De consolidatiebundel: een belangrijke factor in het consolidatieproces

De consolidatiebundel: een belangrijke factor in het consolidatieproces

De consolidatiebundel speelt een belangrijke rol in het consolidatieproces, zoals ook het bepalen van de consolidatiekring. Beide aspecten worden beïnvloed door de GaaP waaronder de consolidatie wordt uitgevoerd. Verder zal de GaaP van de groep waarschijnlijk niet dezelfde zijn als die gebruikt bij de entiteiten en zal de output (gerapporteerde informatie) dus sterk afhangen van de input van het proces. Deze input zal worden bepaald door het formaat en de inhoud van de consolidatiebundel, wat onmiddellijk aantoont hoe belangrijk het is om homogene, complete en gevalideerde data te verkrijgen. Daarnaast dient de data te worden aangepast aan de wettelijke verplichtingen en de noden van het management team voor analyse.

De opbouw van een consolidatiebundel in drie stappen:

  • De structuur
  • De inhoud
  • De validatiecontroles

Structuur

De structuur van een consolidatiebundel dient dezelfde te zijn voor elke entiteit in de groep. Deze uniformiteit is dan ook een challenge voor groepen waarbij de activiteit van elke entiteit verschilt. De basis van de structuur zal worden bepaald door het rekeningstelsel van de groep en het is dus zeer belangrijk om de accountstructuur en grondslagen voor financiële verslaggeving eigen aan de groep te definiëren. Aangezien het niet gebruikelijk is dat elke entiteit dezelfde GaaP gebruikt, en om het werk voor de auditors en consolidators te vergemakkelijken, is het aangeraden om een bundel op te stellen die toelaat om lokale herwerkingen te traceren en te vergelijken met de GaaP van de groep. Het gebruik van drie kolommen hiervoor (lokale informatie, herwerkingen en data in de groepsnormen) lijkt ons het meest efficiënt. Ook het opzetten van een mappingstabel tussen de lokale rekeningen en de groepsrekeningen lijkt ons essentiëel. Een professionele consolidatiesoftware zal dit werk vergemakkelijken door onmiddellijk een onmiddellijke link te leggen met de boekhoudsoftware(s) van de groep.

In verband met problemen omtrent verschillende wisselkoersen, raden wij aan om de lokale wisselkoersen te behouden in de bundel voor twee redenen. Eerst en vooral zijn de entiteiten niet altijd bekend met conversies en ten tweede zou deze conversie in een professionele consolidatiesoftware moeten geautomatiseerd zijn. Daarnaast kan het behouden van verschillende munteenheden helpen bij het verhelpen van afrondingsverschillen en zullen de entiteiten tijd winnen door onmiddellijk hun lokale cijfers in de bundel in te geven.

Daarnaast is ook de taal van de bundel belangrijk aangezien het door de entiteiten zal gebruikt worden als een communicatiemiddel. Het is duidelijk dat een bundel in de lokale taal van de entiteit comfortabeler is voor de accountants van deze entiteiten, toch kan de investering om deze bundels te vertalen zwaar wegen op een groep dat meerdere entiteiten heeft over de wereld. Daarom raden wij aan om een bundel op te maken in één taal, diegene dat het meeste wordt gebruikt in de groep.

Inhoud

De inhoud van de consolidatiebundel zou kwalitatieve en kwantitatieve informatie moeten bevatten en kan zich opsplitsen in vijf componenten:

Het eerste aspect is algemene informatie zoals de periode, de referentieperiode, algemene informatie over de entiteit, lokale wisselkoers, de namen van de betrokken personen (accounting, financiële manager, auditor, …).

Het tweede aspect bevat de lokale data, gepresenteerd in de standaard van de groep. Zoals vermeld in het deel ‘structuur’ van dit artikel, moet de transitie van deze data naar de groepsstandaard zo transparant mogelijk gebeuren. De herwerkingen moeten deel uitmaken van een aparte tabel waarin alle nodige informatie wordt vermeld, om zo de oorsprong van de data te begrijpen en traceerbaarheid te garanderen.

Het derde aspect zal informatie bevatten over participaties en intercompany accounts, ook gepresenteerd in de boekhoudnormen van de groep. Deze gerapporteerde data zal het object zijn van de analyse van intercompany transacties waarvoor verschillen zullen gecorrigeerd worden in het reconciliatieproces.

Het vierde aspect bevat meer informatie over de flows. Het is essentiëel om de verschillen van alle balansrekeningen te verklaren. De lange-termijn flows zullen meer gedetailleerd worden dan deze die de verschillen van korte-termijn rekeningen uitleggen. Enkele voorbeelden van dergelijke flows zijn: acquisities van derden, intragroepsacquisities, overdracht aan derden of intragroep, wisselkoersverschillen, intrede of exit in de consolidatiekring, transfers, … Informatie m.b.t. de flows is essentiëel voor de implementatie van een cash flow statement die de naam waard is en om rapporten te voorzien in de vorm van een evolutietabel, dewelke wordt verplicht in de meeste boekhoudreguleringen.

Als laatste, het vijfde aspect zal, in de vorm van een tabel, een serie van nuttige informatie verzamelen voor de consolidator, vaak verplicht in de legale bijlagen van de geconsolideerde jaarrekening en afhankelijk van het niveau en de analysenoden van het management team.

Dit kan bijvoorbeeld gaan over:

  • Uitgekeerde dividenden met vermelding van de entiteit die deze uitgeeft en het aantal functies dat hierbij betrokken is.
  • Intragroepsoverdracht en acquisities van activa, samen met informatie zoals de onderneming die verkoopt en koopt, type actief, bruto waarde, afschrijvingen, tijd van afschrijving, verkoopsprijs, betrokken rekeningen, …
  • Nuttige informatie over de werknemers van de groep.
  • Nuttige informatie over het management team en hun salaris.
  • Breakdown van de omzet in functie van verschillende criteria (producten, geografische zone, …).
  • Relatie met andere partijen.

Het is daarnaast ook belangrijk om te onderlijnen dat wanneer deze informatie gedetailleerd wordt in één van deze tabellen, dit de coherentie en accuraatheid van de bundel ten goede komt. Dit brengt ons dan ook bij het laatste punt: validatieregels.

Validatieregels

De validatieregels zijn sterk afhankelijk van de manier waarop de bundel is opgemaakt. Toch kunnen we enkele validaties vermelden die ons essentiëel lijken:

  • Validatie van de balansrekening: totaal actief = totaal passief. Resultaat van de resultatenrekening = resultaat van de equity op de balansrekening.
  • Validatie van de verschillen tussen opening en closing balance: opening balance + som van de flows = closing amounts.
  • Validatie van de geconsolideerde participatierekening: het bedrag van de geconsolideerde participaties = breakdown van dit bedrag door de entiteiten van het bedrijf en volgens de groepsstructuur.
  • Validatie van de rekeningen met dochterondernemingen: het bedrag moet gelijk of groter zijn dan de som van de bedragen ingegeven door de entiteiten. Deze validatie kan worden toegepast op elke rekening waar mogelijkerwijze intercompany informatie aan te pas komt.
  • Validatie tussen flows van balansrekening en resultatenrekening, bv.: variatie van afschrijving op balansrekening = allocatie en afschrijvingslast in resultatenrekening. Of: subsidies op balansrekening = subsidies in producten.
  • Validatie tussen flows, bv.: exit consolidatiekring op actief = exit consolidatiekring op passief. Of: verschil opening amount actief = verschil opening amount op passief.

Het gebruik van validatieregels is een geruststellend element voor de lokale accountant die de bundel zal invullen, aangezien het een zekere kwaliteitsgarantie biedt van de informatie die hij/zij doorgeeft aan de consolidator. Voor deze laatste en voor de auditors is het vanzelfsprekend dat het verkrijgen van kwaliteitsvolle informatie hen veel tijd en moeilijkheden zal besparen tijdens het consolidatie- en auditproces.

De opmaak van een consolidatiebundel die niet enkel voldoet aan de specificiteiten van de groep, maar ook aan het objectief om homogene, volledige en gevalideerde data te ontvangen van de groep, zorgt voor een zekere kwaliteit. Deze informatie zal dan ook de bron vormen van de rapportage op het einde van de consolidatiecyclus en van de voorgaande analyses door het management team. In deze context is het dan ook belangrijk om zich te laten omringen door zowel performante tools als door professionals: hun expertise en ervaring kan groepen helpen een enorme tijdwinst te genereren en tegelijk hun proces te optimaliseren.

Dit artikel is het derde in een serie van 4 artikels

Optimalisatie van het consolidatieproces aan de hand van 14 checkpoints

Optimalisatie van het consolidatieproces aan de hand van 14 checkpoints Het consolidatieproces kan onderverdeeld worden […]

Download de whitepaper hier!
Het artikel delen :
Ontdek Sigma Conso Consolidation & Reporting
Sigma Conso Consolidation & Reporting is een software die zowel de statutaire consolidatie als de managementrapportage vereenvoudigt voor één unieke versie van de waarheid. De software beantwoordt perfect de noden van internationale groepen (meertalig, verschillende munteenheden en standaarden) en is zelfstandig te parametreren door de klant voor een lage total cost of ownership. De software is zowel beschikbaar in cloud modus als on-premise.
Recente artikels
Off we go! Naar Londen voor een tweedaagse teambuilding Sigma Conso heeft de voorbije jaren […]
De geconsolideerde rapportering voor fondsen verbeteren Door Dorien Roes, Sales Manager, Sigma Conso Hoe kan […]
X