Budgettering: wanneer dient u over te schakelen van Excel naar een professionele software?

Budgettering: wanneer dient u over te schakelen van Excel naar een professionele software?

Budgettering is een strikt proces, waarbij de verantwoordelijkheid wordt gegeven aan de Financiële Directie om korte termijn objectieven op te stellen in termen van omzetcijfer, kosten en kasstromen.

Excel blijft nog steeds een populaire tool om budgetten op te stellen. De redenen hiervoor zijn de functionaliteiten voor berekening en voor de aanmaak van grafieken en de universaliteit van de tool.

Vanaf welk moment is het nuttig om een professionele applicatie voor budgettering aan te schaffen? Waar mag u zich aan verwachten?

Door de korte termijn objectieven van een organisatie vast te leggen, wordt het opstellen van de budgetten een onderdeel van het performance management proces van een groep, wat op zijn beurt ook forecasting en strategische planning inhoudt.

Om een pertinent budget te verkrijgen, is de kwaliteit van gegevens cruciaal en de snelheid van uitvoering beslissend.

Gegevens van verschillende oorsprong dienen gefusioneerd en herwerkt te worden om verschillende rapporten en documenten aan te maken, die nadien worden gepresenteerd aan de directie en de verantwoordelijken van de departementen om zo hun beslissingen te ondersteunen. Met Excel is het vaak zo dat het complexe proces fouten genereert en dat, wanneer de budgetcijfers eenmaal worden goedgekeurd, de documenten toch niet op elkaar afgestemd lijken te zijn.

Vele organisaties die gebruik maken van Excel stellen hun budgetten op voor de volgende periode, waarna deze onveranderlijk zijn. Maar wat is nu het nut van een budget dat vaststaat, wanneer de economische omgeving steeds verandert? In een instabiele periode is het een kwestie van op de best mogelijke manier de bestaande middelen te gebruiken om voordelige marges te bekomen.

Indien u de budgeting oefening wenst om te vormen in een tool die u helpt bij het performantiebeheer van uw groep, kan u best nadenken over het gebruik van een professionele tool. In de onderstaande tabel vatten we kort de voordelen samen van elke stap in het proces.

Budgetteren met Excel vs. met een professionele tool

Budget met Excel Met een professionele tool De voordelen
Dataverzameling
  • Gecentraliseerde dataverzameling.
  • Gedecentraliseerde dataverzameling.
  • Mogelijkheid om een groot volume aan data te behandelen, zowel kwalitatief als kwantitatief (commentaar, bijlagen, …).
  • Collaboratief werk: finance, verkoop, aankoop, HR, marketing, productie, business units, …
  • Communicatietool: workflow, het verzenden van berichten tussen de verschillende partijen.
  • Een betere integratie van de operationele en financiële gegevens, het verkrijgen van gegevens die betrouwbaarder en vollediger zijn.
  • Alle gegevens zijn gecentraliseerd in één enkele omgeving.
Herwerken van gegevens, budgetopmaak
  • Vast proces.
  • Mogelijkheid om verschillende aanpakken te combineren: top-down, bottom-up, activity-based, …
  • Mogelijkheid om simulaties uit te voeren en verschillende versies op te stellen.
  • Mogelijkheid om validaties te definiëren, waarschuwingen, condities, …
  • Het proces verloopt sneller en is meer betrouwbaar.
  • Het proces laat een optimalisatie van de gegevens en objectieven toe.
Rapporteren
  • Vaste rapporten.
  • Moeilijk om tot het detail van de gegevens te gaan.
  • Transparantie van het volledige proces: het is gemakkelijk om het detail na te gaan van elk cijfer en zo de analyse en besluitvorming te vergemakkelijken.
  • Bevordert de samenwerking tussen de teams voor een dynamisch budget en een beter beheer van de groep.
  • Laat meer tijd over voor de analyse van gegevens.

De bovenstaande stappen samengevat in chronologische volgorde:

 

Een professionele software zorgt ervoor dat er tijd kan worden gewonnen door de ‘niet-productieve’ taken van het proces te reduceren (dataverzameling en verwerking van gegevens) en zo meer tijd vrij te maken voor de strategische reflectie en de besluitvorming. Daarnaast kan men een betrouwbaar en evolutief budget bekomen, en wordt dit een echte tool voor het performantiebeheer van uw onderneming.

Ontdek ook onze andere atikels in dit thema:

Wat is het verschil tussen strategische planning, budgettering en forecasting en hoe kan technologie u helpen om deze processen te structureren?

Hoe operationele verantwoordelijken beter betrekken bij het budgeting proces en zo een realistischer budget verkrijgen?

Checklist: 10 belangrijke aspecten voor het kiezen van een software voor planning, budgettering en forecasting

De automatisatie van het proces van planning, budgettering en forecasting

Automatisatie van het budgetteringsproces Planning, budgettering en forecasting (PBF) zijn cruciale aspecten voor de rendabiliteit […]

Download de whitepaper hier!
Het artikel delen :
Meer te weten komen over onze software?
Aarzel niet om ons te contacteren en uw gepersonnaliseerde demo aan te vragen!
Recente artikels
De geconsolideerde kasstroomtabel     Door Jean-Luc Squifflet, Senior Consultant bij Sigma Conso Hoe komt het […]
IFRS 16 tijdlijn: met welke deadlines houdt u best rekening? IFRS 16 is verplicht vanaf […]
X