Waarom is het cruciaal om een specifieke software te gebruiken voor IFRS 16?

Digitalisering van de IFRS 16 standaard?

Een gebruiksklare applicatie voor de automatisering van de IFRS 16 standaard.

Door Bruno Leblanc, Country Manager France, Sigma Conso

Volgens een studie uitgevoerd door KPMG (1), gepubliceerd in januari 2019, hebben slechts 3% van de bedrijven wereldwijd hun IFRS 16 project effectief afgerond tegen de aanvangsdatum. Betekent dit dat de standaard zo eenvoudig is? Kunnen groepen alsnog voordeel halen uit het gebruik van een software oplossing?

Wat wij kunnen observeren voor enkele van onze klanten en bij de bedrijven waar we momenteel in gesprek mee zijn, is een onderschatting van de impact van IFRS 16.

Het principe van deze standaard is vrij eenvoudig: bedrijven moeten hun leasing contracten boeken op de balansrekening en zo een activa te erkennen op de balansrekening en een fictieve schuld op de passiva. De onderschatting van de impact van deze standaard is echter tweezijdig:

  • voor boekjaren die beginnen in 2019 en waarvoor de eerste toepassing van deze standaard geldt;
  • maar zeker ook voor de komende jaren, waarvoor een goed beheer van de contracten en alle events die deze contracten kunnen beïnvloeden noodzakelijk is.

Eens het project gelanceerd is, ondervinden bedrijven onmiddellijk twee uitdagingen: enerzijds de identificatie van contracten en anderzijds de interpretatie van deze contracten.

Identificatie van contracten

Op dit punt wordt bijzonder weinig geanticipeerd: hoewel de meeste van onze contacten verwachten om al deze contracten onmiddellijk beschikbaar te hebben, blijkt dit in de realiteit minder makkelijk te zijn. Slechts enkele groepen beschikken over een departement dat alle contracten centraliseert, echter meestal zijn deze verspreid over verschillende departementen (denk maar aan het juridisch departement, aankoop, finance, IT en operationeel departement).

Hierdoor zijn er meerdere betrokken personen, die niet allen op dezelfde manier te werk gaan of even strikt zijn in procedures voor het archiveren van de contracten. Het is in deze stap dat er bij onze klanten contracten worden ontdekt waar bijvoorbeeld bepaalde vereisten voor handtekening of machtiging niet werden gerespecteerd, en waarvan niemand op de hoogte was.

Interpretatie van contracten

De tweede uitdaging betreft de interpretatie van de contracten, onder meer:

  • Ratio van de fictieve lening?
  • Over welke periode?
  • Welke conversieratio voor buitenlandse entiteiten?
  • Wat doen met type 3, 6, 9 contracten?
  • Wat doen bij hernieuwingsopties?

Naast deze aspecten en desondanks de algemene accounting principes die vaak gehanteerd worden, gaat het om het beheer van een aanzienlijk aantal contracten (400 tot 100 000 – dit is het volume die wij konden vaststellen bij onze klanten).

Gebruik maken van een gespecialiseerde software applicatie voor snelle resultaten

De digitale transformatie van het hele leasing management proces is in dit opzicht zinvol en brengt ook onmiddellijke resultaten. Dit is onder meer het geval om:

  • De accuraatheid van de berekeningen te verzekeren;
  • Een follow-up van de contracten en hun levensloop te garanderen;
  • De striktheid van de methodes te garanderen en Excel-gelinkte fouten te vermijden;
  • Voordeel te halen uit een gecentraliseerde of gedecentraliseerde database, naargelang uw keuze;
  • De controle op alle contracten te verzekeren;
  • Te vermijden dat al het werk moet gerealiseerd worden op het moment van de afsluiting;
  • Simulaties uit te voeren en zeker te zijn niets te vergeten, aangezien alle elementen vermeld worden in de applicatie;
  • Voordeel te halen uit een database waar alle contracten, amendementen en contractuele documenten aanwezig zijn.

Naast een uitzonderlijke kwaliteit van de software applicatie is een goede support noodzakelijk in dit soort projecten voor de volgende redenen:

  • Voordeel halen uit een externe blik (zeker omdat dit een nieuwe standaard is kan dit van nut zijn);
  • Kunnen genieten van best practices’ door een compleet zicht te hebben op de werkwijze van andere belangrijke spelers op de markt;
  • Geen tijd te verliezen naar het zoeken van oplossingen die reeds werden uitgeklaard door de pioniers van de standaard.

Als laatste zullen de professionals die helpen in deze transitie ook kunnen antwoorden op vragen, waardoor de deadline kan behaald worden op een soepele manier.

(1) https://home.kpmg/in/en/home/insights/2019/01/ifrsnotes-lease-accounting-survey-ifrs-16-asc-842.html

Het artikel delen :
Ontdek Sigma Conso IFRS 16
Een gebruiksklare applicatie voor de automatisering van de nieuwe IFRS 16 standaard.
Recente artikels
iXBRL formaat verplicht vanaf januari 2020: hoe verschilt iXBRL van XBRL? En hoe kunnen groepen deze nieuwe regelgeving eenvoudig implementeren? Lees meer.
Sigma Conso sponsort Foodstep project Uganda voor het tweede jaar op rij Voor het tweede […]