Budgettering: wanneer dient u over te schakelen van Excel naar een professionele software?

Businesspeople meeting plan analysis graph company finance strat 74952 1347

Budgettering is een strikt proces, waarbij de verantwoordelijkheid wordt gegeven aan de Financiële Directie om korte termijn objectieven op te stellen in termen van omzetcijfer, kosten en kasstromen.

Excel blijft nog steeds een populaire tool om budgetten op te stellen. De redenen hiervoor zijn de functionaliteiten voor berekening en voor de aanmaak van grafieken en de universaliteit van de tool.

Vanaf welk moment is het nuttig om een professionele applicatie voor budgettering aan te schaffen? Waar mag u zich aan verwachten?

Door de korte termijn objectieven van een organisatie vast te leggen, wordt het opstellen van de budgetten een onderdeel van het performance management proces van een groep, wat op zijn beurt ook forecasting en strategische planning inhoudt.

Om een pertinent budget te verkrijgen, is de kwaliteit van gegevens cruciaal en de snelheid van uitvoering beslissend.

Gegevens van verschillende oorsprong dienen gefusioneerd en herwerkt te worden om verschillende rapporten en documenten aan te maken, die nadien worden gepresenteerd aan de directie en de verantwoordelijken van de departementen om zo hun beslissingen te ondersteunen. Met Excel is het vaak zo dat het complexe proces fouten genereert en dat, wanneer de budgetcijfers eenmaal worden goedgekeurd, de documenten toch niet op elkaar afgestemd lijken te zijn.

Vele organisaties die gebruik maken van Excel stellen hun budgetten op voor de volgende periode, waarna deze onveranderlijk zijn. Maar wat is nu het nut van een budget dat vaststaat, wanneer de economische omgeving steeds verandert? In een instabiele periode is het een kwestie van op de best mogelijke manier de bestaande middelen te gebruiken om voordelige marges te bekomen.

Indien u de budgeting oefening wenst om te vormen in een tool die u helpt bij het performantiebeheer van uw groep, kan u best nadenken over het gebruik van een professionele tool. In de onderstaande tabel vatten we kort de voordelen samen van elke stap in het proces.

Budgetteren met Excel vs. met een professionele tool

Budgetteren met Excel vs met een professionele tool

De bovenstaande stappen samengevat in chronologische volgorde:

Budgeting Process NL

Een professionele software zorgt ervoor dat er tijd kan worden gewonnen door de ‘niet-productieve’ taken van het proces te reduceren (dataverzameling en verwerking van gegevens) en zo meer tijd vrij te maken voor de strategische reflectie en de besluitvorming. Daarnaast kan men een betrouwbaar en evolutief budget bekomen, en wordt dit een echte tool voor het performantiebeheer van uw onderneming.