Software voor de afstemming van intragroepstransacties: ja, maar voornamelijk ook een proces!

Software voor de afstemming van intragroepstransacties

Ja, maar voornamelijk ook een proces!

Wanneer het gaat over intercompany reconciliatie, doen er twee foutieve gedachten de ronde:

  1. Heel vaak wordt de afstemming van intragroepstransacties gezien als iets dat moet worden uitgevoerd door het consolidatieteam.
  2. Er wordt verondersteld dat het doel is om “tot nul te geraken”, m.a.w. om alle verschillen te elimineren.

Auditors eisen nu steeds vaker dat groepen hun reconciliatieproces optimaliseren om zo de betrouwbaarheid van de financiële informatie te verzekeren.

Hoe kan men hiertoe komen?

Auditkantoren raden hun klanten aan een software te implementeren om hun proces te optimaliseren. Maar dit is naar onze mening niet voldoende: het is in feite het hele proces dat men moet herzien om een optimaal resultaat te verkrijgen.

De problematiek van intercompany reconciliatie terugbrengen op niveau van de lokale accounting

Wij raden aan om de intercompany afstemming te zien als een manier om de lokale boekhouding en de closing processen te verbeteren met het zicht op een fast close. Het is volgens ons dan ook onontbeerlijk om te opteren voor een tool die toelaat om te reconciliëren op niveau van transacties (en niet op niveau van saldi, een proces dat ervoor zorgt dat men zicht verliest op de aard van de verschillen en dat dus een risico vormt voor de betrouwbaarheid van de verkregen financiële informatie).

Een efficiënte afstemming van intragroepstransacties heeft niet als doel om tot nul te komen en alle verschillen te elimineren. Hierbij zouden namelijk snel “geforceerde situaties” ontstaan: bv. een partner die zijn cijfers aanpast om op één lijn te staan met zijn tegenpartij. Waar is dan de kwaliteit van de financiële informatie? Het proces moet uiteraard zorgen dat alles wat reconcilieerbaar is gereconcilieerd wordt, maar vooral ook dat de verschillen kunnen uitgelegd en verantwoord worden: wisselkoersverschillen, tijdelijke verschillen, boekhoudverschillen tussen resultatenrekening en balans, … Zo kan ervoor gezorgd worden dat de consolidator de nodige herwerkingen kan uitvoeren.

Wanneer we praten over intercompany reconciliatie, moeten dus twee aspecten worden belicht:

  1. Zoals we net bespraken, komt het probleem hoofdzakelijk vanuit het gebruik en de verwachtingen van de tool. Men gaat ervan uit dat de implementatie van de tool ervoor zal zorgen dat zo veel mogelijk geautomatiseerd wordt, maar de implementatie van een intercompany reconciliatiesoftware is slechts het topje van de ijsberg.
  2. Het gaat voornamelijk over een problematiek van interne procedures en efficiënte processen: tot welke datum kunnen de entiteiten van de groep hun intercompany prestaties factureren (m.a.w. het definiëren van cut-off data)? Hoe dient de factuur geregistreerd te worden in de accounting software (partner code, factuurcode, …)?

Het gaat dus bovenal over een proces van interne organisatie binnen de groep.

De implementatie van een efficiënt reconciliatieproces is slechts een onderdeel van het fast close project. De nood om zich te omarmen door een tool kristalliseert deze problematiek en laat toe om een project te lanceren. Daarnaast zal de tool helpen om de voortgang te meten en concreet te maken. Maar de beste tools implementeren zonder de organisatieprocessen die daarbij horen te herzien, is zoals het kopen van een auto zonder brandstof!

De afstemming van intercompany transacties

Afstemming intercompany transacties De afstemming van intercompany transacties is nog heel vaak een proces dat […]

Download de whitepaper hier!
Het artikel delen :
Hulp nodig bij de optimalisatie van uw processen?
Contacteer Sigma Conso nu! Wij bieden verschillende diensten i.v.m. projectmanagement en onze consultants staan steeds klaar om uw doelen met strikte deadlines te behalen!
Recente artikels
Cloud washing: hoe kan men ‘echte’ cloud applicaties onderscheiden van ‘valse’? De cloud is een […]
Solliciteren voor een functie als finance consultant Door Alain Stubbe, Corporate HR, Sigma Conso Hoe […]
X