Uw software voor consolidatie en rapportering

Bannerswebsite 20 716x311

3 invoermethoden voor uw consolidatie van de boekhouding

Uw software voor consolidatie en rapportering biedt u verschillende mogelijkheden om data van uw entiteiten te verzamelen. U kunt dus de invoermethode kiezen die het beste past bij uw behoeften en uw eventuele beperkingen (internationaal karakter van uw groep, beperkte toegang tot uw gegevens enz.).

Er zijn drie verschillende invoermethoden die voornamelijk verschillen in de mogelijkheid om online of offline te worden gebruikt:

  • Automatische interfaces (via ERP of import via Excel / *.csv files)
  • Gegevensinvoer via offline bundels
  • Online gegevensinvoer

Uw keuze voor de ene of de andere manier van gegevensinvoer is afhankelijk van uw specifieke behoeften op het gebied van de consolidatie van de boekhouding van uw groep. Ontdek hoe u uw keuze kunt maken uit de 3 beschikbare mogelijkheden.

Wat is de meest geschikte methode van dataverzameling voor uw organisatie?

Elke organisatie is uniek en zal uiteraard specifieke behoeften hebben. Om aan deze behoeften te voldoen, is het belangrijk de juiste methoden te kiezen die op het juiste moment aan uw verwachtingen voldoen. Deze adequaatheid moet op alle niveaus van het proces van de consolidatie van de boekhouding worden gevoeld, met inbegrip van de methode van dataverzameling.

Om te bepalen wat de beste optie is voor uw specifieke situatie, kunnen wij u alleen adviseren rekening te houden met verschillende parameters. Neem de tijd om uzelf de juiste vragen te stellen om ze duidelijk te maken:

  • Gebruikt u het softwarepakket enkel om een wettelijke consolidatie uit te voeren of ook om een managementrapportering op te stellen?
  • Is uw organisatie sterk gecentraliseerd en beschikt ze over een gemeenschappelijk ERP pakket voor alle entiteiten?
  • Of is uw organisatie net sterk gedecentraliseerd en werkt u met verschillende systemen binnen de groep?
  • Wordt de boekhouding van uw entiteiten uitbesteed? Of beschikt uw groep over lokale boekhoudteams? Welke competenties zijn aanwezig binnen uw entiteiten?
  • Hebben uw entiteiten toegang tot een vlotte internetverbinding? Dit is niet altijd het geval bij organisaties, bijvoorbeeld in de bouwsector, die werken op locaties waar er weinig of geen netwerkverbinding is.

Onderzoek de verschillende invoermogelijkheden en voor welke situaties ze het meest geschikt zijn.

Automatische interfaces

We raden aan om de beschikbare boekhoudkundige data te importeren in de consolidatiesoftware. In het geval van een gecentraliseerde onderneming, die beschikt over een ERP systeem, kan de import automatisch doorgevoerd worden of meteen gerealiseerd worden door het consolidatie team. Een tabel zal automatisch geactualiseerd worden of er zal een file aangemaakt worden met de gegevens van alle entiteiten welke in één keer geïmporteerd zal worden.

Sommige groepen gebruiken Excel voor de gehele of gedeeltelijke consolidatie van de boekhouding. Dat is nuttig als u geen ERP-systeem heeft. In dat geval kan de invoer via een Excel of *.csv bestand gedelegeerd worden naar de entiteiten. Door de entiteiten toegang te geven tot de software, kunnen ze in het systeem de structuur van hun Excel of *.csv file die uit hun boekhoudpakket geëxporteerd werd weergeven. Daarnaast kunnen ze een mappingtabel aanmaken die de link weergeeft tussen het lokaal rekeningstelsel en het groepsrekeningstelsel.

Technisch gezien kunnen alle gegevens geïmporteerd worden via de interface. Indien u echter de consolidatiesoftware gebruikt voor wettelijke doeleinden, weet u dat het begrip stroom, dat cruciaal is binnen consolidatie, meestal afwezig is bij de boekhoudkundige gegevens. Als uw consolidatie enkel op niveau van de resultaatrekening wordt doorgevoerd om een rapportering op te maken, zal het gemakkelijker zijn alle gegevens te interfacen.

Data-invoer via online bundels voor de consolidatie van uw boekhouding

Wenst u dat uw entiteiten al dan niet toegang hebben tot de software om bundels in te vullen? In het geval waarbij sommige entiteiten slechts verkoopkantoren zijn en de boekhouding door een extern boekhoudkantoor wordt uitgevoerd, kan online gegevensinvoer een probleem vormen. Dan kiest u beter voor een ingave via offline bundels. Dit wordt verder in het artikel besproken.

Het is echter interessant om te kiezen voor online gegevensinvoer voor de consolidatie van de boekhouding vanwege de vele voordelen die het u biedt. Zorg er echter voor dat het past bij uw specifieke behoeften voordat u deze methode kiest. In eerste instantie is deze manier van gegevensinvoer eenvoudig en intuïtief.

Om elke stap van de consolidatie van de boekhouding gemakkelijk te kunnen volgen, biedt onze tool u de mogelijkheid om in elke cel commentaar toe te voegen, voor een eenvoudige en snelle uitwisseling van informatie. Elke gebruiker heeft zo een directe toegang tot de nuttige gegevens. Daarnaast is een online bundel makkelijk te onderhouden. Sterker nog, elke gecreërde rekening wordt automatisch opgenomen in de online bundel. In de offline bundels daarentegen moeten deze vaak manueel aangemaakt worden.

Tot slot, biedt een online bundel uw entiteiten de mogelijkheid om hun intragroepstransacties in real time op te vragen. Om tegemoet te komen aan de behoeften van internationale groepen in het hele proces van de consolidatie van hun boekhouding is een online bundel ideaal. Deze laatste biedt immers de mogelijkheid om de intragroepstransactiegegevens in de lokale valuta van elk van uw entiteiten door te geven, zodat de informatie direct duidelijk is. Met deze specificatie is het risico op misverstanden, fouten en tijdverlies grotendeels beperkt.

Online bundelinvoer vergemakkelijkt dan ook aanzienlijk uw processen voor de consolidatie van de rekeningen. Hoewel het niet voor alle entiteiten geschikt is, zal het een waardevol instrument blijken te zijn als het is afgestemd op uw specifieke behoeften.

Ingave via offline bundels: karakteristieken en voordelen

Aan de andere kant is er offline gegevensinvoer. Offline gegevensinvoer biedt de gebruikers vele voordelen, die hun boekhoudprocessen in vele opzichten zullen vergemakkelijken. Lokale boekhoudkantoren, die vaak vertrouwd zijn met Excel, werken graag via deze methode. Het biedt hen immers de mogelijkheid om als “end-user” de bundel te downloaden, in te vullen en opnieuw op te laden in het systeem.

Hoewel sommige gebruikers de voorkeur geven aan offline gegevensinvoer voor de consolidatie van de boekhouding, heeft het toch bepaalde nadelen die uw werk kunnen vertragen of uw analyses en gegevensverzameling ingewikkelder kunnen maken. Deze methode biedt immers minder flexibiliteit dan de online bundel en vergt ook meer onderhoudswerk door de consolidator. Voor alle toegevoegde rekeningen in het systeem, dient de consolidator een manuele update uit te voeren in de offline bundel.

Dit geldt ook voor de managementrapportering, ook hier gaat de voorkeur naar een online bundel, die simpel te onderhouden is. Het komt er op neer dat het creëren van een complexe offline bundel voor een maandelijkse rapportering, budgettering… een vrij zwaar werk kan worden: ontwikkeling van macro’s, opzetten van validaties… Onlinebundels bieden meer snelheid en flexibiliteit dan hun offline tegenhangers, wat welkome voordelen zijn wanneer u de consolidatie van uw groep moet uitvoeren.

Om te besluiten, online bundel of offline bundel… de beste oplossing voor uw groep is afhankelijk van de organisatiestructuur en van de aard van uw geconsolideerde rapportering die u wilt doorvoeren. En… uiteraard is het ook mogelijk om de verschillende methodes te combineren.U kunt zo uw proces voor de consolidatie van de boekhouding aanpassen aan uw specifieke behoeften en aan uw interne organisatie. Aarzel niet om de tijd te nemen om uw specifieke situatie onder de loep te nemen voordat u uw keuze maakt, zodat u ten volle gebruik kunt maken van de verzamelmethode die u uiteindelijk kiest.

Wanneer de groep kiest voor een gecentraliseerde aanpak, moet de consolidator de offline bundel aanmaken en doorsturen naar alle entiteiten, bijvoorbeeld via email. De entiteiten vullen op hun beurt de bundel in en sturen deze terug naar de consolidator. Deze laatstgenoemde heeft de verantwoordelijkheid om alle bundels in het systeem op te laden. De consolidatie van de rekeningen impliceert dus een voortdurende uitwisseling tussen de twee entiteiten evenals meer werk op het niveau van de moedermaatschappij.

Deze manier van werken wordt vooral aangeraden aan bedrijven die niet beschikken over een continue internetverbinding (werken op een plantage of op plaatsen met gelimiteerde internetverbinding, enz.). Of aan bedrijven die hun boekhouding outsourcen aan een extern kantoor.

In de offline bundel, heeft de gebruiker de mogelijkheid om veel meer tekst toe te voegen dan is toegestaan in de online bundel. Tot slot kan de consolidator of andere bevoegden de bundel raadplegen van zodra deze is opgenomen in het systeem. Deze is vanaf dat moment te allen tijde beschikbaar op de voorziene server.

Wat zijn de nadelen van een offline bundel voor de consolidatie van de boekhouding?

Hoewel sommige gebruikers de voorkeur geven aan offline gegevensinvoer voor de consolidatie van de boekhouding, heeft het toch bepaalde nadelen die uw werk kunnen vertragen of uw analyses en gegevensverzameling ingewikkelder kunnen maken. Deze methode biedt immers minder flexibiliteit dan de online bundel en vergt ook meer onderhoudswerk door de consolidator. Voor alle toegevoegde rekeningen in het systeem, dient de consolidator een manuele update uit te voeren in de offline bundel.

Dit geldt ook voor de managementrapportering, ook hier gaat de voorkeur naar een online bundel, die simpel te onderhouden is. Het komt er op neer dat het creëren van een complexe offline bundel voor een maandelijkse rapportering, budgettering… een vrij zwaar werk kan worden: ontwikkeling van macro’s, opzetten van validaties… Onlinebundels bieden meer snelheid en flexibiliteit dan hun offline tegenhangers, wat welkome voordelen zijn wanneer u de consolidatie van uw groep moet uitvoeren.

Om te besluiten, online bundel of offline bundel… de beste oplossing voor uw groep is afhankelijk van de organisatiestructuur en van de aard van uw geconsolideerde rapportering die u wilt doorvoeren. En… uiteraard is het ook mogelijk om de verschillende methodes te combineren. U kunt zo uw proces voor de consolidatie van de boekhouding aanpassen aan uw specifieke behoeften en aan uw interne organisatie. Aarzel niet om de tijd te nemen om uw specifieke situatie onder de loep te nemen voordat u uw keuze maakt, zodat u ten volle gebruik kunt maken van de verzamelmethode die u uiteindelijk kiest.