Consolidatie met een spreadsheet versus consolidatiesoftware

Consolidatie met een spreadsheet versus consolidatiesoftware

Ik realiseer mijn consolidatie momenteel op een spreadsheet. Wanneer zal het noodzakelijk worden om te investeren in een consolidatiesoftware? Het doel van dit artikel is om u de nodige informatie aan te reiken om uw huidige situatie te kunnen evalueren en zo een volledig onderbouwde beslissing te nemen.

Onze eerste aanbeveling bevindt zich op niveau van uw strategische visie. Men kan namelijk niet voorspellen wat er met een groep gebeurt in de toekomst: een verdubbeling van de consolidatiekring vanwege de acquisitie van een subgroep, nieuwe shareholders die een fast close vereisen, een verandering in consolidatieregels of de noodzaak om preciezere informatie op consolidatieniveau te verkrijgen… Dit kan op elk moment gebeuren, en net daarom is het sterk aan te raden om preventief de juiste managementtools te implementeren en zo te kunnen reageren op nieuwe, onverwachte en soms veeleisende situaties.

Vanuit het standpunt van het management is het gebruik van een gepaste tool het meest voordelig. Het gebruik van een software zal er namelijk voor zorgen dat er minder tijd wordt besteed aan de consolidatie. De verworven tijdwinst kan dan worden besteed aan de opmaak van rapporten en analyses, die een veel grotere toegevoegde waarde brengen voor de groep in kwestie.

In onze opinie is Excel (of elke andere gelijkaardige spreadsheet) een flexibele tool dat gepast kan zijn indien u voor de eerste keer een consolidatie uitvoert én het een groep met een simpele structuur betreft (één enkele munteenheid, constante kring, slechts enkele entiteiten, geen minderheidsbelangen, …)

Wanneer moet u dan investeren in een softwarepakket?

Verder in dit artikel bespreken we de risico’s en moeilijkheden die een consolidatie via Excel met zich meebrengen en misschien van toepassing zijn in uw huidige situatie.

1. Consolidatieregels

Eerst en vooral nemen we er graag de consolidatieregels even bij (zie ook de 7e Europese richtlijn): het consolidatieproces is gebaseerd op boekhoudlogica. Dit betekent dat het rapporten moet omvatten voor balans, journaal, grootboek …, dewelke bijzonder moeilijk te creëeren zijn met Excel. Dit resulteert in een zekere frustratie bij de auditors.

2. Wat is consolidatie?

Talrijke “beginners” zien de gegevens van een consolidatie als deel van een organisatiematrix (onderneming x rekening) en bijgevolg ook ideaal voor boekingen in een spreadsheet.

Deze redenering is fout. De gegevens van een consolidatie zijn gebaseerd op een transactionele (en niet op een positionele) structuur en hebben dus op zijn minst vier dimensies: de onderneming, de rekening, herwerkingen, stromen en soms ook analytische dimensies. Deze informatie maakt dan ook geen deel uit van een matrix, maar eerder van een “hyperkubus”. De nood voor het gebruik van een database wordt dan ook meteen duidelijk.

3) Consolidatieberekeningen met spreadsheet

Alle berekeningen, operaties en transacties worden manueel uitgevoerd met een spreadsheet. Uiteraard kunnen hier wel enkele links of automatische processen worden opgezet, maar deze kunnen snel uitdraaien op het gebruik van meerdere werkbladen die gekoppeld zijn aan elkaar. Na enkele jaren wordt dit dan een onleesbaar, niet flexibel en risicovol document omdat er zo veel links zijn die niet werden gevalideerd en manueel bijgewerkt zijn. De “flexibiliteit” van een spreadsheet, wat eigenlijk één van zijn sterke punten is, wordt een risico in consolidatie. Bovendien laat het gebruik van spreadsheets geen automatisatie van consolidatiebundels toe.

Berekeningen van controle- en belangenpercentages

Berekeningen van controle- en belangenpercentages die worden uitgevoerd voor het consolidatieproces kunnen snel omslachtig zijn en een bron voor fouten indien ze manueel worden verkregen via werkbladen. Dit geldt ook voor kleine groepen.

Er ontstaat een duidelijk voordeel in het gebruik van gespecialiseerde software in dit geval. De software zal de berekeningen automatisch uitvoeren en een garantie bieden op de betrouwbaarheid van de informatie: berekeningen, definitie van consolidatiemethodes, het uitvoeren van simulaties in de consolidatiekring en de correctie van fouten in deze gevallen.

4) Toewijzing van consolidatiemethodes

De toewijzing van consolidatiemethodes wordt per definitie manueel uitgevoerd bij het gebruik van een spreadsheet en is daardoor zeer tijdrovend zonder garantie te kunnen bieden op betrouwbare resultaten. Zo worden de omrekeningen van gegevens in de munteenheid van de consolidatie en de herwerkingen van minderheidsbelangen en consolidatiereserves een werkelijke bron voor fouten. Door deze taken te automatiseren maakt degelijke consolidatiesoftware productiviteitswinsten mogelijk en biedt het de mogelijkheid om snel betrouwbare resultaten te bekomen.

5) Minderheidsbelangen en omrekeningsverschillen

Veel consolidaties die worden uitgevoerd met een spreadsheet laten minderheidsbelangen weg in de vermogensmutatie- of proportionele methode. Via deze methode is het ook gebruikelijk om de toewijzing van het deel van derden te vergeten van een participatie van een ander filiaal dat niet voor 100% in het bezit is van het moederbedrijf.

Zowel voor omrekeningsverschillen, consolidatiereserves als minderheidsbelangen zal de reconstitutie en verantwoording ervan uitmonden in een aanzienlijk tijdverlies omdat deze moeten worden opgebouwd buiten de boekhouding, startende met de situatie van elke dochteronderneming.

Indien we iets uitgebreider naar het consolidatieproces kijken, worden we nog steeds geconfronteerd met het probleem van de consolidatieboekingen, stromen en de creatie van restitutierapporten of jaarrekeningen, zonder nog maar te praten over kasstroomtabellen of tax proof tabellen.

6) Het beheer van consolidatieboekingen

Een systeem voor consolidatieboekingen kan worden opgezet met Excel. Daarentegen is de levensduur ervan een andere zaak. Bij elke nieuwe consolidatie/periode/jaar zal het belangrijk zijn om de boekingen van het vorige jaar te herbekijken om te beslissen of deze overgedragen moeten worden of niet, en zo ja op welke manier?

Bovenop het feit dat deze taak zeer tijdrovend is, zullen andere zaken zoals verkopen en deconsolidatie in rekening moeten worden gebracht. Er is geen twijfel dat consolidators die werken met Excel zullen te maken hebben met het afzonderen van boekingen per onderneming.

Dit laatste betekent dat men dient te werken met gekoppelde accounts, wat zelden het geval is bij Excel. Het biedt wel de ‘flexibiliteit’ om onderneming per onderneming boekingen uit te voeren, maar niet de mogelijkheid om contributies per onderneming waar te nemen.

7) Updates

Het gebruik van een spreadsheet om uw consolidatie uit te voeren zorgt ook voor moeilijkheden en risico’s wanneer men informatie wenst te updaten. Wanneer het rekeningstelsel bijvoorbeeld gebruikt wordt met één werkblad per onderneming en het rekeningstelsel dient aangepast te worden, moet dit worden uitgevoerd per werkblad. Dit is niet alleen tijdrovend, maar brengt ook een risico met zich mee voor gebruik van foute regels en inconsistenties.

8) Varianten op de consolidatie

Opnieuw zijn spreadsheets niet de beste manier om varianten op de consolidatie te produceren vanuit eenzelfde data: IFRS consolidatie, gevolgd door een versie in local GaaP, aanmaak van een subgroep, segmentanalyses (IFRS), enzovoort.

9) Het concept “stroom”

Het concept van contributie is niet het enige dat problemen veroorzaakt voor consolidaties op Excel. Eigenlijk worden de meeste consolidaties op Excel uitgevoerd op niveau van saldi en is de notie van stromen compleet afwezig. Implementatie van een kasstroomtabel in Excel is zeer arbeidsintensief en dient worden gemaakt door te rekenen met informatie van de jaarrekeningen van de verschillende ondernemingen in de kring. Dit brengt opnieuw geen enkele kwaliteitsgarantie, ondanks de aanzienlijke tijd die eraan besteed wordt. Daarnaast is ook het concept van stromen essentieel voor de automatisatie van de verplichte bijlagen aan de jaarrekening en andere restitutierapporten.

10) Intragroepstransacties

Op een bepaald punt in het consolidatieproces dient de consolidator de status van de intragroepsposities tussen dochterondernemingen een laatste keer te controleren, zelfs indien een voorgaande uitwisselingsprocedure werd uitgevoerd.

In de praktijk betekent dit dat men moet controleren of interco positie van A met B voor een bepaalde rekening de echte reflectie is van de interco positie van B met A voor een andere rekening. Deze koppeling kan aanzienlijke proporties aannemen die moeilijk te beheren zijn met een spreadsheet. Men moet interco posities dan ook niet bekijken als de positie van rekening tot rekening maar eerder van rekeningen tot rekeningen.

11) De auditfase

De auditors waarmee wij gesproken hebben zijn zeer duidelijk: wanneer ze een audit moeten doen van een consolidatie die met een consolidatiesoftware werd uitgevoerd, zijn ze zijn meer verzekerd van de kwaliteit ervan. Een degelijke consolidatiesoftware zorgt ervoor dat alle processen veilig zijn. Daarnaast biedt de beste consolidatiesoftware een gedetailleerde audit trail, waardoor auditors van elke boeking een verantwoording kunnen opvragen. Het resultaat hiervan is een snelle en efficiënte audit.

Het is ook zeer aannemelijk dat de nieuwe Europese standaarden die worden opgelegd aan auditbedrijven zullen leiden tot de aanbeveling van het gebruik van professionele tools om zo de kwaliteit van de geconsolideerde rekeningen van hun klanten te kunnen garanderen.

12) Het verspreiden van kennis

Als laatste zijn spreadsheets en het algemene bestand misschien wel goed verstaanbaar voor de “maker van het model”, maar wat gebeurt er wanneer deze persoon de groep verlaat? Het wordt een kwestie van continuïteit en veiligheid van de consolidatie van de groep.

Indien u ook snel betrouwbare data wenst te produceren, en aan tijd en geloofwaardigheid wilt winnen gedurende de auditfase, raden wij u aan om te investeren in een consolidatiesoftware. Het is een kwestie van tijdwinst en een kwaliteitsverhoging van data die kan worden geproduceerd en verspreid naar uw interne en externe klanten.

Het artikel delen :
Wenst u ook uw consolidatie- en rapportageproces te optimaliseren?
Contacteer ons vandaag nog om samen te bekijken hoe wij uw doelen kunnen bereiken!
Recente artikels
Academy: overzicht van het jaar en programma voor 2017 Sigma Conso biedt gedurende het hele […]
Intercompany transacties: hoe kan men de verschillen het best opsporen? De afstemming van intragroepstransacties wordt […]