dipendono dalle persone che li producono senza seguire una “best-practice” comune. Chi ha accesso a questo foglio di calcolo e cosa succede se quella persona non è disponibile?
  5. Richiede tempo: nonostante l’organizzazione possa guadagnare un po’ di tempo durante la fase iniziale di impostazione del processo, avendo già una determinata familiarità con lo strumento, gli studi dimostrano che ogni mese viene dedicato molto tempo al consolidamento, alla modifica e alla correzione dei fogli di calcolo. Per questo, meno tempo viene lasciato al professionista per dare valore aggiunto al proprio lavoro.
  6. I file di grandi dimensioni sono soggetti ad arresti anomali ed eventuali errori passano rapidamente inosservati: errori nei dati, formule e collegamenti interrotti sono punti dolenti comuni quando si utilizza Excel. Inoltre, anche i file di grandi dimensioni possono presentare alcuni problemi. Questo può essere il caso, ad esempio, quando i dati sono aggregati su più dimensioni aziendali (ad esempio quando si effettua un’aggregazione dei centri di costo o delle unità organizzative), per i quali sono necessari file di maggiore dimensione rendendo il processo più difficile da gestire.
  7. I fogli di calcolo sono ideati per l’utilizzo da parte di un singolo utente e non per la collaborazione: Excel non è in grado di ottimizzare un processo in cui più utenti che inseriscono e analizzano i dati contemporaneamente. Nel caso di un processo a più fasi (scambio di file, consolidamento dati, etc.), più persone partecipano al processo file, più un file excel diventa soggetto a possibili problematiche.
  8. La visualizzazione interattiva dei dati non è immediata e di facile impostazione. Per creare una dashboard efficace e ben strutturata è richiesto molto tempo e molta capacità tecnica da parte dell’utente.
  9. Il processo di caricamento e trasformazione dati all’interno di Excel è meno sicuro rispetto a soluzioni software studiate appositamente per garantire un flusso dati consistente e sicuro.
  10. Mancanza di soluzioni efficaci per la sicurezza e la consistenza dei dati; in processi basati su fogli di calcolo il controllo sui dati immagazzinati e il consolidamento delle versioni dei vari file generati è insufficiente. Anche attraverso soluzioni di backup e gestione versioni basati su cloud, non può essere garantito che i file vengano intenzionalmente o involontariamente rimossi, sovrascritti, copiati o modificati.

Perche scegliere uno strumento professionale?

Diventa chiaro che Excel ha alcune criticità in termini di integrità delle informazioni ed efficienza del lavoro. Uno strumento professionale che risponde alle tue esigenze di pianificazione e controllo di gestione ti assicurerà di guadagnare tempo, meno incoerenze e aumentare l’efficienza dei tuoi processi.

Sigma Conso offer un stumento di pianificazione ad alta performance che ti permetterà di:

Inoltre, lo strumento offre:

 

(1) Weiser Mazars, 2011, Insurance Finance Leadership Study (https://eng.mazars.mx/content/download/156890/22070707/version//file/2012%20Finance%20Leadership%20Insurance%20Study.pdf)


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