Bonnes pratiques : les taux de change

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Bonnes pratiques : tirez le meilleur parti de votre logiciel de consolidation : les taux de change

Vous utilisez une ou plusieurs fois dans l’année votre logiciel de consolidation. Vous en maîtrisez sans doute les principales fonctionnalités. Mais savez-vous que votre logiciel renferme certainement des fonctions qui vont vous permettre de gagner encore plus de temps dans votre travail ? Il s’agit de petits outils vous permettant de faire ressortir des incohérences, de générer des alertes, attirant de fait votre attention sur un point qui mérite une rectification.

Il se peut que toutes ces astuces vous aient été montrées lors de la formation qui vous a été dispensée par votre fournisseur. Mais faute de pratique, vous ne profitez plus aujourd’hui de toutes les richesses de votre logiciel de consolidation.

Nous allons ponctuellement partager avec vous une rapide étude de cas (issue de cas concrets, rencontrés chez l’un ou l’autre de nos clients) et voir comment la bonne utilisation du logiciel peut vous aider à éviter le maximum d’erreurs, à gagner en qualité et en efficacité au niveau de la production des données financières.

L’affaire des taux de change

Le groupe Untel, fortement internationalisé, compte une dizaine de devises. A la fin d’une consolidation, peu avant l’arrivée des auditeurs, un membre de l’équipe s’aperçoit avec stupeur que la consolidation a été faite en tenant compte des taux de change de la période de référence et que ceux-ci n’ont donc pas été actualisés !

La bonne pratique

Comment s’éviter ces sueurs froides ?

  • Vérifiez que votre logiciel possède une fonction de validation qui émette un avertissement lorsque :
    • les taux de change de la période en cours sont les mêmes que ceux de la période de référence (signale alors un oubli de mise à jour)
    • les taux de change diffèrent de plus de x% entre la période en cours et la période de référence (signale une possible erreur de saisie)
    • les taux de clôture et les taux moyens sont égaux sur la même période (peut signaler une distraction)et activez ces alertes !
  • Appuyez-vous sur l’éventuelle interface automatique entre votre logiciel de conso et celui de réconciliation des intercos pour mettre à jour automatiquement les taux de change

La fin de l’histoire

Pour l’anecdote, sachez que l’histoire s’est bien terminée pour notre client, puisque, après la mise à jour des taux de change, une seule consolidation complète a permis d’obtenir les bons résultats ! et donc de passer avec succès devant les auditeurs.

La conclusion

L’utilisation de ce genre de warnings permet tout simplement de fiabiliser la consolidation et de garantir le crédit de toute l’équipe face aux auditeurs. Les collaborateurs n’ont plus à vérifier de multiples points sensibles comme les taux de change et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, avec l’esprit tranquille.

Dans le même ordre d’idée, mettre en place une alerte signalant toute variation de périmètre anormale, peut s’avérer fort utile.

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