>

Business case Ravago

Groep Ravago: belangrijke informatie

  • Sector: industrie (kunststoffen)
  • Bedrijf opgericht in 1961
  • Hoofdzetel in België
  • Actief in meer dan 50 landen
  • 180 entiteiten opgenomen in de statutaire consolidatie en meer dan 200 in de managementrapportering
  • 100 gebruikers van de software, verspreid over de hele wereld
  • Meer informatie: www.ravago.com

De return on investment – in enkele woorden

  • A single version of the truth, door het gebruik van één enkele stroom van informatie
  • Bevorderd decentralisatieproces
  • De nodige flexibiliteit voor de lokale gebruikers
  • Eén enkel rapporteringssysteem

De situatie

Het consolidatie- en rapporteringsteam van de groep maakten gebruik van twee verschillende applicaties, die bovendien ook werken met verschillende wisselkoersen voor de conversie van vreemde valuta en een verschillende groepsstructuur. Dit had als resultaat:

  • Verschillende stromen van gegevensinvoer
  • Tal van uitwisselingen tussen beide diensten
  • Een hoog risico op fouten
  • Gegevens die moeilijk met elkaar te reconciliëren waren
  • De verantwoording van de geproduceerde informatie nam veel tijd in beslag

De Financiële Directie van de groep was dus op zoek naar een betrouwbare software die één uniforme toevoer van data toelaat voor elk type van rapportering, zowel voor consolidatie als voor managementrapportering. Daarnaast was een verbetering van het proces ook een belangrijk project binnen het financiëel departement.

De oplossing

De verschillende internationale softwareleveranciers werden gecontacteerd en Consolidation & Reporting werd gekozen voor de volgende redenen:

  • De betrouwbaarheid van de software
  • Het gebruiksgemak (essentiëel wanneer men werkt met een aanzienlijk aantal entiteiten over de hele wereld, die niet noodzakelijk blijvende finance teams hebben)
  • De snelle implementatie (100 % web)Een excellente prijs/kwaliteitsverhouding
  • De mogelijkheid om meer verantwoordelijkheid te geven aan de filialen om zo de productietijd van de rekeningen in te korten.

Het team van experten van Sigma Conso onderzocht de wensen van het finance team om het beste antwoord te kunnen bieden op hun noden. Een heel nieuwe werkmethode lag aan de basis van dit project, zo werd bv. het groepsrekeningstelsel volledig herbekeken met het oog op het harmoniseren van de processen van de consolidatie- en rapporteringsteams. Het project werd opgestart in maart 2011 en de implementatie van de software werd reeds in augustus 2011 afgerond. Als laatste kregen de 100 gebruikers van de software, verspreid over de hele wereld, een opleiding en was de groep voor de afsluiting van het jaar 2011 operationeel.

Het resultaat

  • Eén enkel rapporteringssysteem voor een single version of the truth

Hoewel de groep een aanzienlijke grootte en verscheidenheid bezit, kan de consolidatie worden uitgevoerd door één systeem. Na het eerste gebruik in 2011 was er reeds een tijdswinst zichtbaar van één maand tegenover 2010. De gegevens worden éénmaal ingegeven en in real-time bijgewerkt door het consolidatie- en rapporteringsteam. Beide teams werken dus steeds met dezelfde informatie, wat zorgt voor een aanzienlijke verbetering in de kwaliteit van de informatie. Bovendien wordt de veiligheid gegarandeerd door een centraal beheer van de toegangsrechten van alle gebruikers.

  • Bevorderd decentralisatieproces

De filialen laden zelf hun gegevens op in het systeem en zijn volledig verantwoordelijk voor hun rapportering, inclusief de ingave van maandelijkse flows en het boeken van maandelijkse lokale herwerkingen. Dit is mogelijk dankzij de meertalige en gebruiksvriendelijke interface van de software en zorgt voor een aanzienlijke tijdswinst (het maandelijks voorbereidend werk in Excel is volledig weggevallen).

  • De nodige flexibiliteit

De flexibiliteit van de software laat toe dat de lokale gebruikers ook rapporten kunnen aanmaken volgens hun specifieke noden en zich kunnen concentreren op analyses die prioritair zijn voor de groepsdirectie (bv. local cash flow rapport).

  • Makkelijke opvolging van het proces

In één enkele oogopslag kan men de status van het rapporteringsproces opvolgen aan de hand van traffic lights (rood voor fouten, oranje voor waarschuwingen en groen voor correct). Daarnaast moet ook het centrale rapporteringsteam geen manuele Excel files meer opvolgen, aangezien ook de budgetcijfers in Consolidation & Reporting worden gerapporteerd.

Geert Stoops, Manager Business Planning & Analysis en Hilde Wellens, Consolidation Manager voegen toe:
“De verhoging in kwaliteit en in verantwoordelijkheid voor de lokale gebruikers was voor ons cruciaal, en zullen in de nabije toekomst zeker leiden tot meer kwaliteitsvolle analyses. Kort samengevat heeft het centrale team veel meer controle over de lokale cijfers en kan het de zaken veel beter aansturen.”

Wenst u ook uw consolidatie- en rapporteringsproces te optimaliseren ?
Contacteer ons vandaag nog om samen te bekijken hoe wij uw doelen kunnen bereiken.