>

Business case Umicore

Umicore: belangrijke informatie

  • Activiteitensector: materiaaltechnologie en recyclage
  • Beursgenoteerd: BEL 20
  • Hoofdzetel: Brussel
  • Aanwezig in 34 landen
  • 132 te consolideren entiteiten
  • 150 Intercompany gebruikers
  • Meer informatie: umicore.com

De return on investment – in enkele woorden

  • Fast close: een aanzienlijke tijdswinst in het afsluitingsproces
  • Automatisatie van het proces, wat resulteert in minder manuele afstemmingen
  • Verhoogde kwaliteit van de financiële informatie van de groep door de aanwezigheid van dimensies
  • Verhoogde kwaliteit van de financiële informatie van de entiteiten door de afstemming op transactieniveau en op niveau van business units en business lines
  • Perfecte auditeerbaarheid vanwege de directe link tussen Intercompany en de consolidatiesoftware

De situatie

De groep Umicore bezit een actieve externe groeipolitiek en dient 132 entiteiten te consolideren. Dit leidt tot:

  • Een constante verhoging van het aantal intercompany transacties (op het einde van 2013 waren er 185.000 te reconciliëren lijnen op balans- en resultatenrekening)
  • Een grote verscheidenheid aan boekhoudsystemen (SAP, lokale boekhoudsystemen …)
  • Verschillende culturen en rekeningschema’s door de internationalisatie van de groep

Sinds 2005 maakte de groep gebruik van een software voor de reconciliatie van intragroepstransacties. Deze software voldeed in zijn huidige versie niet meer aan de interne en externe rapporteringsnoden van de groep. De Financiële Directie was dus op zoek naar een betrouwbare software die een expert is in zijn domein en mee kan evolueren met de groep.

De oplossing

In 2013 lanceerde de groep een offerteaanvraag bij de belangrijkste softwareleveranciers op de markt en koos voor Intercompany van Sigma Conso omdat het voldoet aan alle criteria die belangrijk zijn voor groep:

  • Mogelijkheid tot het behandelen van verschillende business units en business lines
  • Afstemming op niveau van transacties
  • Mogelijkheid tot het genereren van gedetailleerde activiteitenrapporten
  • Realiseren van automatische en semi-automatische afstemmingen
  • Gemakkelijk te implementeren en gebruiksvriendelijk

Intercompany werd in september 2013 weerhouden en de full web applicatie kon snel worden opgezet. De 150 gebruikers van de software kregen een opleiding om volledig zelfstandig de tool te gebruiken en waren snel operationeel.

Het resultaat

  • Fast Close

Sinds de implementatie van Intercompany is de groep in het bezit van de perfecte software voor de afstemming van intragroepstransacties, met als gevolg een optimaal afsluitingsproces op niveau van de groep en op niveau van de entiteiten. De gegevens worden maandelijks geïmporteerd in de software om de werkdruk te verlagen bij de semestriële afsluitingen; en de tijdswinst is aanzienlijk: na de eerste periode had het consolidatieteam reeds twee dagen gewonnen in zijn afsluitingsproces.

  • Automatisatie van het proces

De verantwoordelijkheid van de afstemming van intragroepstransacties wordt volledig gedelegeerd naar de correspondenten van de entiteiten. De implementatie van materialiteitsgrenzen per intercompany regel en per transactie zorgt er bovendien voor dat een groter deel automatisch gereconcilieerd kan worden en een kleiner deel manueel afgestemd moet worden. Ook dit leidt tot een aanzienlijke tijdswinst.

  • Verhoogde kwaliteit van de financiële informatie op niveau van de groep

De groep maakt gebruik van de analytische dimensies in de software en kan hierdoor snel omzetcijfers verkrijgen per business unit of business line, netto van de intercompany impact. Vroeger diende het consolidatieteam de intercos manueel toe te voegen aan de correcte BU en BL, wat uiteraard leidde tot een vertraagd proces en een hoger risico op fouten.

  • Verhoogde kwaliteit van de financiële informatie op niveau van de entiteiten

De afstemming op transactieniveau en op niveau van BU en BL heeft ervoor gezorgd dat lokale fouten konden worden opgespoord (toewijzingscriteria niet opgenomen, kunstmatige aanpassingen op de verkoper, zelfs indien afwezigheid van de afstemming – bijvoorbeeld goederen in transit). Een ander voordeel van de reconciliatie op niveau van transacties is de mogelijkheid om informatie van de resultatenrekening van het begin van de fiscale periode te reconciliëren met interco data. In het vorige pakket moesten de balans in YTD en de transacties (maandelijkse facturen) nog opgeladen worden in de software, wat moeilijkheden met zich meebracht om deze te reconciliëren. Bijgevolg ging veel tijd verloren aan de analyse van de oorzaak van de verschillen.

  • Perfecte auditeerbaarheid

De directe link tussen Intercompany en de consolidatiesoftware zorgt ervoor dat de gegevens die uit Intercompany komen automatisch worden verstuurd naar de consolidatiesoftware. Dit resulteert in een perfecte auditeerbaarheid.

Mélanie Servais, Senior Consolidatiemanager van Umicore voegt toe:

“Wat ik enorm apprecieer, is dat we rechtstreeks in contact staan met het ontwikkelingsteam van Sigma Conso. De dialoog met deze personen uit de business verloopt zeer vlot: we hebben het gevoel dat er naar ons wordt geluisterd en dat onze suggesties effectief worden behandeld. Een praktisch voorbeeld hiervan is het toevoegen van analytische dimensies. Bovendien is onze efficiëntie aanzienlijk verbeterd door de implementatie van de software.”

 

Wenst u ook uw reconciliatieproces te optimaliseren ?
Contacteer ons vandaag nog om samen te bekijken hoe wij uw doelen kunnen bereiken.